En la fabricación bajo encargo, la venta es la parte corta — fabricar y enviar después dura mucho más. „¿Cuándo había prometido enviar ese pedido?”, „El material llega tarde, ¿llego a tiempo con este?” Cuantos más pedidos entran, menos basta la lista mental.
Dos puntos pesan más en la gestión de pedidos bajo encargo: alinear las fechas prometidas y los pedidos recibidos en un solo lugar, e informar al cliente antes de que pase la fecha prometida cuando hay retraso. Con SellRules integras ambos en el Progreso de pedidos, que lista solo pedidos de preventa y fabricación aún no enviados.
Alinear las fechas prometidas con los pedidos recibidos
El primer paso es cruzar „qué, para cuándo, para quién” con la lista de pedidos.
Al crear una fabricación bajo encargo en SellRules, el envío se define en número de días: «en N días desde el pedido». La página del producto muestra «Se envía en N días desde tu pedido» — esa es la promesa al cliente (la creación está en el manual, en «Empezar la fabricación bajo encargo»). Ese número de días es la fecha de referencia de toda la gestión posterior.
Cuando entra un pedido, aparece en Progreso de pedidos con la fase «En espera» y el cliente recibe una confirmación de fabricación. Aquí quedan solo pedidos de preventa y fabricación aún no enviados. En cuanto lo preparas en Shopify, sale de la lista — lo que queda es exactamente el conjunto de promesas aún por cumplir.
Los encargos llevan la marca «_Made-To-Order: True» en las líneas del detalle del pedido en Shopify (las preventas muestran «_Pre-order» más una fecha de envío). Los pedidos sin esa marca no aparecen en Progreso de pedidos.
Dentro del Progreso de pedidos, cada pedido recorre tres estados:
| Fase | Estado | Qué toca después |
|---|---|---|
| En espera | El pedido está, pero no has empezado a hacerlo | Decidir el orden de trabajo y pulsar «Iniciar fabricación» |
| En fabricación | Lo estás haciendo | Cuando esté listo, prepararlo en Shopify |
| Retrasado | La fecha de envío ha pasado, o la has retrasado | Fijar una nueva fecha y enviar aviso de retraso si hace falta |
Un punto a recordar: estos estados sirven para tu seguimiento — poner un pedido «En fabricación» no hace avanzar el envío. El envío queda registrado por la preparación hecha en el lado de Shopify. Trata los estados que gestiona la aplicación y el trabajo manual de fabricar y enviar como dos cosas distintas.
Decidir qué fabricar primero en una revisión diaria rápida
Cuando la lista «En espera» crece, pensar cada día de nuevo „por dónde empiezo” se vuelve una carga. En Progreso de pedidos filtras por fase, tipo de pedido (preventa o fabricación) y retraso; arriba están los recuentos de en espera, en fabricación y retrasados.
Para la revisión de la mañana, esta secuencia funciona bien:
- Filtra por «Retrasado». Todo lo que pasó la fecha prometida tiene máxima prioridad.
- Compara las fechas de envío de los En espera. Cada encargo tiene su propia fecha — elige el trabajo de hoy por fecha más próxima, no por orden de llegada.
- Selecciona el trabajo de hoy y pulsa «Iniciar fabricación». Puedes pasar varios pedidos a En fabricación a la vez.
- Lleva los albaranes al banco de trabajo. Los albaranes de los pedidos seleccionados se imprimen de golpe. El logotipo de la cabecera se cambia en «Configuración → Logotipo del albarán» (PNG, JPEG, WebP o SVG, hasta 300 KB).
La regla base es „primero la fecha prometida más próxima”. Si reordenas por material pendiente o plazos de proveedor, el pedido sigue visible mientras esté «En espera» y lo retomas después. El caso inverso — trabajo empezado pero aún «En espera» — difumina la frontera entre pendientes y trabajo en curso.
Si solo puedes fabricar un número limitado de artículos, define un límite de fabricación en la admisión. Al alcanzarlo, la admisión se detiene sola — una protección contra prometer más de lo que puedes hacer.
Apartar los pedidos que cambian de fecha con «Cambiar fecha de envío»
Material tardío o fabricación más lenta pueden hacer que un pedido no llegue a la fecha prometida. La herramienta es «Cambiar fecha de envío» en Progreso de pedidos.
Introduce la fecha nueva y un motivo (máximo 500 caracteres), marca «Avisar al cliente del retraso» y ejecuta — el cliente recibe un correo de aviso de retraso. También puedes cambiar varios pedidos juntos; el mensaje tras la actualización indica cuántas notificaciones salieron.
Tres límites a conocer:
- Las fechas pasadas se rechazan. No puedes retroceder la promesa a „ayer” — un cambio fija una nueva promesa.
- Las fechas a más de dos años también se rechazan.
- A pedidos ya enviados o cancelados no se les puede cambiar la fecha de envío.
También puedes corregir la fecha sin avisar — desmarca la casilla para eso. Pero quien retrasa fechas en silencio da al cliente la sensación de que la promesa cambió sola. Más segura la regla: si la fecha se mueve, se informa.
Si hay retraso, escribe antes de que pase la fecha prometida
En un aviso de retraso, el momento es lo que más cuenta. Un mensaje después de la fecha prometida es una disculpa; enviado en cuanto sabes que no llegas, llega como un aviso de nueva fecha. Lo ideal es escribir antes de que el cliente tenga que preguntar.
El texto del aviso de retraso se prepara antes en «Configuración → Plantillas de correo». Con una prueba enviada a tu propia dirección revisas el texto antes de que lo vea un cliente real. Hay 7 tipos de notificación en total; el aviso de retraso es uno de ellos.
Tras enviar, confirma en el registro de envíos que llegó. Los estados son Previsto, En proceso, Enviado, Fallido y Cancelado; las filas fallidas se seleccionan y vuelven a la cola con «Reenviar». Los avisos aún «Previstos» se pueden cancelar — los correos ya enviados, no.
Para todo lo demás — un cambio de dirección, una duda sobre el pedido — escribes desde el lado de Shopify. En la página del pedido abre el correo del cliente en la sección de contacto, escribe el mensaje y envía (ayuda de Shopify: gestionar detalles del pedido).
Si el cliente dice que un mensaje nunca llegó, mira primero el estado en el registro de envíos. «Enviado» significa que salió de tu tienda — pídele que revise el spam. Una dirección de correo gratuita como remitente (dirección de respuesta) hace la entrega menos fiable; se recomienda una dirección de tu propio dominio.
Preparar en Shopify y cuadrar con lo que queda
La preparación en sí se hace en Shopify. «Preparar en Shopify» en Progreso de pedidos te lleva al flujo de preparación de Shopify; una vez registrada la preparación, sale la confirmación de envío al cliente y el pedido deja la lista.
En el lado de Shopify puedes añadir un número de seguimiento o enviar solo parte de los artículos de un pedido. Los pedidos se siguen como «sin preparar», «parcialmente preparado» y «preparado», y un pedido solo queda completo cuando todos los artículos se han enviado (ayuda de Shopify: preparar pedidos, estados del pedido). Para la política de envío y comunicación cuando un encargo y un artículo normal caen en el mismo pedido, consulta nuestro artículo sobre pedidos combinados.
La distinción a mantener: un pedido sale de Progreso de pedidos porque su preparación se registró. Pasarlo a «En fabricación» en la aplicación y enviarlo de verdad son acciones distintas — la última palabra sobre „enviado o no” la tiene el estado del pedido en Shopify. Cómo queda un pedido parcialmente enviado en Progreso de pedidos conviene comprobarlo en un pedido real tuyo.
Como comprobación de cierre, comparar estas dos listas una vez por semana evita fallos:
- Pedidos con estado «sin preparar» en la lista de pedidos de Shopify
- Pedidos que aún figuran en el Progreso de pedidos de SellRules
Comprueba que ningún encargo haya quedado «sin preparar» en Shopify y, a la inversa, que ningún pedido en Progreso tenga ya la preparación registrada. Para preventas antiguas que no aparecen en una aplicación de envíos, consulta nuestro artículo sobre encontrar pedidos antiguos.
Una cancelación en Shopify envía el correo de cancelación y saca el pedido de la lista. Los reembolsos también se gestionan en el lado de Shopify.
Qué gestiona la aplicación y qué queda manual
Una división clara de papeles ayuda a reencontrar el camino cuando surge una duda.
| Tarea | Responsable |
|---|---|
| Estados En espera / En fabricación / Retrasado y recuentos | SellRules (Progreso de pedidos) |
| Correos de confirmación de fabricación, aviso de retraso, confirmación de envío y cancelación | SellRules (envío automático, texto editable) |
| Cambiar la fecha de envío y activar avisos de retraso | Tú, desde Progreso de pedidos |
| Fabricación, embalaje, organización del envío, envío parcial, reembolsos | Tú (admin de Shopify y método de envío) |
| Duración de la fabricación y volumen admisible | Tú (la indicación «en N días» y el límite de fabricación en la admisión) |
Lo que gestiona la aplicación acaba en „qué pedido está en qué estado” y „avisar al cliente”. Fabricar, embalar y enviar sigue siendo trabajo tuyo. A cambio: si haces avanzar los estados correctamente, los pedidos atrasados y los contactos olvidados se hacen visibles en pantalla.
Cuando algo no funciona: comprobar en este orden
Un pedido no aparece en Progreso de pedidos
Progreso de pedidos lista solo pedidos de preventa y fabricación no enviados. En el detalle del pedido en Shopify, verifica que las líneas lleven «_Made-To-Order: True» o «_Pre-order»; si no, el artículo estaba en venta normal en el momento de la compra. También ocurre que quedan filtros aplicados — bórralos y mira de nuevo.
Un aviso de retraso o confirmación de envío no llega
Comprueba el estado de esa notificación en el registro de envíos. Si está «Fallido», abre la fila para leer el error, selecciónala y pulsa «Reenviar». Si está «Enviado», el mensaje salió de tu tienda — pide al cliente que revise el spam. Confirma también en «Configuración → Plantillas de correo» que esa notificación no esté marcada como detenida.
No puedes cambiar la fecha de envío
A pedidos ya enviados o cancelados no se les puede cambiar la fecha de envío — comprueba el estado del pedido en Shopify. Si solo quieres corregir la fecha sin enviar aviso, desmarca la casilla y cámbiala.
Enviaste una notificación por error
Los correos enviados no se recuperan. Solo las filas aún «Previstas» se pueden cancelar en el registro de envíos. Para una notificación ya distribuida, envía una corrección desde la página del pedido en Shopify.
Preguntas frecuentes
¿Pulsar «Iniciar fabricación» envía un aviso al cliente?
No. El cliente solo recibe tipos de notificación fijos como la confirmación de fabricación, el aviso de retraso y la confirmación de envío. «Iniciar fabricación» es tu propio seguimiento interno. Si quieres contar que ya empezaste, escribe desde la página del pedido en Shopify.
¿Qué pasa con un pedido cuya fecha de envío ya pasó?
Su fase en Progreso de pedidos cambia a «Retrasado», y también puedes filtrar por retraso. Define una nueva fecha con «Cambiar fecha de envío» y, si hace falta, envía un aviso de retraso al cliente.
¿Puedo enviar primero solo una parte de un pedido?
Sí — la preparación parcial en Shopify permite elegir qué artículos y cantidades enviar. Para pedidos que mezclan fabricación bajo encargo y artículos normales, nuestro artículo sobre pedidos combinados explica cómo decidir tu política de envío y comunicación.
¿Y si envío un aviso de retraso por error?
Los correos enviados no se recuperan. Los avisos aún «Previstos» se pueden cancelar desde el registro de envíos. Para los ya entregados, envía una corrección desde la página del pedido en Shopify.
Precio y lo que verificamos para este artículo
SellRules tiene un único plan Launch de 7,99 dólares estadounidenses al mes, que incluye Progreso de pedidos y los correos de notificación. Hay una prueba gratuita de 10 días, facturada en USD. Para probar el flujo, crea un pedido de prueba antes de los reales y llévalo una vez por En espera, En fabricación y envío — es la forma más rápida de verlo.
Para los pasos pantalla a pantalla como crear la admisión y editar los textos de notificación, consulta el manual de uso de SellRules.
Funciones y precio verificados el 18 de septiembre de 2026, a partir de la ficha de Shopify App Store y el manual oficial.
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