FAQ Click Post | Guide mémo Q&A : CSV, adresses et suivi
Cet article est un guide de référence rapide (Q&A) conçu pour répondre précisément aux blocages que vous pouvez rencontrer lors de vos expéditions avec Click Post. Plutôt qu'un long guide théorique, il a été pensé comme une ressource pratique à consulter dès que vous avez un doute.
Problèmes de caractères illisibles dans le CSV, erreurs d'adresse, dépassement de la limite de 3 cm d'épaisseur, délai de mise à jour des numéros de suivi ou encore demandes de modification d'adresse après expédition : j'ai regroupé ici plus de 20 questions concrètes rencontrées au fil de plus de 2 200 envois traités en 3 ans.
Si vous souhaitez avoir une vue d'ensemble du processus d'expédition, consultez notre article Optimiser les expéditions Shopify avec Click Post. Le présent document sert quant à lui d'aide-mémoire pour trouver instantanément une solution à un problème spécifique.
Problèmes liés aux fichiers CSV
Q. Pourquoi le fichier CSV importé sur Click Post contient-il des caractères illisibles ?
La fonction de demande groupée de Click Post n'accepte que les fichiers CSV encodés en Shift-JIS. Si vous téléversez un fichier CSV généré en UTF-8, les noms et les adresses se transforment en caractères incompréhensibles et provoquent une erreur.
La solution la plus fiable consiste à définir l'encodage sur Shift-JIS dès l'exportation du CSV ou à utiliser une application compatible. L'ouverture et le réenregistrement d'un fichier dans Excel pouvant altérer son encodage, il est fortement conseillé de téléverser directement le CSV exporté sans le modifier.
La marche à suivre détaillée pour exporter vos données est expliquée dans Exporter un CSV depuis Shopify vers Click Post : la méthode optimale.
Q. Quelle est la limite d'envois autorisée par fichier CSV pour une demande groupée ?
La limite est fixée à 40 envois par téléversement. Si vous avez plus de 40 commandes à traiter, vous devez scinder votre fichier CSV et procéder en plusieurs imports successifs.
Vous trouverez nos astuces pour diviser facilement vos commandes dans Expédition groupée : comment utiliser les demandes groupées de Click Post.
Q. Que faire si le format du fichier CSV ne correspond pas aux spécifications de Click Post ?
Le fichier CSV pour les demandes groupées de Click Post exige une structure de colonnes très précise. Or, l'export standard de Shopify ne suit pas cette organisation. Vous devez donc soit réorganiser les colonnes manuellement dans le fichier CSV, soit employer une application capable d'exporter directement vos données au format Click Post.
Problèmes liés aux adresses
Q. Pourquoi l'importation échoue-t-elle avec une erreur d'adresse ?
L'erreur la plus fréquente lors de l'import d'un CSV sur Click Post est le dépassement du nombre de caractères autorisés. L'adresse est répartie sur 4 champs au maximum, et chaque champ est strictement limité à 20 caractères pleine chasse.
Cette limite est souvent dépassée lorsqu'un nom de résidence est trop long ou lorsqu'un bâtiment est suivi du numéro d'étage et d'appartement. En cas d'erreur, repérez la ligne concernée dans votre fichier et ajustez la répartition du texte entre les différents champs.
Pour apprendre à anticiper ces anomalies, consultez notre guide détaillé : Éviter les retours pour adresse incomplète | Limites de caractères et gestion des variantes d'écriture.
Q. Pourquoi une erreur de code postal apparaît-elle ?
Une erreur peut se produire si le code postal contient des chiffres pleine chasse ou un mélange de tirets en demi-chasse et pleine chasse. Le code postal doit être saisi en 7 chiffres demi-chasse (soit sans tiret, soit avec un tiret en demi-chasse).
Q. Pourquoi l'adresse du client est-elle tronquée ?
Dans les données de commande Shopify, l'adresse est souvent regroupée dans un seul bloc, alors que le format CSV de Click Post exige de la scinder en 4 champs distincts. Il arrive qu'une partie de l'adresse soit coupée lors de cette opération de découpage.
Prendre l'habitude de vérifier visuellement le contenu des champs d'adresse avant de téléverser votre fichier CSV reste la meilleure sécurité. Si une adresse risque de dépasser la limite de caractères, réajustez manuellement les coupures entre les champs.
Problèmes liés aux dimensions et à l'emballage
Q. Que faire si l'épaisseur dépasse 3 cm ?
Les dimensions maximales autorisées pour Click Post sont de 34 cm × 25 cm pour 3 cm d'épaisseur (jusqu'au 30 septembre 2026 ; à partir du 1er octobre, la somme des 3 côtés devra être inférieure ou égale à 60 cm, le plus long côté ne pas dépasser 34 cm, et le colis doit pouvoir être inséré dans une boîte aux lettres postale). Cette épaisseur se mesure emballage compris. Ainsi, même si le produit seul mesure moins de 3 cm, l'ajout de papier bulle ou de rembourrage peut lui faire dépasser le gabarit.
Nos conseils d'emballage pour les articles proches des 3 cm et les solutions de secours en cas de dépassement sont détaillés dans Franchir le cap des 3 cm : astuces d'emballage et solutions alternatives.
Q. Que faire si le poids dépasse 1 kg ?
Le poids maximal pour Click Post est de 1 kg (2 kg à compter du 1er octobre). Ce poids englobe également l'ensemble des matériaux d'expédition (enveloppe, calage et papier d'étiquette). Même si un article est léger, un emballage soigné peut rapidement alourdir le paquet. Prendre l'habitude de peser vos envois sur une balance de cuisine avant le dépôt évite bien des surprises.
Si vous franchissez cette limite, envisagez d'autres modes d'expédition comme Yu-Packet ou Letter Pack. Pour faire votre choix, consultez notre comparatif : Comparer les services de livraison de petits colis.
Problèmes liés au numéro de suivi et aux notifications d'expédition
Q. Quand le numéro de suivi est-il attribué ?
Le numéro de suivi est généré dès que le paiement est validé sur Click Post. Il correspond exactement au numéro imprimé sur l'étiquette d'expédition. Le numéro existe donc officiellement avant même que vous n'ayez déposé le colis dans la boîte aux lettres.
Q. Que faire si la saisie des numéros de suivi dans Shopify s'avère trop fastidieuse ?
La synchronisation des numéros de suivi est l'une des étapes les plus chronophages de l'expédition avec Click Post. Si vous procédez manuellement, vous devez ouvrir chaque commande une par une dans l'interface d'administration de Shopify pour y saisir le numéro. Cela requiert environ 30 secondes par commande, soit près de 5 minutes pour seulement 10 envois.
Le temps perdu et les risques d'erreurs liés à la saisie manuelle sont analysés en détail dans notre article Comment éliminer totalement la saisie manuelle des numéros de suivi.
Q. Pourquoi le statut de suivi reste-t-il bloqué sur « Pris en charge » ?
Les informations de suivi de Click Post sont actualisées dès que le colis est scanné au bureau de poste. Lorsque vous déposez votre pli dans une boîte aux lettres, le statut ne passera à l'étape suivante qu'une fois la collecte effectuée et le traitement au bureau achevé ; la mention « Pris en charge » s'affiche généralement au plus tard le lendemain du dépôt.
Si le statut ne change pas au bout d'un ou deux jours, reportez-vous à notre article Modèles de réponse pour les colis non reçus et méthodes pour réduire les réclamations.
Q. Quand l'e-mail de confirmation d'expédition est-il envoyé au client ?
Dès que vous enregistrez le numéro de suivi sur une commande Shopify et que vous marquez celle-ci comme « Traitée », la plateforme envoie automatiquement un e-mail de confirmation d'expédition au client. En d'autres termes, le client reçoit sa notification au moment exact où vous renseignez le numéro de suivi dans Shopify.
Le fonctionnement détaillé des alertes d'envoi est présenté dans Comment l'e-mail de confirmation d'expédition est-il envoyé lors de la synchronisation du numéro de suivi sur Shopify ?.
Problèmes liés au paiement et à l'impression des étiquettes
Q. Quels sont les modes de paiement acceptés par Click Post ?
Click Post propose deux options de règlement : Yahoo! Wallet et Amazon Pay. Vous n'enregistrez pas directement votre carte bancaire sur Click Post, le paiement s'effectue via la carte associée à l'un de ces deux comptes.
Q. Est-il possible d'effectuer un paiement groupé ?
Non, ce n'est pas possible. La demande groupée permet uniquement d'enregistrer plusieurs destinataires en une seule fois grâce au fichier CSV ; le règlement doit ensuite être validé commande par commande. Si vous importez 40 colis, vous devrez effectuer 40 opérations de paiement individuelles. Néanmoins, chaque validation ne prenant que quelques secondes, le traitement de 40 envois ne nécessite que quelques minutes.
Q. Combien d'étiquettes d'expédition peut-on imprimer à la fois ?
L'impression groupée est limitée à 20 étiquettes par opération. Si vous avez téléversé 40 commandes, vous devrez télécharger et imprimer les étiquettes en deux fois. Les bordereaux étant disposés à raison de 4 étiquettes par feuille A4, vous obtiendrez 5 feuilles pour 20 envois et 10 feuilles pour 40 envois.
Q. Les étiquettes d'expédition ont-elles une date limite de validité ?
Oui, vous devez impérativement expédier vos colis avant la date limite d'envoi imprimée sur chaque étiquette. Une fois cette échéance dépassée, l'étiquette devient inutilisable et vous devez recommencer la procédure de paiement depuis le début. Vérifiez attentivement cette date sur vos étiquettes, en particulier à l'approche du week-end, pour vous assurer que vos dépôts seront effectués dans les temps.
Problèmes rencontrés après l'expédition
Q. Que faire si un client demande à modifier son adresse après l'envoi ?
Click Post étant un service avec dépôt en boîte aux lettres, les possibilités de modifier l'adresse de destination après l'envoi sont très réduites. Si le colis n'a pas encore été distribué, l'expéditeur peut éventuellement le récupérer en effectuant une demande de rappel auprès de Japan Post, mais cette démarche engendre des frais (550 yens si la réclamation est effectuée auprès du bureau de distribution, 750 yens auprès d'un autre bureau).
La procédure détaillée à suivre est décrite dans Procédure à suivre en cas de demande de modification d'adresse après l'expédition.
Q. Que faire si un client signale ne pas avoir reçu son colis ?
Commencez par vérifier l'état de la livraison à l'aide du numéro de suivi. Si la mention « Distribution terminée » est affichée, le colis a bien été déposé dans la boîte aux lettres. Invitez le destinataire à vérifier la boîte aux lettres collective de son immeuble ou sa boîte à colis (boîte de consigne). Si le suivi reste inchangé depuis plusieurs jours, vous pouvez déposer une demande d'enquête au guichet de Japan Post.
Retrouvez nos modèles de courriels prêts à l'emploi et nos conseils pour limiter ces réclamations dans notre guide : Modèles de réponse pour les colis non reçus et méthodes pour réduire les réclamations.
Q. Que faire lorsqu'un colis est retourné à l'expéditeur ?
En cas d'adresse erronée ou incomplète, ou si le paquet n'a pas pu entrer dans la boîte aux lettres, le colis est retourné à l'expéditeur. Dès sa réception, prenez contact avec le client afin de confirmer son adresse exacte avant d'effectuer un nouvel envoi. Cette réexpédition entraînera à nouveau le paiement des frais de port (185 yens, ou 240 yens à compter du 1er octobre).
L'impact financier des retours et les stratégies pour y faire face sont abordés dans Gestion des coûts de livraison en cas de retour ou d'échange de produit.
En résumé
La grande majorité des difficultés récurrentes entre Shopify et Click Post tient à trois causes : le formatage du fichier CSV, le plafond de caractères dans les champs d'adresse, et le respect des dimensions et du poids maximaux. Une fois ces mécanismes bien assimilés, ces erreurs ne se reproduisent pour ainsi dire plus jamais.
Chaque point abordé dans cet article fait l'objet d'un guide détaillé dédié. Dès que vous vous retrouvez bloqué au quotidien, n'hésitez pas à vous référer à l'article correspondant.
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