Was passiert, wenn Sie eine Trackingnummer in Shopify synchronisieren: So funktionieren Versandbestätigungen
Tragen Sie nach dem Versand mit Click Post die Trackingnummer in Shopify ein?
Wenn Sie eine Trackingnummer hinzufügen und den Bestellstatus auf Fulfilled setzen, sendet Shopify automatisch eine Versandbestätigung an den Kunden. Diese E-Mail enthält die Trackingnummer und einen Trackinglink, sodass der Kunde den Lieferstatus selbst prüfen kann.
In diesem Artikel erkläre ich, wie Versandbestätigungen funktionieren und was Sie tun können, um die Arbeit des Kundensupports zu reduzieren. Dabei greife ich auf meine Erfahrung beim Herstellen und Verkaufen von handgefertigten Produkten wie TRRS-Kabeln und Resin-Keycaps zurück.
Warum die Synchronisierung der Trackingnummer wichtig ist
Ohne Trackingnummer fragen Kunden: „Ist das schon verschickt?“
Wenn Sie eine Shopify-Bestellung erfüllen, können Sie den Status auch ohne Trackingnummer ändern. In diesem Fall erhält der Kunde nur eine einfache Benachrichtigung, dass die Bestellung versendet wurde.
Ohne Trackingnummer hat der Kunde keine Möglichkeit zu prüfen, wo sich das Paket befindet. Er weiß nicht, ob es wirklich verschickt wurde oder wann es ankommt, und meldet sich daher eher bei Ihnen.
Mit Trackingnummer kann der Kunde selbst nachsehen
Wenn die Versandmail eine Trackingnummer enthält, kann der Kunde den Trackinglink in der E-Mail öffnen und den Lieferstatus auf der Sendungsverfolgungsseite der Japan Post ansehen. Status wie Accepted und Delivered helfen dem Kunden, die Infos selbst abzurufen, bevor er den Shop kontaktiert.
| Trackingnummer | Verhalten des Kunden | Wirkung auf den Shop |
|---|---|---|
| Nicht enthalten | Fragen wie „Kommt mein Paket an?“ | Mehr Supportzeit |
| Enthalten | Kunde prüft die Trackingseite selbst | Weniger Anfragen |
Der kleine Schritt, Trackingnummern zu synchronisieren, hat eine große Wirkung auf den Support. Für einen Ein-Personen-Shop geht die Zeit für Anfragen direkt von der Zeit ab, die Sie für die Produktion nutzen könnten.
Was in der Versandbestätigung enthalten ist
Was Shopify automatisch sendet
Wenn Sie eine Bestellung in Shopify erfüllen, erhält der Kunde eine E-Mail mit:
- Shopname
- Bestellnummer
- Trackingnummer
- Trackinglink zur Sendungsverfolgung des Versanddienstes
- Liste der bestellten Artikel
Die Betreffzeile lautet meist etwa Your order has shipped, und die E-Mail-Vorlage kann im Shopify-Admin angepasst werden.
Wohin führt der Trackinglink bei Click Post?
Click-Post-Trackingnummern sind mit dem Tracking-System der Japan Post verknüpft. Wenn Sie beim Eintragen der Trackingnummer in Shopify als Versanddienst Japan Post auswählen, führt der Link in der E-Mail auf die Sendungsverfolgungsseite der Japan Post für genau diese Sendung.
Dort sieht der Kunde Status wie Accepted und Delivered.
Wie der Tracking-Sync funktioniert und wann die E-Mail gesendet wird
Wenn Sie die Trackingnummer manuell eintragen
Öffnen Sie die Bestellung in Shopify und klicken Sie auf Fulfill item. Geben Sie Trackingnummer und Versanddienst ein und bestätigen Sie die Erfüllung. Genau in diesem Moment sendet Shopify die E-Mail an den Kunden.
Wenn Sie das bei 10 Bestellungen einzeln machen, dauert allein die Eingabe der Trackingnummern etwa 5 Minuten. Wenn Sie nur eine Nummer falsch eintippen, erhält der Kunde falsche Informationen.
Wenn Sie die Trackingnummer gesammelt synchronisieren
Mit Instant Shipping! for Click Post laden Sie einfach die heruntergeladenen Versandetiketten hoch. Die App liest die Trackingnummern automatisch aus und synchronisiert sie gesammelt mit den passenden Shopify-Bestellungen. Gleichzeitig werden die Versandbestätigungen verschickt, sodass keine einzelnen Eingaben nötig sind.
| Sync-Methode | Zeit für 10 Bestellungen | Versand der E-Mail | Risiko von Eingabefehlern |
|---|---|---|---|
| Manuell, einzeln | Etwa 5 Minuten | Einzeln gesendet | Ja |
| Sammelsync mit der App | Etwa 10 Sekunden | In einem Ablauf gesendet | Nein |
Wie Sie Kundenanfragen reduzieren
Die Formulierung der Versandmail verbessern
Sie können die Versandvorlage in Shopify unter Settings > Notifications bearbeiten. Die Standardvorlage funktioniert, aber folgende Hinweise reduzieren Anfragen oft noch weiter:
- Wann Tracking sichtbar wird:
Die Sendungsverfolgung erscheint, nachdem die Post die Sendung angenommen hat. Direkt nach dem Versand kann zunächst "Tracking number not found" angezeigt werden, aktualisiert sich aber meist innerhalb weniger Stunden. - Voraussichtliche Lieferzeit:
Click Post trifft je nach Region und Saison meist 1 bis 3 Tage nach dem Versand ein.
„Tracking number not found“ vorbeugen, bevor die Frage kommt
Eine der häufigsten Fragen lautet: Ich habe die Trackingnummer gesucht, aber sie wird nicht gefunden.
Das passiert, wenn der Kunde die Sendungsverfolgung direkt nach der Versandmail prüft. Click-Post-Trackinginformationen erscheinen erst, nachdem die Japan Post das Paket in ihr System übernommen hat, daher gibt es kurz nach der Aufgabe oft eine Verzögerung.
Aus meiner Erfahrung erscheinen die Trackingdaten bei Paketen, die tagsüber abgegeben werden, meist innerhalb von 3 bis 6 Stunden. Wenn Sie das einfach in der Versandmail erwähnen, sinken solche Anfragen deutlich.
Tracking number not foundist meist kein Systemfehler. Es ist nur die normale Verzögerung, bevor die Japan Post die Sendung im Tracking-System abbildet. Ein einziger Satz in der E-Mail kann sowohl Unsicherheit als auch Supportanfragen verhindern.
Häufige Fragen
F. Kann ich eine Bestellung, die ohne Trackingnummer erfüllt wurde, später noch ergänzen?
Ja. Im Shopify-Bestellbildschirm können Sie Trackinginformationen jederzeit später hinzufügen. Wenn Sie die Option zur Benachrichtigung des Kunden aktivieren, sendet Shopify eine neue E-Mail mit Trackingnummer.
F. Was, wenn ein Kunde sagt, dass er die Versandmail nicht erhalten hat?
Bitten Sie ihn zuerst, den Spam-Ordner zu prüfen. Shopify-Benachrichtigungen landen manchmal dort. Sie können außerdem in der Shopify-Bestellhistorie prüfen, ob die Mail tatsächlich gesendet wurde.
F. Was passiert, wenn eine Bestellung in mehreren Paketen verschickt wird?
Shopify erlaubt mehrere Trackingnummern pro Bestellung. Wenn Sie nur teilweise erfüllen, kann der Kunde für jede Sendung eine eigene Benachrichtigung erhalten. So kann er jedes Paket separat verfolgen.
Fazit
Wenn Sie eine Trackingnummer in Shopify synchronisieren, sendet Shopify automatisch eine Versandbenachrichtigung mit Trackinglink. Da Kunden den Lieferstatus selbst prüfen können, gehen Fragen wie „Ist es schon angekommen?“ zurück, und Sie gewinnen Zeit für andere Aufgaben.
Wenn Sie zusätzlich einen Hinweis zur Verzögerung der Trackingdaten und eine Lieferprognose in die E-Mail aufnehmen, sinken die Anfragen noch weiter. Ein klarer Versandbenachrichtigungs-Ablauf verbessert sowohl die Beruhigung der Kunden als auch die Effizienz des Shops.
Wenn Sie die Trackingnummern noch manuell eintragen, probieren Sie den Sammelsync mit Instant Shipping! for Click Post aus.
