Qué pasa cuando sincronizas un número de seguimiento en Shopify: cómo funcionan los correos de notificación de envío
Después de enviar con Click Post, ¿estás registrando el número de seguimiento en Shopify?
Cuando añades un número de seguimiento y cambias el estado del pedido a Fulfilled, Shopify envía automáticamente al cliente un correo de confirmación de envío. Ese correo incluye el número de seguimiento y un enlace para rastrear el paquete, así que el cliente puede comprobar el estado de entrega por su cuenta.
En este artículo explico cómo funcionan los correos de notificación de envío y qué puedes hacer para reducir la carga del soporte, basándome en mi experiencia creando y vendiendo productos hechos a mano como cables TRRS y keycaps de resina.
Por qué importa sincronizar el número de seguimiento
Sin número de seguimiento, los clientes preguntan "¿ya salió?"
Cuando completas un pedido de Shopify, puedes cambiar el estado sin introducir un número de seguimiento. En ese caso, el cliente solo recibe una notificación simple diciendo que el pedido se ha enviado.
Sin número de seguimiento, el cliente no tiene forma de comprobar dónde está el paquete. No sabe si realmente se ha enviado ni cuándo llegará, así que es más probable que te escriba.
Con número de seguimiento, los clientes pueden comprobarlo por sí mismos
Si el correo de envío incluye un número de seguimiento, el cliente puede abrir el enlace del correo y ver el estado de entrega en la página de seguimiento de Japan Post. Estados como Accepted y Delivered facilitan que el cliente se autogestione antes de contactar con la tienda.
| Número de seguimiento | Comportamiento del cliente | Impacto en la tienda |
|---|---|---|
| No incluido | Consultas tipo "¿llegará mi paquete?" | Más tiempo de soporte |
| Incluido | El cliente revisa la página de seguimiento por su cuenta | Menos consultas |
El pequeño paso de sincronizar los números de seguimiento tiene un gran efecto en el soporte al cliente. Para una tienda gestionada por una sola persona, el tiempo de las consultas sale directamente del tiempo que podrías dedicar a crear productos.
Qué incluye el correo de confirmación de envío
Lo que envía Shopify automáticamente
Cuando completas un pedido en Shopify, el cliente recibe un correo que incluye:
- Nombre de la tienda
- Número de pedido
- Número de seguimiento
- Enlace de seguimiento a la página del transportista
- Lista de los artículos pedidos
La línea de asunto suele ser algo como Your order has shipped, y la plantilla del correo puede personalizarse desde el panel de Shopify.
¿A dónde lleva el enlace de seguimiento en Click Post?
Los números de seguimiento de Click Post están vinculados al sistema de seguimiento de Japan Post. Si al registrar el número en Shopify seleccionas Japan Post como transportista, el enlace del correo llevará a la página de seguimiento de Japan Post de ese envío.
Desde ahí, el cliente puede ver estados como Accepted y Delivered.
Cómo funciona la sincronización y cuándo se envía el correo
Si reflejas el número de seguimiento manualmente
Abre el pedido en Shopify y haz clic en Fulfill item. Introduce el número de seguimiento, elige el transportista y confirma el cumplimiento. Shopify envía el correo al cliente en ese momento.
Si haces esto uno por uno para 10 pedidos, solo la introducción de números de seguimiento tarda unos 5 minutos. Si escribes mal uno solo, el cliente recibe información incorrecta.
Si reflejas el número de seguimiento en lote
Con Instant Shipping! for Click Post, basta con importar las etiquetas de envío descargadas. La app extrae automáticamente los números de seguimiento y los sincroniza en lote con los pedidos correspondientes de Shopify. Los correos de confirmación de envío se envían al mismo tiempo, así que no hace falta introducir nada uno por uno.
| Método de sincronización | Tiempo para 10 pedidos | Envío del correo | Riesgo de error al introducir datos |
|---|---|---|---|
| Manual, uno por uno | Unos 5 minutos | Se envía individualmente | Sí |
| Sincronización masiva con la app | Unos 10 segundos | Se envía en un solo flujo | No |
Cómo reducir las consultas de clientes
Mejora el texto del correo de envío
Puedes editar la plantilla de notificación de envío de Shopify desde Settings > Notifications. La plantilla por defecto funciona, pero añadir estos detalles puede reducir aún más las consultas:
- Cuándo aparece la información de seguimiento:
La información de seguimiento aparece después de que la oficina de correos acepta el envío. Justo después del envío, la página puede mostrar "tracking number not found", pero normalmente se actualiza en unas horas. - Tiempo estimado de entrega:
Click Post suele llegar entre 1 y 3 días después del envío, según la región y la temporada.
Evita antes de que ocurra la pregunta "no encuentro el número de seguimiento"
Una de las consultas más comunes es: Busqué el número de seguimiento y dice que no se encuentra.
Esto pasa cuando el cliente revisa la página de seguimiento justo después de recibir el correo. La información de seguimiento de Click Post solo aparece después de que Japan Post acepta el paquete en su sistema, así que normalmente hay un pequeño retraso justo después de dejar el paquete.
Por experiencia, si entregas los paquetes durante el día, los datos de seguimiento suelen aparecer entre 3 y 6 horas después. Decir eso de forma clara en el correo reduce mucho estas consultas.
tracking number not foundnormalmente no es un fallo del sistema. Es solo el retraso normal antes de que Japan Post refleje el paquete en el sistema de seguimiento. Una sola frase en el correo puede evitar ansiedad y solicitudes de soporte.
Preguntas frecuentes
P. Si completé un pedido sin número de seguimiento, ¿puedo añadirlo después?
Sí. Desde la pantalla del pedido en Shopify, puedes añadir la información de seguimiento más tarde en cualquier momento. Si activas la opción de notificar al cliente, Shopify enviará un nuevo correo que incluirá el número de seguimiento.
P. ¿Y si un cliente dice que no recibió el correo de envío?
Primero pídele que compruebe la carpeta de spam. Los correos de notificación de Shopify a veces acaban allí. También puedes revisar la línea de tiempo del pedido en Shopify para confirmar si realmente se envió el correo.
P. ¿Qué pasa si un pedido se envía en varios paquetes?
Shopify permite varios números de seguimiento en un mismo pedido. Si lo completas parcialmente, el cliente puede recibir una notificación por cada envío. Así puede rastrear cada paquete por separado.
Conclusión
Cuando sincronizas un número de seguimiento en Shopify, Shopify envía automáticamente un correo de notificación de envío que incluye un enlace de seguimiento. Como los clientes pueden comprobar el estado de entrega por su cuenta, disminuyen preguntas como ¿ya llegó?, y eso te deja más tiempo para otras tareas.
Si además añades una explicación sobre el retraso de los datos de seguimiento y una estimación de entrega, las consultas bajan todavía más. Un flujo claro de notificación de envío mejora tanto la tranquilidad del cliente como la eficiencia de la tienda.
Si todavía estás reflejando los números de seguimiento manualmente, prueba la sincronización masiva con Instant Shipping! for Click Post.
