Vad som händer när du synkroniserar ett spårningsnummer till Shopify: Så fungerar leveransaviseringar via e-post
Registrerar du spårningsnumret i Shopify efter att du skickat med Click Post?
När du lägger till ett spårningsnummer och ändrar orderstatusen till Levererad skickar Shopify automatiskt ett leveransbekräftelsemejl till kunden. Mejlet innehåller spårningsnumret och en spårningslänk, så kunden kan kontrollera leveransstatusen på egen hand.
I den här artikeln förklarar jag hur leveransaviseringar fungerar och vad du kan göra för att minska kundtjänstbördan, med utgångspunkt i min erfarenhet av att tillverka och sälja handgjorda produkter som TRRS-kablar och harts-keycaps.
Varför synkronisering av spårningsnumret är viktigt
Utan spårningsnummer frågar kunderna "Har det skickats?"
När du leveransmarkerar en Shopify-order kan du ändra statusen utan att ange ett spårningsnummer. I det fallet får kunden bara ett enkelt meddelande om att ordern har skickats.
Utan spårningsnummer har kunden inget sätt att kontrollera var paketet befinner sig. De vet inte om det verkligen har skickats eller när det kommer fram, så sannolikheten att de kontaktar dig ökar.
Med spårningsnummer kan kunderna kolla själva
Om leveransmejlet innehåller ett spårningsnummer kan kunden öppna spårningslänken i mejlet och se leveransstatusen på Japan Posts spårningssida. Statusar som Mottagen och Levererad gör det enklare för kunder att söka information själva innan de kontaktar butiken.
| Spårningsnummer | Kundbeteende | Påverkan på butiken |
|---|---|---|
| Inte inkluderat | "Kommer mitt paket?" - förfrågningar | Mer supporttid |
| Inkluderat | Kunden kollar spårningssidan själv | Färre förfrågningar |
Det lilla steget att synkronisera spårningsnummer har stor effekt på kundtjänsten. För en enmansbutik kommer tiden som läggs på förfrågningar direkt från tiden du kunde använda till att skapa produkter.
Vad som ingår i leveransbekräftelsemejlet
Vad Shopify skickar automatiskt
När du leveransmarkerar en order i Shopify får kunden ett mejl som innehåller:
- Butiksnamn
- Ordernummer
- Spårningsnummer
- Spårningslänk till transportörens spårningssida
- En lista över beställda varor
Ämnesraden är vanligtvis något i stil med Din order har skickats, och mejlmallen kan anpassas från Shopify-admin.
Vart leder spårningslänken för Click Post?
Click Post-spårningsnummer är kopplade till Japan Posts spårningssystem. Om du ställer in transportören till Japan Post när du registrerar spårningsnumret i Shopify pekar spårningslänken i mejlet till Japan Posts spårningssida för den leveransen.
Därifrån kan kunden se statusar som Mottagen och Levererad.
Hur spårningssynkronisering fungerar och när mejlet skickas
Om du registrerar spårningsnumret manuellt
Öppna ordern i Shopify och klicka på Leveransmarkera. Ange spårningsnumret, välj transportör och bekräfta leveransen. Shopify skickar mejlet till kunden i det ögonblicket.
Om du gör detta en order i taget för 10 ordrar tar bara spårningsnummerinmatningen ungefär 5 minuter. Om du skriver fel på ens ett nummer skickas felaktig information till kunden.
Om du registrerar spårningsnumret i bulk
Med Instant Shipping! for Click Post kan du helt enkelt importera de nedladdade fraktetiketterna. Appen extraherar automatiskt spårningsnumren och synkroniserar dem till motsvarande Shopify-ordrar i bulk. Leveransbekräftelsemejl skickas samtidigt, så det finns inget behov av att mata in spårningsnummer individuellt.
| Synkmetod | Tid för 10 ordrar | Mejlutskick | Risk för inmatningsfel |
|---|---|---|---|
| Manuellt, en och en | Ungefär 5 minuter | Skickas individuellt | Ja |
| Masssynk med appen | Ungefär 10 sekunder | Skickas i ett flöde | Nej |
Hur du minskar kundförfrågningar
Förbättra formuleringarna i ditt leveransmejl
Du kan redigera Shopifys mall för leveransavisering från Inställningar > Aviseringar. Standardmallen fungerar, men att lägga till följande detaljer kan minska förfrågningarna ytterligare:
- När spårningsinformation blir synlig:
Spårningsinformation visas efter att posten har tagit emot försändelsen. Direkt efter skickningen kan sidan visa "Spårningsnummer hittades inte", men den uppdateras vanligtvis inom några timmar. - Förväntad leveranstid:
Click Post anländer vanligtvis inom 1 till 3 dagar efter skickning, beroende på region och säsong.
Förebygg "spårningsnummer hittades inte"-frågor innan de uppstår
En av de vanligaste förfrågningarna är: Jag sökte på spårningsnumret och det säger att det inte kan hittas.
Det här händer när kunden kollar spårningssidan direkt efter att ha fått leveransmejlet. Click Posts spårningsinformation visas först efter att Japan Post har registrerat paketet i sitt system, så det finns vanligtvis en fördröjning direkt efter att paketet lämnats.
Enligt min erfarenhet, om du lämnar paket under dagtid, brukar spårningsuppgifter visas inom ungefär 3 till 6 timmar. Att helt enkelt ange det i leveransmejlet minskar dessa förfrågningar avsevärt.
Spårningsnummer hittades inteberor vanligtvis inte på ett systemfel. Det är helt enkelt den normala fördröjningen innan Japan Post registrerar paketet i spårningssystemet. En mening i mejlet kan förebygga både oro och supportförfrågningar.
Vanliga frågor
F. Om jag leveransmarkerade en order utan spårningsnummer, kan jag lägga till det senare?
Ja. Från ordersidan i Shopify kan du lägga till spårningsinformation i efterhand när som helst. Om du markerar alternativet att avisera kunden skickar Shopify ett nytt mejl som innehåller spårningsnumret.
F. Vad gör jag om en kund säger att de aldrig fick leveransmejlet?
Be dem först att kolla sin skräppost-mapp. Shopifys aviseringsmejl hamnar ibland där. Du kan också kontrollera orderns tidslinje i Shopify för att bekräfta om mejlet verkligen skickades.
F. Vad händer om en order skickas i flera paket?
Shopify tillåter flera spårningsnummer på en enskild order. Om du delleveranser kan kunden få en avisering för varje sändning. På så sätt kan de spåra varje paket separat.
Sammanfattning
När du synkroniserar ett spårningsnummer till Shopify skickar Shopify automatiskt ett leveransaviseringsmejl som innehåller en spårningslänk. Eftersom kunderna kan kontrollera leveransstatusen på egen hand minskar förfrågningar som Har det kommit fram?, och det ger dig mer tid för annat arbete.
Om du dessutom lägger till en förklaring om fördröjningen av spårningsdata och en leveransuppskattning i mejlet minskar förfrågningarna ytterligare. Ett tydligt leveransaviseringsflöde förbättrar både kundens trygghet och butikens effektivitet.
Om du fortfarande registrerar spårningsnummer manuellt, prova masssynk med Instant Shipping! for Click Post.
