Wat er gebeurt als je een trackingnummer synchroniseert naar Shopify: hoe verzendnotificatie-e-mails werken
Registreer je het trackingnummer in Shopify nadat je met Click Post hebt verzonden?
Wanneer je een trackingnummer toevoegt en de bestelstatus wijzigt naar Verzonden, stuurt Shopify automatisch een verzendbevestigingsmail naar de klant. Die e-mail bevat het trackingnummer en een trackinglink, zodat de klant zelf de bezorgstatus kan controleren.
In dit artikel leg ik uit hoe verzendnotificatie-e-mails werken en wat je kunt doen om de klantenservice te verlichten, op basis van mijn ervaring met het maken en verkopen van handgemaakte producten zoals TRRS-kabels en hars-keycaps.
Waarom het synchroniseren van het trackingnummer belangrijk is
Zonder trackingnummer vragen klanten "Is het al verzonden?"
Wanneer je een Shopify-bestelling als verzonden markeert, kun je de status wijzigen zonder een trackingnummer in te voeren. In dat geval ontvangt de klant alleen een eenvoudige melding dat de bestelling is verzonden.
Zonder trackingnummer heeft de klant geen manier om te controleren waar het pakket is. Ze weten niet of het daadwerkelijk is verzonden of wanneer het aankomt, waardoor ze eerder contact met je opnemen.
Met een trackingnummer kunnen klanten zelf controleren
Als de verzendmail een trackingnummer bevat, kan de klant de trackinglink in de e-mail openen en de bezorgstatus bekijken op de trackingpagina van Japan Post. Statussen zoals Geaccepteerd en Afgeleverd maken het makkelijker voor klanten om zelf te kijken voordat ze de winkel contacteren.
| Trackingnummer | Klantgedrag | Impact op de winkel |
|---|---|---|
| Niet bijgevoegd | "Komt mijn pakket aan?"-vragen | Meer supporttijd |
| Bijgevoegd | Klant controleert zelf de trackingpagina | Minder vragen |
De kleine stap van trackingnummers synchroniseren heeft een groot effect op klantenservice. Bij een eenmanszaak gaat de tijd besteed aan vragen direct ten koste van de tijd die je kunt gebruiken voor productie.
Wat staat er in de verzendbevestigingsmail
Wat Shopify automatisch verstuurt
Wanneer je een bestelling als verzonden markeert in Shopify, ontvangt de klant een e-mail met:
- Winkelnaam
- Bestelnummer
- Trackingnummer
- Trackinglink naar de trackingpagina van de vervoerder
- Een lijst van bestelde artikelen
De onderwerpregel is meestal zoiets als Je bestelling is verzonden, en de e-mailtemplate kan worden aangepast vanuit de Shopify-beheerder.
Waar leidt de trackinglink naartoe bij Click Post?
Click Post trackingnummers zijn gekoppeld aan het trackingsysteem van Japan Post. Als je de vervoerder instelt op Japan Post bij het registreren van het trackingnummer in Shopify, verwijst de trackinglink in de e-mail naar de trackingpagina van Japan Post voor die zending.
Vanaf daar kan de klant statussen bekijken zoals Geaccepteerd en Afgeleverd.
Hoe trackingsynchronisatie werkt en wanneer de e-mail wordt verstuurd
Bij handmatig trackingnummer verwerken
Open de bestelling in Shopify en klik op Artikel verzenden. Voer het trackingnummer in, kies de vervoerder en bevestig de verzending. Shopify stuurt op dat moment de e-mail naar de klant.
Als je dit per bestelling doet voor 10 bestellingen, kost alleen het invoeren van trackingnummers al zo'n 5 minuten. Als je ook maar één nummer verkeerd typt, wordt de verkeerde informatie naar de klant gestuurd.
Bij het in bulk verwerken van trackingnummers
Met Instant Shipping! for Click Post importeer je simpelweg de gedownloade verzendlabels. De app haalt automatisch de trackingnummers eruit en synchroniseert ze naar de bijbehorende Shopify-bestellingen in bulk. Verzendbevestigingsmails worden tegelijkertijd verstuurd, dus het is niet nodig om trackingnummers individueel in te voeren.
| Synchronisatiemethode | Tijd voor 10 bestellingen | E-mail versturen | Risico op invoerfouten |
|---|---|---|---|
| Handmatig, één voor één | Ongeveer 5 minuten | Individueel verstuurd | Ja |
| Bulksynchronisatie met de app | Ongeveer 10 seconden | In één flow verstuurd | Nee |
Hoe je klantvragen vermindert
Verbeter de tekst van je verzendmail
Je kunt de verzendnotificatietemplate van Shopify bewerken via Instellingen > Notificaties. De standaardtemplate werkt, maar het toevoegen van de volgende details kan vragen nog verder verminderen:
- Wanneer trackinginformatie zichtbaar wordt:
Trackinginformatie verschijnt nadat het postkantoor de zending heeft geaccepteerd. Direct na verzending kan de pagina "Trackingnummer niet gevonden" tonen, maar het wordt meestal binnen een paar uur bijgewerkt. - Verwachte bezorgtijd:
Click Post arriveert normaal gesproken binnen 1 tot 3 dagen na verzending, afhankelijk van regio en seizoen.
Voorkom "trackingnummer niet gevonden"-vragen voordat ze ontstaan
Een van de meest voorkomende vragen is: Ik heb het trackingnummer opgezocht en het zegt dat het niet gevonden kan worden.
Dit gebeurt wanneer de klant de trackingpagina meteen controleert na ontvangst van de verzendmail. Click Post trackinginformatie verschijnt pas nadat Japan Post het pakket in het systeem heeft verwerkt, dus er is normaal gesproken een vertraging direct na het inleveren.
Uit mijn ervaring verschijnt de trackinginformatie meestal binnen 3 tot 6 uur als je pakketten overdag inlevert. Dit simpelweg vermelden in de verzendmail vermindert deze vragen aanzienlijk.
Trackingnummer niet gevondenis meestal geen systeemfout. Het is simpelweg de normale vertraging voordat Japan Post het pakket in het trackingsysteem verwerkt. Eén zin in de e-mail kan zowel ongerustheid als supportverzoeken voorkomen.
Veelgestelde vragen
V. Als ik een bestelling als verzonden heb gemarkeerd zonder trackingnummer, kan ik het later nog toevoegen?
Ja. Vanuit het bestellingsscherm in Shopify kun je op elk moment later trackinginformatie toevoegen. Als je de optie aanvinkt om de klant te informeren, stuurt Shopify een nieuwe e-mail met het trackingnummer.
V. Wat als een klant zegt de verzendmail nooit te hebben ontvangen?
Vraag eerst of ze hun spammap willen controleren. Shopify-notificatiemails belanden daar soms. Je kunt ook de besteltijdlijn in Shopify controleren om te bevestigen of de e-mail daadwerkelijk is verstuurd.
V. Wat als één bestelling in meerdere pakketten wordt verzonden?
Shopify staat meerdere trackingnummers bij één bestelling toe. Als je gedeeltelijk vervult, kan de klant voor elke zending een notificatie ontvangen. Zo kan elk pakket afzonderlijk worden gevolgd.
Conclusie
Wanneer je een trackingnummer synchroniseert naar Shopify, stuurt Shopify automatisch een verzendnotificatiemail met een trackinglink. Doordat klanten zelf de bezorgstatus kunnen controleren, nemen vragen als Is het al aangekomen? af, en dat geeft je meer tijd voor ander werk.
Als je ook een uitleg over de vertraging van trackingdata en een geschatte bezorgtijd aan de e-mail toevoegt, dalen de vragen nog verder. Een helder verzendnotificatieproces verbetert zowel de klantgerustheid als de winkelefficiëntie.
Verwerk je trackingnummers nog steeds handmatig? Probeer dan bulksynchronisatie met Instant Shipping! for Click Post.
