Hoe je online verzending afhandelt rond evenementen en pop-ups
Als je zowel online als op fysieke evenementen verkoopt, is het moeilijkste deel zelden de evenementdag zelf. Het is de week eromheen.
Voorbereiding, voorraadverplaatsing, reizen, opbouw en persoonlijke verkoop concurreren allemaal met de normale online verzendroutine. Dit artikel splitst het probleem op in drie fases: voor het evenement, tijdens het evenement en na het evenement.
Waarom evenementen online verzending zo makkelijk verstoren
Evenementen verdelen zowel tijd als voorraad over twee verkoopkanalen. Dat creert twee terugkerende risico's:
- online bestellingen blijven binnenkomen terwijl je je voorbereidt op of aanwezig bent bij het evenement
- de online beschikbare voorraad komt misschien niet meer overeen met wat er fysiek op voorraad is
Zonder plan bouwen verzendachterstand en voorraadfouten zich snel op.
Wat te doen voor het evenement
Splits voorraad van tevoren
Beslis hoeveel voorraad naar het evenement gaat en verlaag de online voorraad in Shopify dienovereenkomstig. Dat verkleint de kans op oververkoop.
Verzend vooruit als dat mogelijk is
Een goed doel is om op de evenementdag nul openstaande zendingen te hebben. Dat betekent meestal twee of drie dagen voor het evenement eerder verzenden.
Voeg een duidelijke melding toe aan de winkel
Klanten vinden tragere verzending meestal geen probleem als ze het van tevoren begrijpen.
Vermeld:
- de betreffende data
- wanneer normale verzending hervat
- of er nog bestellingen worden geaccepteerd
Als je een dieper raamwerk nodig hebt voor levertijdcommunicatie, is Hoe je realistische verzendtermijnen instelt voor een bijbaan het begeleidende artikel.
Wat te doen tijdens het evenement
Houd de online winkel indien mogelijk open
In de meeste gevallen is het beter om bestellingen te blijven aannemen en fulfillment simpelweg uit te stellen dan de winkel helemaal te sluiten.
Probeer niet te vervullen vanaf de evenementlocatie
Labels printen en verzenden vanaf een evenementlocatie creert meestal meer stress dan waarde. Het is doorgaans beter om je volledig op het evenement te richten en fulfillment daarna te hervatten.
Update voorraad wanneer nodig
Als de evenementverkoop sterker is dan verwacht, verlaag dan zo snel mogelijk de online voorraad via je telefoon. Vroeg handelen is beter dan je later verontschuldigen voor oververkochte items.
Wat te doen na het evenement
Verwerk de verzendachterstand in een batch
De dag na het evenement is meestal het juiste moment om:
- Onvervulde bestellingen te exporteren
- Click Post labels aan te maken
- De achterstand in te pakken en te labelen
- Trackingnummers te synchroniseren
Als de achterstand groot is, is Hoe je drukke-seizoen Click Post verzending aanpakt de betere operationele gids.
Reconcilieer voorraad snel
Evenementverkoop werkt niet automatisch door in Shopify, tenzij je het daar hebt geregistreerd. Pas de online voorraad zo snel mogelijk aan zodat je productbeschikbaarheid weer klopt.
Als evenementen frequent voorkomen
Als je regelmatig aan evenementen deelneemt:
- bouw meer buffer in je normale verzendbelofte
- overweeg een op-bestelling-gemaakt of gedeeltelijk op-bestelling-gemaakt voorraadstrategie
- bereid evenementvoorraadworkflows voor die herhaalbaar zijn
Hoe vaker evenementen plaatsvinden, hoe belangrijker het wordt om de evenement-verzendcyclus een systeem te maken in plaats van een eenmalige inspanning.
Veelgestelde vragen
Moet ik bestellingen die vlak voor mijn vertrek binnenkomen nog verzenden?
Als je het zonder haast kunt doen: ja. Zo niet, dan is het beter om later te verzenden dan fouten te maken in paniek.
Moet ik de online winkel tijdelijk sluiten tijdens het evenement?
Meestal niet. Een vertragingsmelding is vaak voldoende.
Moet ik evenementbezoekers vertellen dat ze ook online kunnen kopen?
Ja. Dat is bijzonder nuttig wanneer evenementvoorraad ter plaatse uitverkoopt.
Samenvatting
Evenementen en online verzending in balans houden komt grotendeels neer op voorbereiding: splits voorraad van tevoren, verzend vroeg voor het evenement en communiceer de tijdelijke vertraging duidelijk.
Zodra je terug bent, verwerk je de achterstand in een schone batch en reconcilieer je de voorraad onmiddellijk. Als je wilt dat die herstelworkflow lichter aanvoelt, kun je ook Instant Shipping for Click Post proberen.
