Click Post FAQ | Handig Q&A-overzicht voor CSV, adressen en tracking
Dit artikel is een gericht vraag-en-antwoordoverzicht (Q&A-naslagwerk) voor situaties waarin u tijdens het verzenden met Click Post vastloopt en direct wilt weten wat u moet doen. Het is geen lang theoretisch artikel, maar een praktisch referentiekader waarin u snel de antwoorden kunt opzoeken die u op dat moment nodig hebt.
Van verminkte CSV-bestanden, adresfouten en pakketten die dikker zijn dan 3 cm tot het juiste moment voor het doorgeven van trackingnummers en verzoeken om adreswijziging na verzending: ik heb meer dan 20 concrete vragen gebundeld die ik in de afgelopen drie jaar bij het verzenden van ruim 2.200 bestellingen in de praktijk heb gekregen.
Wilt u eerst het complete verzendproces van begin tot eind begrijpen? Raadpleeg dan Efficiënter verzenden met Shopify en Click Post. Deze gids is speciaal bedoeld als handig naslagwerk om direct een pasklaar antwoord te vinden op specifieke vragen.
Veelvoorkomende problemen met CSV-bestanden
Q. De tekst raakt verminkt na het uploaden van een CSV-bestand naar Click Post
Voor bulkregistraties accepteert Click Post uitsluitend CSV-bestanden met de Shift-JIS-tekencodering. Als u een CSV-bestand uploadt dat in UTF-8 is geëxporteerd, raken namen en adressen verminkt en treedt er een foutmelding op.
Zorg er daarom voor dat u bij de CSV-export kiest voor Shift-JIS, of gebruik een geschikte app die dit ondersteunt. Let op: wanneer u het bestand in Excel opent en opnieuw opslaat, kan de tekencodering ongemerkt veranderen. Het is daarom aan te raden om het geëxporteerde CSV-bestand direct te uploaden.
Het complete stappenplan voor het exporteren van CSV-bestanden vindt u in Het optimale stappenplan voor CSV-export van Shopify naar Click Post.
Q. Wat is de limiet voor het aantal bestellingen in één CSV-upload voor bulkregistratie?
U kunt maximaal 40 bestellingen per upload indienen. Hebt u meer dan 40 bestellingen, dan dient u het CSV-bestand op te splitsen en in meerdere delen te uploaden.
Handige tips voor het splitsen van bestanden leest u in Stappenplan voor bulkverzending via de bulkregistratiefunctie van Click Post.
Q. De CSV-indeling komt niet overeen met de specificaties van Click Post
Het CSV-bestand voor bulkregistratie in Click Post vereist een vaste kolomstructuur. De standaard CSV-export van Shopify sluit hier niet op aan. U zult het bestand daarom handmatig moeten bewerken of een app moeten gebruiken die de gegevens direct in het juiste Click Post-formaat exporteert.
Veelvoorkomende adresfouten
Q. De CSV-import mislukt door een adresfout
De meest voorkomende fout bij het importeren van CSV-bestanden in Click Post is het overschrijden van de tekenlimiet in de adresvelden. Click Post kent maximaal 4 adresvelden, en voor elk veld geldt een strikte limiet van maximaal 20 full-width tekens.
Vooral bij lange appartement- of gebouwnamen, of wanneer etages en kamernummers aan de gebouwnaam worden toegevoegd, wordt deze limiet van 20 tekens snel overschreden. Controleer bij een foutmelding de betreffende regel in het CSV-bestand en pas de verdeling over de velden aan.
Praktische tips om adresfouten vooraf te voorkomen, vindt u in Retourzendingen door onvolledige adressen voorkomen | Oplossingen voor tekenlimieten en variaties in notaties.
Q. Er treedt een foutmelding op bij de postcode
Fouten bij postcodes ontstaan meestal wanneer er full-width cijfers worden gebruikt of wanneer er sprake is van een mix van half-width en full-width koppeltekens. Voer de postcode altijd in als 7 half-width cijfers (zonder koppelteken, of met een standaard half-width koppelteken).
Q. Het adres van de klant wordt halverwege afgekapt
In Shopify worden adresgegevens vaak in één doorlopend veld opgeslagen, terwijl Click Post vereist dat het adres wordt uitgesplitst over 4 afzonderlijke velden. Bij deze splitsing kan het gebeuren dat een deel van het adres per ongeluk wordt afgekapt.
Maak er daarom een gewoonte van om de adresvelden in het CSV-bestand vóór het uploaden even visueel te controleren. Dreigt een adres de tekenlimiet te overschrijden, pas dan handmatig de verdeling over de velden aan.
Vragen over afmetingen en verpakking
Q. Wat als het pakket dikker is dan 3 cm?
De maximale afmetingen voor Click Post zijn 34 cm × 25 cm × een dikte van 3 cm (geldig tot en met 30 september 2026; vanaf 1 oktober geldt: totale afmetingen van de 3 zijden maximaal 60 cm, langste zijde maximaal 34 cm, en het pakket moet in een standaard brievenbus passen). De dikte wordt altijd gemeten inclusief al het verpakkingsmateriaal. Zelfs als het product zelf minder dan 3 cm dik is, kan het toevoegen van beschermend verpakkingsmateriaal ervoor zorgen dat u de limiet overschrijdt.
Handige inpaktips voor producten die tegen de 3 cm-grens aanzitten en alternatieven voor wanneer het echt niet past, vindt u in Slimme verpakkingstips voor de 3 cm-limiet en alternatieve verzendopties.
Q. Wat te doen als het gewicht hoger is dan 1 kg?
Het maximale gewicht voor Click Post is 1 kg (vanaf 1 oktober wordt dit 2 kg). Dit is inclusief alle verpakkingsmaterialen, zoals de envelop, het opvulmateriaal en het verzendlabel. Zelfs bij lichte artikelen kan een stevige verpakking ongemerkt voor extra gewicht zorgen. Maak er daarom een gewoonte van om elk pakket voor verzending even op een keukenweegschaal te wegen.
Overschrijdt uw pakket de gewichtslimiet, overweeg dan alternatieve verzenddiensten zoals Yu-Packet of Letter Pack. Een uitgebreid overzicht vindt u in Vergelijking van verzendopties voor kleine pakketten.
Vragen over trackingnummers en verzendmeldingen
Q. Wanneer wordt het trackingnummer gegenereerd?
Het trackingnummer wordt direct aangemaakt zodra de betaling in Click Post is voltooid. Het nummer dat op het verzendlabel staat afgedrukt, is het daadwerkelijke trackingnummer. Dit betekent dat het nummer al beschikbaar is nog vóór u het pakket daadwerkelijk in de brievenbus deponeert.
Q. Het handmatig invoeren van trackingnummers in Shopify kost te veel tijd
Het verwerken van trackingnummers in Shopify is een van de meest tijdrovende onderdelen van het verzenden met Click Post. Doet u dit handmatig, dan moet u elke bestelling in het Shopify-beheerdersdashboard afzonderlijk openen en het trackingnummer overtikken. Dat kost ongeveer 30 seconden per bestelling, oftewel zo'n 5 minuten voor 10 bestellingen.
Meer over de tijdsinvestering en de risico's op invoerfouten bij handmatige verwerking leest u in Nooit meer handmatig trackingnummers invoeren.
Q. De trackingstatus blijft steken op 'In ontvangst genomen'
De trackinginformatie van Click Post wordt bijgewerkt op het moment dat het pakketje bij het postkantoor wordt gescand. Wanneer u het in een brievenbus werpt, blijft de status 'In ontvangst genomen' totdat de post is gelicht en bij het postkantoor aankomt. Na het inwerpen wordt de status 'In ontvangst genomen' meestal uiterlijk de volgende dag weergegeven.
Wat u kunt doen als er na 1 tot 2 dagen nog steeds geen verandering is in de trackingstatus, leest u in E-mailsjablonen voor 'Pakket nog niet ontvangen' en strategieën om vragen te verminderen.
Q. Wanneer ontvangt de klant de verzendbevestiging per e-mail?
Zodra u het trackingnummer toevoegt aan de Shopify-bestelling en de status wijzigt naar 'Verzonden', verstuurt Shopify automatisch een verzendbevestiging naar de klant. Het moment waarop u het trackingnummer in Shopify registreert, is dus precies het moment waarop de klant het bericht ontvangt.
Een gedetailleerde toelichting op dit meldingsproces vindt u in Wat er gebeurt met verzendbevestigingen wanneer u trackingnummers aan Shopify toevoegt.
Vragen over betaling en het printen van labels
Q. Welke betaalmethoden ondersteunt Click Post?
Click Post ondersteunt twee betaalmethoden: Yahoo! Wallet en Amazon Pay. U kunt dus niet rechtstreeks een creditcard koppelen in Click Post, maar betaalt altijd via de kaart die aan een van deze accounts is gekoppeld.
Q. Is het mogelijk om meerdere zendingen in één keer te betalen?
Nee, dat kan helaas niet. De bulkregistratiefunctie dient uitsluitend voor het gezamenlijk importeren van adressen via CSV; de betaling dient u per bestelling afzonderlijk te autoriseren. Hebt u 40 bestellingen geüpload, dan moet u de betaalprocedure dus 40 keer doorlopen. Aangezien één betaling slechts enkele seconden in beslag neemt, is de hele reeks van 40 stuks alsnog binnen enkele minuten afgerond.
Q. Hoeveel verzendlabels kunnen er tegelijk worden geprint?
Met de functie voor bulkafdrukken kunt u maximaal 20 labels per keer printen. Hebt u 40 bestellingen geüpload, dan downloadt en print u de labels in 2 etappes. De labels worden afgedrukt met 4 stuks per A4-vel: voor 20 zendingen hebt u dus 5 vellen nodig, en voor 40 zendingen 10 vellen.
Q. Hebben verzendlabels een uiterste geldigheidsdatum?
Ja, u moet het pakket versturen vóór de uiterste verzenddatum die op het label staat vermeld. Zodra deze datum is verstreken, vervalt het label en moet u het betaalproces opnieuw doorlopen. Controleer daarom altijd goed de datum op het label, zeker wanneer er een weekend tussen zit, om er zeker van te zijn dat u op tijd verzendt.
Problemen na verzending
Q. Wat te doen als een klant na verzending om een adreswijziging vraagt?
Omdat Click Post in de brievenbus wordt bezorgd, zijn de mogelijkheden om het afleveradres na verzending te wijzigen zeer beperkt. Is het pakket nog niet bezorgd, dan kunt u als afzender bij Japan Post een officieel terugroepverzoek indienen om de zending te onderscheppen. Hieraan zijn wel kosten verbonden: 550 yen bij een verzoek aan het bezorgende postkantoor, of 750 yen bij andere kantoren.
Een uitgebreid stappenplan voor deze situatie vindt u in Stappenplan voor adreswijzigingen die na verzending binnenkomen.
Q. Wat te doen als een klant meldt dat het pakket niet is aangekomen?
Controleer allereerst de verzendstatus aan de hand van het trackingnummer. Geeft de status 'Bezorgd' aan, dan is het pakket in de brievenbus gedeponeerd. Vraag de klant in dat geval om de centrale brievenbussen van het complex of een eventuele pakketkluis te controleren. Als de trackinginformatie al meerdere dagen stilstaat, kunt u bij het loket van Japan Post een officieel onderzoek naar de zending laten instellen.
Praktische e-mailsjablonen en tips om het aantal vragen hierover structureel te verlagen, vindt u in E-mailsjablonen voor 'Pakket nog niet ontvangen' en strategieën om vragen te verminderen.
Q. Wat moet ik doen als een zending retour komt?
Bij een onjuist adres of wanneer het pakket niet door de brievenbus past, wordt de zending teruggestuurd naar de afzender. Neem na ontvangst contact op met de klant om het juiste adres te verifiëren en verstuur het pakket opnieuw. Houd er rekening mee dat u voor deze herverzending opnieuw verzendkosten betaalt (185 yen, en 240 yen vanaf 1 oktober).
Meer over de kosten en preventieve maatregelen rond retourzendingen leest u in Omgaan met verzendkosten bij retouren en omruilingen.
Samenvatting
De meeste knelpunten bij het verzenden met Shopify en Click Post zijn terug te voeren op drie factoren: de indeling van het CSV-bestand, de tekenlimiet per adresveld en de maximale afmetingen en gewichten. Zodra u eenmaal begrijpt hoe het systeem werkt, zult u deze fouten vrijwel niet meer tegenkomen.
Voor elk van de onderwerpen in dit overzicht is een uitgebreid artikel met diepgaande instructies beschikbaar. Loopt u in de praktijk ergens tegenaan, raadpleeg dan gerust het bijbehorende artikel.
Wilt u uw complete verzendproces stroomlijnen – van de CSV-export tot het automatisch verwerken van trackingnummers? Probeer dan zeker Instant Shipping! for Click Post.
