Que se passe-t-il quand vous synchronisez un numéro de suivi avec Shopify ? Fonctionnement des e-mails de notification d'expédition
Après avoir expédié avec Click Post, enregistrez-vous bien le numéro de suivi dans Shopify ?
Quand vous ajoutez un numéro de suivi et passez le statut de commande à Fulfilled, Shopify envoie automatiquement un e-mail de confirmation d'expédition au client. Cet e-mail contient le numéro de suivi et un lien de suivi, ce qui permet au client de vérifier lui-même le statut de livraison.
Dans cet article, j'explique comment fonctionnent ces e-mails de notification et ce que vous pouvez faire pour réduire la charge du support client, à partir de mon expérience de fabrication et de vente d'objets faits main comme des câbles TRRS et des keycaps en résine.
Pourquoi la synchronisation du numéro de suivi compte
Sans numéro de suivi, les clients demandent « Est-ce que c'est parti ? »
Quand vous traitez une commande Shopify, vous pouvez changer le statut sans saisir de numéro de suivi. Dans ce cas, le client reçoit seulement une notification simple indiquant que la commande a été expédiée.
Sans numéro de suivi, le client ne peut pas vérifier où se trouve le colis. Il ne sait pas s'il a vraiment été expédié ni quand il arrivera, donc il est plus susceptible de vous contacter.
Avec un numéro de suivi, le client peut vérifier lui-même
Si l'e-mail d'expédition inclut un numéro de suivi, le client peut ouvrir le lien de suivi dans l'e-mail et voir l'avancement de la livraison sur la page de suivi de Japan Post. Des statuts comme Accepted et Delivered permettent au client de se renseigner lui-même avant de contacter la boutique.
| Numéro de suivi | Comportement du client | Impact sur la boutique |
|---|---|---|
| Non inclus | Demandes du type « Mon colis est-il arrivé ? » | Plus de temps de support |
| Inclus | Le client vérifie lui-même la page de suivi | Moins de demandes |
Le petit geste qui consiste à synchroniser les numéros de suivi a un gros effet sur le support client. Pour une boutique gérée seule, le temps passé à répondre aux demandes est du temps qui manque à la création de produits.
Ce que contient l'e-mail de confirmation d'expédition
Ce que Shopify envoie automatiquement
Quand vous traitez une commande dans Shopify, le client reçoit un e-mail qui contient :
- Nom de la boutique
- Numéro de commande
- Numéro de suivi
- Lien de suivi vers la page du transporteur
- Liste des articles commandés
L'objet ressemble souvent à Your order has shipped, et le modèle d'e-mail peut être personnalisé depuis l'administration Shopify.
Où pointe le lien de suivi pour Click Post ?
Les numéros de suivi Click Post sont liés au système de suivi de Japan Post. Si vous définissez le transporteur sur Japan Post lors de l'enregistrement du numéro de suivi dans Shopify, le lien de suivi de l'e-mail renverra vers la page de suivi Japan Post de cet envoi.
À partir de là, le client peut voir des statuts comme Accepted et Delivered.
Comment fonctionne la synchronisation du suivi et quand l'e-mail est envoyé
Si vous renseignez le numéro de suivi manuellement
Ouvrez la commande dans Shopify et cliquez sur Fulfill item. Saisissez le numéro de suivi, choisissez le transporteur et confirmez la prise en charge. Shopify envoie alors l'e-mail au client.
Si vous faites cela commande par commande pour 10 commandes, la seule saisie des numéros de suivi prend environ 5 minutes. Si vous tapez un seul numéro de travers, la mauvaise information part au client.
Si vous synchronisez le numéro de suivi en lot
Avec Instant Shipping! for Click Post, il suffit d'importer les étiquettes d'expédition téléchargées. L'application extrait automatiquement les numéros de suivi et les synchronise en lot avec les commandes Shopify correspondantes. Les e-mails de confirmation d'expédition sont envoyés en même temps, donc il n'est plus nécessaire de saisir les numéros un par un.
| Méthode de synchronisation | Temps pour 10 commandes | Envoi de l'e-mail | Risque d'erreur de saisie |
|---|---|---|---|
| Manuelle, une par une | Environ 5 minutes | Envoyé individuellement | Oui |
| Synchronisation groupée avec l'application | Environ 10 secondes | Envoyé d'un seul flux | Non |
Comment réduire les demandes des clients
Améliorez le texte de l'e-mail d'expédition
Vous pouvez modifier le modèle de notification d'expédition de Shopify depuis Settings > Notifications. Le modèle par défaut fonctionne, mais ajouter les éléments suivants peut encore réduire les demandes :
- Quand les informations de suivi deviennent visibles :
Les informations de suivi apparaissent après la prise en charge du colis par la poste. Juste après l'expédition, la page peut afficher "tracking number not found", mais la mise à jour arrive généralement dans les heures qui suivent. - Délai de livraison estimé :
Click Post arrive généralement sous 1 à 3 jours après l'expédition, selon la région et la saison.
Prévenez à l'avance les questions « tracking number not found »
L'une des demandes les plus courantes est : J'ai recherché le numéro de suivi et il est introuvable.
Cela arrive lorsque le client consulte la page de suivi juste après avoir reçu l'e-mail d'expédition. Les informations de suivi Click Post n'apparaissent qu'après l'acceptation du colis par Japan Post, donc il existe généralement un délai juste après le dépôt.
D'après mon expérience, si vous déposez les colis en journée, les détails de suivi apparaissent généralement dans les 3 à 6 heures. Indiquer simplement cela dans l'e-mail d'expédition réduit fortement ces demandes.
tracking number not foundn'est généralement pas une panne du système. C'est simplement le délai normal avant que Japan Post ne reflète le colis dans le système de suivi. Une seule phrase dans l'e-mail peut éviter à la fois l'inquiétude et les demandes au support.
Questions fréquentes
Q. Si j'ai traité une commande sans numéro de suivi, puis-je l'ajouter plus tard ?
Oui. Depuis l'écran de commande dans Shopify, vous pouvez ajouter les informations de suivi plus tard à tout moment. Si vous cochez l'option de notification au client, Shopify enverra un nouvel e-mail contenant le numéro de suivi.
Q. Que faire si un client dit ne jamais avoir reçu l'e-mail d'expédition ?
Commencez par lui demander de vérifier son dossier spam. Les e-mails de notification Shopify s'y retrouvent parfois. Vous pouvez aussi consulter la chronologie de la commande dans Shopify pour vérifier si l'e-mail a bien été envoyé.
Q. Que se passe-t-il si une commande est envoyée en plusieurs colis ?
Shopify permet plusieurs numéros de suivi sur une même commande. Si vous la traitez partiellement, le client peut recevoir une notification pour chaque colis. Il peut ainsi suivre chaque envoi séparément.
Conclusion
Quand vous synchronisez un numéro de suivi avec Shopify, Shopify envoie automatiquement un e-mail de notification d'expédition qui contient un lien de suivi. Comme les clients peuvent vérifier eux-mêmes le statut de livraison, les demandes du type Est-ce que c'est arrivé ? diminuent, et cela vous laisse plus de temps pour d'autres tâches.
Si vous ajoutez aussi une explication sur le délai de mise à jour des données de suivi et une estimation de livraison, les demandes diminuent encore davantage. Un flux de notification d'expédition clair améliore à la fois la tranquillité du client et l'efficacité de la boutique.
Si vous synchronisez encore les numéros de suivi manuellement, essayez la synchronisation groupée avec Instant Shipping! for Click Post.
