Click Post FAQ | Snabbguide och Q&A för CSV, adresser och spårning
Den här artikeln är en koncis Q&A- och snabbguide som ger raka svar på situationer där du kör fast och undrar: ”Hur gör jag nu?” vid leveranser med Click Post. Se den inte som en långrandig guidebok, utan snarare som ett praktiskt uppslagsverk där du snabbt slår upp precis den fråga du behöver svar på.
Under de tre år då jag har skickat över 2 200 försändelser har jag ställts inför en mängd praktiska utmaningar. Här har jag sammanställt fler än 20 vanliga frågor som jag har fått ta emot – allt från teckenkodningsfel i CSV-filer och adressfel till paket som överskrider 3 cm i tjocklek, när spårningsnumret syns och hur du hanterar en kunds begäran om adressändring efter att paketet har postats.
Vill du få en helhetsbild av hur hela fraktprocessen fungerar rekommenderar jag att du läser Effektivisera leveranser med Shopify och Click Post. Den här artikeln fungerar som en snabbreferens när du snabbt behöver hitta svar på specifika frågor.
Problem kring CSV-filer
Q. Tecknen blir förvanskade när jag laddar upp CSV-filen till Click Post
Teckenkodningen som godkänns för massregistrering i Click Post är Shift-JIS. Om du laddar upp en CSV-fil som exporterats i UTF-8 blir adresser och namn oläsliga (mojibake), vilket leder till ett felmeddelande.
Den säkraste lösningen är att ställa in teckenkodningen på Shift-JIS vid exporten eller använda en app med inbyggt stöd för detta. Tänk på att teckenkodningen kan ändras om du öppnar och sparar om filen i Excel, så det är bäst att ladda upp den exporterade CSV-filen direkt utan att öppna den.
Steg-för-steg-instruktioner för hur du exporterar CSV finns i Exportera CSV från Shopify till Click Post: Den smidigaste metoden.
Q. Vad är maxgränsen för hur många ordrar som kan laddas upp samtidigt via massregistrering?
Gränsen är 40 försändelser per uppladdning. Har du fler än 40 ordrar delar du upp CSV-filen och laddar upp den i flera omgångar.
Tips på hur du smidigast delar upp filerna hittar du i Massförsändelser med Click Post: Så fungerar massregistrering steg för steg.
Q. CSV-formatet matchar inte specifikationerna för Click Post
Click Posts mall för massregistrering kräver en specifik kolumnstruktur. Shopifys standardexport matchar inte denna struktur. Du måste antingen redigera CSV-filen manuellt eller använda en app som exporterar data direkt i Click Posts format.
Problem kring adresser
Q. Importen misslyckas på grund av adressfel
Det vanligaste felet vid CSV-import till Click Post är att teckenbegränsningen i adressfälten överskrids. Adressen är uppdelad i maximalt fyra fält, och varje fält har en strikt gräns på högst 20 fullbreddstecken.
Gränsen på 20 tecken överskrids lätt om byggnadsnamnet är långt eller om våningsplan och lägenhetsnummer läggs till direkt efter fastighetsnamnet. Om ett fel uppstår kontrollerar du adressen på den berörda raden och justerar var du delar upp texten mellan fälten.
Hur du förebygger adressfel förklaras i detalj i Undvik returer på grund av felaktiga adresser | Hantera teckenbegränsningar och formateringsavvikelser.
Q. Det uppstår ett fel med postnumret
Om postnumret innehåller fullbreddssiffror eller en blandning av fullbredds- och halvbreddsbindestreck kan ett fel inträffa. Postnumret måste anges med 7 halvbreddssiffror (antingen utan bindestreck eller med halvbreddsbindestreck).
Q. Kundens adress blir avklippt
I Shopifys orderdata ligger adressen ofta samlad i ett enda fält, men i Click Posts CSV-fil måste den delas upp över fyra separata fält. Under denna uppdelning händer det ibland att delar av adressen klipps av.
Det är en god vana att kasta ett getöga på adressfälten och kontrollera dem visuellt innan du laddar upp CSV-filen. Om en adress ser ut att överskrida gränsen kan du justera fältindelningen manuellt i förväg.
Problem med mått och paketering
Q. Paketet överskrider maxtjockleken på 3 cm
Maxmåtten för Click Post är 34 cm × 25 cm × en tjocklek på 3 cm (gäller till och med den 30 september 2026. Från och med den 1 oktober gäller att summan av de tre dimensionerna ska vara inom 60 cm, längsta sidan max 34 cm och att försändelsen ska kunna postas i en vanlig brevlåda). Tjockleken mäts inklusive emballage. Även om själva produkten är under 3 cm kan den lätt överskrida gränsen när den lindas i bubbelplast eller annat stötdämpande material.
Smarta packningstips för produkter som ligger precis på 3 cm-gränsen, samt alternativa fraktsätt om du överskrider måtten, har jag sammanställt i Knep för att klara 3 cm-gränsen och alternativa fraktmetoder.
Q. Försändelsen väger mer än 1 kg
Viktgränsen för Click Post är 1 kg (från och med den 1 oktober höjs den till 2 kg). Detta inkluderar all emballagevikt (kuvert, vaddering och fraktsedel). Även om produkten i sig är lätt kan vikten dra iväg när du packar ordentligt. Gör det därför till en vana att väga paketet på en köksvåg innan du postar det.
Om paketet överskrider maxvikten bör du överväga andra fraktalternativ som Yu-Packet eller Letter Pack. En jämförelse av olika frakttjänster hittar du i Jämförelse av frakttjänster för småförsändelser.
Problem med spårningsnummer och leveransaviseringar
Q. När genereras spårningsnumret?
Spårningsnumret skapas i samma ögonblick som betalningen slutförs i Click Post. Numret som är tryckt på fraktsedeln är ditt spårningsnummer. Detta innebär att numret redan är skapat och giltigt innan du ens har lämnat in paketet i brevlådan.
Q. Det är tidskrävande att föra över spårningsnumren till Shopify
Att synka spårningsnummer är ett av de mest tidskrävande momenten när du skickar med Click Post. Om du gör det manuellt måste du öppna varje enskild order i Shopifys administratörspanel och klistra in numret för hand. Det tar cirka 30 sekunder per order, vilket blir ungefär 5 minuter för 10 beställningar.
Tidsåtgången och riskerna med att mata in spårningsnummer manuellt beskrivs ingående i Så slipper du helt att mata in spårningsnummer manuellt.
Q. Spårningsinformationen står still på ”Mottagen”
Statusen för Click Post uppdateras när paketet skannas på postkontoret. Om du postar i en brevlåda visas inte nästa steg förrän paketet har samlats in och anlänt till postkontoret, så statusen står kvar på ”Mottagen”. Vanligtvis visas statusen ”Mottagen” senast dagen efter att paketet har lagts på lådan.
Om spårningsstatusen inte ändras efter 1–2 dagar hittar du råd och åtgärder i Svarsmallar för ”Mitt paket har inte kommit än” och metoder för att minska kundfrågor.
Q. När skickas leveransbekräftelsen till kunden?
När du lägger till spårningsnumret på en Shopify-order och markerar den som ”Behandlad” skickar Shopify automatiskt ett e-postmeddelande med en leveransbekräftelse. Tidpunkten då du för över spårningsnumret till Shopify avgör alltså exakt när kunden får sitt mejl.
Hur leveransaviseringarna fungerar i praktiken förklaras i Så fungerar leveransbekräftelser när du synkar spårningsnummer till Shopify.
Problem med betalning och etikettutskrift
Q. Vilka betalningsmetoder stöds i Click Post?
Det finns två alternativ: Yahoo! Wallet eller Amazon Pay. Du registrerar inte ditt kreditkort direkt i Click Post, utan betalningen dras från det kort som är kopplat till något av dessa två konton.
Q. Går det att betala för alla ordrar i en klumpsumma?
Nej, det går inte. Funktionen för massregistrering via CSV importerar endast mottagaradresserna i bulk; själva betalningen måste genomföras separat för varje enskild försändelse. Om du laddar upp 40 försändelser måste du alltså godkänna betalningen 40 gånger. Varje transaktion tar dock bara några sekunder, så 40 försändelser är klara på ett par minuter.
Q. Hur många fraktsedlar kan skrivas ut samtidigt?
Du kan skriva ut upp till 20 fraktsedlar åt gången via massutskrift. Om du har laddat upp 40 försändelser laddar du ner och skriver ut etiketterna i två omgångar. Eftersom etiketterna skrivs ut med fyra stycken per A4-ark innebär det 5 ark för 20 försändelser och 10 ark för 40 försändelser.
Q. Har fraktsedeln ett sista giltighetsdatum?
Ja, du måste posta försändelsen senast det sista inlämningsdatum som står angivet på etiketten. Om datumet passeras blir fraktsedeln ogiltig och du måste göra om hela betalningsprocessen från början. Kontrollera alltid datumet på etiketten, särskilt om det är helg eller om utskicket dröjer några dagar.
Problem efter att paketet har skickats
Q. Kunden begär adressändring efter att paketet redan har skickats
Eftersom Click Post delas ut direkt i brevlådan är möjligheterna att ändra leveransadress efter inlämning mycket begränsade. Om paketet inte har delats ut än kan du som avsändare i vissa fall begära att få försändelsen återkallad via Japan Post, men det tillkommer en expeditionsavgift (550 yen om begäran görs hos det utdelande postkontoret, och 750 yen om den görs hos ett annat postkontor).
Ett detaljerat tillvägagångssätt hittar du i Hantering av adressändringar som inkommer efter att paketet har skickats.
Q. En kund hör av sig och säger att paketet inte har kommit fram
Börja med att kontrollera leveransstatusen med spårningsnumret. Om statusen visar ”Levererad” har paketet lämnats i brevlådan. Be då kunden att dubbelkolla fastighetsboxen, brevinkastet eller eventuella paketboxar i trappuppgången. Om spårningsinformationen inte har rört sig på flera dagar kan du lämna in en efterlysning och utredningsbegäran hos Japan Post.
Svarsmallar för kundsupport och metoder för att minska antalet frågor hittar du i Svarsmallar för ”Mitt paket har inte kommit än” och metoder för att minska kundfrågor.
Q. Vad gör jag om paketet kommer i retur?
Om adressen var ofullständig eller om paketet inte rymdes i brevlådan skickas det tillbaka till avsändaren. När du har fått tillbaka paketet kontaktar du kunden för att bekräfta rätt adress och skickar det på nytt. Tänk på att du måste betala fraktkostnaden en gång till (185 yen, eller 240 yen från och med den 1 oktober).
Hur du hanterar fraktkostnader och förebygger returer kan du läsa mer om i Så hanterar du fraktkostnader vid returer och byten.
Sammanfattning
De flesta vanliga problemen när du kombinerar Shopify och Click Post kan härledas till tre områden: CSV-formatet, teckenbegränsningarna i adressfälten samt maxgränserna för mått och vikt. När du väl har lärt dig hur systemet fungerar slipper du i princip att råka ut för samma fel igen.
Varje frågeställning i den här artikeln fördjupas i en egen separat guide. Om du kör fast i det dagliga arbetet är det bara att klicka dig vidare till respektive fördjupningsartikel.
Vill du effektivisera hela din fraktprocess – från CSV-export hela vägen till automatisk synkning av spårningsnummer – rekommenderar jag att du testar Instant Shipping! for Click Post.
