Så eliminerar du manuell inmatning av spårningsnummer: Automatisk utvinning från fraktetiketter
När du skickar Shopify-ordrar med Click Post, hur får du tillbaka spårningsnumren till Shopify?
Om du använder en CSV-exportapp är det enkelt att exportera adresser från Shopify till Click Post. Men efter att du slutfört betalningen i Click Post och skrivit ut etiketterna återstår fortfarande en manuell uppgift: att mata in de tilldelade spårningsnumren i varje Shopify-order.
Det tar ungefär 30 sekunder per order. För 10 ordrar är det bara 5 minuter. Men under högsäsong innebär 100 ordrar nästan 50 minuter enbart för spårningsnummerinmatning.
Den här artikeln förklarar hur du automatiskt extraherar spårningsnummer från fraktetiketter och synkroniserar dem till Shopify-ordrar i bulk.
Varför manuell spårningsnummerinmatning blir en börda
CSV-exportappar täcker bara en riktning
Det finns flera CSV-exportappar för Click Post. Samtliga konverterar Shopify-orderdata till ett CSV-format som Click Post kan ta emot.
Men dessa appar hanterar bara envägsflödet från Shopify -> Click Post. När betalningen är klar och ett spårningsnummer har tilldelats i Click Post kvarstår returprocessen från Click Post -> Shopify som manuellt arbete.
Det innebär att fraktarbetsflödet ser ut så här:
- Exportera Shopify-ordrar som CSV
- Importera CSV:n till Click Post, slutför betalning och skriv ut etiketter
- Skriv manuellt in varje tilldelat spårningsnummer i motsvarande Shopify-order
- Markera ordern som skickad
Steg 3 är den lilla men ihållande tidstjuven.
Ju fler ordrar du har, desto mer ackumuleras det
Jag har personligen sålt handgjorda produkter på Shopify i ungefär tre år och skickat över 2 200 ordrar. En vanlig dag med runt 10 leveranser tar spårningsnummerinmatningen bara ungefär 5 minuter, så det kanske inte känns som ett stort problem.
Men när ordrar hopar sig efter ett evenemang eller en rea förändras läget. Den dag jag hanterade 100 ordrar tog det ungefär 50 minuter bara att mata in spårningsnummer. Inget annat arbete kunde göras under den tiden. Det var då jag insåg att processen behövde automatiseras, och det ledde så småningom till att jag byggde Instant Shipping! for Click Post.
| Leveransvolym | Tid med manuell inmatning | Tid med automatisk utvinning |
|---|---|---|
| 10 ordrar | Ungefär 5 minuter | Ungefär 10 sekunder |
| 50 ordrar | Ungefär 25 minuter | Ungefär 10 sekunder |
| 100 ordrar | Ungefär 50 minuter | Ungefär 10 sekunder |
Med automatisk utvinning tar etikettimporten bara några klick oavsett antal ordrar. Ju fler ordrar du skickar, desto större blir skillnaden.
Hur automatisk utvinning från fraktetiketter fungerar
Fraktetiketten innehåller redan rätt svar
När du slutfört betalningen i Click Post laddar du ner fraktetikettfilen. Den etiketten innehåller mottagarens information och spårningsnumret som tilldelats av Japan Post.
Med andra ord finns svaret på "Vilket spårningsnummer hör till vilken order?" redan skrivet på etiketten. Manuell inmatning innebär helt enkelt att du kopierar den informationen med ögat och skriver in den på nytt i Shopify.
Automatiseringsflödet
Instant Shipping! for Click Post läser fraktetikettdatan och utför automatiskt följande steg:
- Extraherar spårningsnumret och identifierande orderinformation från etiketten
- Matchar det mot Shopifys ej levererade ordrar med ordernumret som nyckel
- Registrerar automatiskt spårningsnumret till den matchade ordern
- Markerar ordern som levererad och skickar leveransbekräftelsemeddelandet till kunden
Eftersom matchningen baseras på ordernumret kan även flera ordrar till samma adress hanteras utan förväxling.
Allt som behövs för att registrera ett spårningsnummer finns redan i fraktetiketten. Anledningen till att det här steget är lätt att automatisera är att det manuella arbetet bara handlade om att skriva om etikettinnehållet i Shopify.
Det faktiska arbetsflödet
Med automatisk utvinning avslutas hela frakthanteringen i tre steg.
Steg 1: Exportera orderdata från Shopify som CSV
Välj ej levererade ordrar i appen och exportera CSV:n. Under det här steget delas adressdata automatiskt upp i det format Click Post förväntar sig.
Click Post CSV-import tillåter upp till fyra adressfält, och varje fält får vara högst 20 fullbredds-tecken eller 40 halvbredds-tecken långt. Långa adresser måste därför delas upp över flera fält. Jag går igenom adressdelningslogiken mer i detalj på annat håll, men när den hanteras korrekt försvinner CSV-importfel i stort sett.
Steg 2: Slutför betalning och skriv ut etiketter i Click Post
Ladda upp CSV:n till Click Posts Samlingsregistrering-funktion och slutför betalningen. Efter betalning, ladda ner och skriv ut fraktetiketterna. Samlingsutskrift är begränsad till 20 etiketter åt gången. Fram till denna punkt är arbetsflödet detsamma som vid vanlig CSV-exporthantering.
Steg 3: Importera fraktetiketterna och avsluta
Ladda upp den nedladdade fraktetikettfilen i appen. Appen extraherar automatiskt spårningsnumren och visar matchningsresultatet mot Shopify-ordrar.
När du har granskat resultatet och klickar på Massregistrera är processen klar. Spårningsnummer registreras och leveransbekräftelsemeddelandet skickas automatiskt till kunden samtidigt.
För 10 leveranser tar hela arbetsflödet mindre än 10 minuter, inklusive alla steg. Du sparar inte bara 5 minuter av manuell inmatning utan eliminerar också risken att skriva fel spårningsnummer.
Från CSV-export till spårningssynkronisering hanteras hela fraktarbetsflödet i en app. Du behöver inte gå tillbaka till Shopify-admin och mata in något för hand.
Vanliga frågor
F. Kan matchningen av spårningsnummer någonsin bli fel?
Eftersom matchningen baseras på ordernumret är precisionen i praktiken nära 100 %. Till skillnad från matchning via postnummer eller kundnamn identifierar ordernumret unikt ordern. Om något inte kan matchas visas det som ett fel på skärmen, så du behöver bara hantera just det fallet manuellt.
F. Hur skiljer sig detta från den CSV-app jag redan använder?
De flesta CSV-exportappar hanterar bara adressexportsteget från Shopify -> Click Post. Instant Shipping! for Click Post hanterar även returvägen från Click Post -> Shopify genom att synkronisera spårningsnummer automatiskt. Skillnaden är att både CSV-export och spårningssynkronisering slutförs i en och samma app.
F. Hur är det med Click Posts gräns på 40 ordrar för samlingsregistrering?
Click Post begränsar varje samlingsregistrering till 40 leveranser. Om du har 41 eller fler delar du upp CSV:n och skickar in i flera omgångar. Trots det kan etikettimport och spårningssynkronisering fortfarande hanteras effektivt, så det finns ingen motsvarande ökning av arbetsinsatsen på spårningssidan.
Sammanfattning
Manuell spårningsnummerinmatning kan verka liten per order, men den totala tiden blir svår att ignorera när ordervolymen växer.
Genom att automatiskt extrahera spårningsnummer från fraktetiketter, matcha dem via ordernummer och registrera dem tillbaka i Shopify kan du effektivisera hela fraktarbetsflödet från CSV-export till leveransuppdatering.
För ensamföretagare är den största fördelen att den sparade tiden kan användas till produktskapande och marknadsföring istället.
Om du vill ta bort spårningsnummerinmatning från ditt arbetsflöde, prova Instant Shipping! for Click Post.
