Na produção por encomenda, a venda é a parte curta — a produção e o envio que vêm a seguir duram muito mais. „Quando é que prometi enviar aquela encomenda?”, „O material está atrasado, ainda chego a tempo desta?” Quanto mais encomendas entram, menos a lista mental chega.
Dois pontos contam mais na gestão de encomendas por medida: alinhar as datas prometidas e as encomendas recebidas num só lugar, e avisar o cliente antes de a data prometida passar quando vai haver atraso. Com o SellRules, integra os dois no Progresso das encomendas, que lista apenas encomendas de pré-venda e produção ainda não enviadas.
Alinhar as datas prometidas com as encomendas recebidas
O primeiro passo é cruzar „o quê, até quando, para quem” com a lista de encomendas.
Ao criar uma produção por encomenda no SellRules, o envio define-se em número de dias: «em N dias após a encomenda». A página do produto mostra «Enviado em N dias após a sua encomenda» — essa é a promessa ao cliente (a criação está no guia, em «Começar a produção por encomenda»). Esse número de dias é a data de referência para toda a gestão seguinte.
Quando uma encomenda entra, aparece no Progresso das encomendas com a fase «Em espera» e o cliente recebe uma confirmação de produção. Aqui ficam apenas encomendas de pré-venda e produção ainda não enviadas. Assim que a processa no Shopify, sai da lista — o que fica é exatamente o conjunto de promessas ainda por cumprir.
As encomendas por medida trazem a marca «_Made-To-Order: True» nas linhas do detalhe da encomenda no Shopify (as pré-vendas mostram «_Pre-order» e uma data de envio). Encomendas sem essa marca não aparecem no Progresso.
Dentro do Progresso das encomendas, cada encomenda percorre três estados:
| Fase | Estado | O que fazer a seguir |
|---|---|---|
| Em espera | A encomenda entrou, a produção não começou | Decidir a ordem de trabalho e clicar em «Iniciar produção» |
| Em produção | Está a fazê-la | Quando estiver pronta, processar no Shopify |
| Atrasada | A data de envio passou, ou foi adiada | Definir nova data e enviar aviso de atraso se necessário |
Um ponto a reter: estes estados servem o seu acompanhamento — pôr uma encomenda «Em produção» não faz o envio avançar. O envio fica registado pelo processamento feito no lado do Shopify. Trate os estados geridos pela aplicação e o trabalho manual de produzir e enviar como coisas separadas.
Decidir o que produzir primeiro numa revisão diária rápida
Quando a lista «Em espera» cresce, decidir todos os dias „por onde começo” torna-se um peso. No Progresso das encomendas filtra por fase, tipo de encomenda (pré-venda ou produção) e atraso; no topo estão os contadores de Em espera, Em produção e Atrasadas.
Para a revisão da manhã, esta ordem funciona bem:
- Filtrar por «Atrasada». Tudo o que passou da data prometida é prioridade máxima.
- Comparar as datas de envio das Em espera. Cada encomenda por medida tem a sua própria data — escolha o trabalho do dia pela data mais próxima, não pela ordem de chegada.
- Selecionar o trabalho do dia e clicar em «Iniciar produção». Pode passar várias encomendas para Em produção de uma vez.
- Levar as guias de remessa para a bancada. As guias das encomendas selecionadas imprimem-se de uma vez. O logótipo do cabeçalho troca-se em «Definições → Logótipo da guia de remessa» (PNG, JPEG, WebP ou SVG, até 300 KB).
A regra base é „data prometida mais próxima primeiro”. Se reordenar por causa de material em falta ou prazos de fornecedor, a encomenda continua visível enquanto estiver «Em espera» e retoma-a depois. O problema inverso — produção começada mas ainda «Em espera» — apaga a fronteira entre o que falta e o que está em curso.
Se só consegue produzir um número limitado de artigos, defina um limite de produção na aceitação. Quando é atingido, a aceitação pára sozinha — uma proteção contra prometer mais do que consegue fazer.
Separar as encomendas que mudam de data com «Alterar data de envio»
Material atrasado ou produção mais lenta podem fazer uma encomenda falhar a data prometida. A ferramenta para isso é «Alterar data de envio» no Progresso das encomendas.
Introduza a nova data e um motivo (máximo 500 caracteres), marque «Avisar o cliente do atraso» e execute — o cliente recebe um e-mail de aviso de atraso. Também pode alterar várias encomendas em conjunto; a mensagem mostrada após a atualização indica quantas notificações saíram.
Três limitações a conhecer:
- Datas no passado são recusadas. Não dá para recuar a promessa para „ontem” — uma alteração cria uma nova promessa.
- Datas a mais de dois anos também são recusadas.
- A encomendas já enviadas ou canceladas não se pode alterar a data de envio.
Também pode corrigir a data sem notificar — desmarque a caixa para isso. Mas quem adia datas em silêncio dá ao cliente a sensação de que a promessa mudou sozinha. Mais seguro é a regra: se a data mexe, informa-se.
Em caso de atraso, escrever antes de a data prometida passar
Num aviso de atraso, o timing é o que mais conta. Uma mensagem depois da data prometida é um pedido de desculpas; enviada logo que sabe que não chega, chega como um aviso de nova data. O ideal é escrever antes de o cliente ter de perguntar.
O texto do aviso de atraso prepara-se antes em «Definições → Modelos de e-mail». Um teste enviado para o seu próprio endereço permite verificar o texto antes de um cliente real o ver. Existem 7 tipos de notificação no total; o aviso de atraso é um deles.
Depois de enviar, confirme no registo de envios se chegou. Os estados são Previsto, Em processamento, Enviado, Falhado e Cancelado; as linhas falhadas selecionam-se e voltam à fila com «Reenviar». Avisos ainda «Previstos» podem ser cancelados — e-mails já enviados, não.
Para tudo o resto — uma mudança de morada, uma questão sobre o pedido — escreve do lado do Shopify. Na página da encomenda, abra o e-mail do cliente na secção de contacto, escreva a mensagem e envie (ajuda Shopify: gerir detalhes da encomenda).
Se o cliente diz que uma mensagem nunca chegou, veja primeiro o estado no registo de envios. «Enviado» significa que saiu da sua loja — peça-lhe para verificar o spam. Um endereço de correio gratuito como remetente (endereço de resposta) prejudica a entrega; recomenda-se um endereço do seu próprio domínio.
Processar no Shopify e reconciliar com o que falta
O processamento em si faz-se no Shopify. «Processar no Shopify» no Progresso das encomendas leva-o ao fluxo de processamento do Shopify; assim que o processamento fica registado, a confirmação de envio sai para o cliente e a encomenda deixa a lista.
Do lado do Shopify pode acrescentar um número de seguimento ou enviar só parte dos artigos de uma encomenda. As encomendas são seguidas como «não processada», «parcialmente processada» e «processada», e uma encomenda só fica completa quando todos os artigos são enviados (ajuda Shopify: processar encomendas, estados da encomenda). Para a política de envio e comunicação quando um artigo por medida e um artigo normal caem na mesma encomenda, veja o nosso artigo sobre encomendas combinadas.
A distinção a manter: uma encomenda sai do Progresso porque o seu processamento foi registado. Passá-la a «Em produção» na aplicação e enviá-la de facto são ações diferentes — a palavra final sobre „enviada ou não” é o estado da encomenda no Shopify. Como uma encomenda parcialmente enviada permanece no Progresso, vale a pena confirmar numa encomenda real sua.
Como verificação de fecho, comparar estas duas listas uma vez por semana evita falhas:
- Encomendas com estado «não processada» na lista de encomendas do Shopify
- Encomendas que ainda constam no Progresso das encomendas do SellRules
Verifique se nenhuma encomenda por medida ficou «não processada» no Shopify e, inversamente, se nenhuma encomenda no Progresso já teve o processamento registado. Para pré-vendas antigas que não aparecem numa aplicação de envios, veja o nosso artigo sobre encontrar encomendas antigas.
Um cancelamento no Shopify envia o e-mail de cancelamento e retira a encomenda da lista. Os reembolsos também se tratam do lado do Shopify.
O que a aplicação gere e o que fica manual
Uma divisão clara de papéis ajuda a reencontrar o caminho quando surge uma dúvida.
| Tarefa | Responsável |
|---|---|
| Estados Em espera / Em produção / Atrasada e contagens | SellRules (Progresso das encomendas) |
| E-mails de confirmação de produção, aviso de atraso, confirmação de envio e cancelamento | SellRules (envio automático, texto editável) |
| Alterar a data de envio e desencadear avisos de atraso | Você, no Progresso das encomendas |
| Produção, embalagem, organização do envio, envio parcial, reembolsos | Você (admin Shopify e meio de envio) |
| Duração da produção e volume aceitável | Você (a indicação «em N dias» e o limite de produção na aceitação) |
O que a aplicação gere acaba em „que encomenda está em que estado” e „avisar o cliente”. Produzir, embalar e enviar continuam a ser o seu trabalho. Em contrapartida: se mantiver os estados a avançar corretamente, as encomendas por tratar e os contactos esquecidos tornam-se visíveis no ecrã.
Quando algo não funciona: verificar por esta ordem
Uma encomenda não aparece no Progresso das encomendas
O Progresso lista apenas encomendas de pré-venda e produção não enviadas. No detalhe da encomenda no Shopify, verifique se as linhas trazem «_Made-To-Order: True» ou «_Pre-order»; se não, o artigo estava em venda normal no momento da compra. Filtros que ficaram aplicados também acontecem — limpe-os e olhe de novo.
Um aviso de atraso ou confirmação de envio não chega
Verifique o estado dessa notificação no registo de envios. Se estiver «Falhado», abra a linha para ler o erro, selecione-a e clique em «Reenviar». Se estiver «Enviado», a mensagem saiu da sua loja — peça ao cliente para verificar o spam. Confirme também em «Definições → Modelos de e-mail» que essa notificação não está marcada como parada.
Não consegue alterar a data de envio
Às encomendas já enviadas ou canceladas não se pode alterar a data de envio — verifique o estado da encomenda no Shopify. Se só quer corrigir a data sem enviar aviso, desmarque a caixa e altere-a.
Enviou uma notificação por engano
Os e-mails enviados não se recuperam. Só as linhas ainda «Previstas» podem ser canceladas no registo de envios. Para uma notificação já distribuída, envie uma correção a partir da página da encomenda no Shopify.
Perguntas frequentes
Clicar em «Iniciar produção» envia uma notificação ao cliente?
Não. O cliente só recebe tipos de notificação definidos, como a confirmação de produção, o aviso de atraso e a confirmação de envio. «Iniciar produção» é o seu acompanhamento interno. Se quiser dizer que já começou, escreva a partir da página da encomenda no Shopify.
O que acontece a uma encomenda cuja data de envio já passou?
A sua fase no Progresso das encomendas muda para «Atrasada», e também pode filtrar por atraso. Defina uma nova data em «Alterar data de envio» e, se necessário, envie um aviso de atraso ao cliente.
Posso enviar primeiro só uma parte de uma encomenda?
Sim — o processamento parcial no Shopify permite escolher os artigos e quantidades a enviar. Para encomendas que misturam produção por encomenda e artigos normais, o nosso artigo sobre encomendas combinadas explica como definir a sua política de envio e comunicação.
E se eu enviar um aviso de atraso por engano?
Os e-mails enviados não se recuperam. Os avisos ainda «Previstos» podem ser cancelados no registo de envios. Para os já entregues, envie uma correção a partir da página da encomenda no Shopify.
Preço e o que verificámos para este artigo
O SellRules tem um único plano Launch de 7,99 dólares americanos por mês, que inclui o Progresso das encomendas e os e-mails de notificação. Há um teste gratuito de 10 dias, faturado em USD. Para experimentar o fluxo, crie uma encomenda de teste antes das reais e leve-a uma vez por Em espera, Em produção e envio — é a forma mais rápida de ver.
Para os passos ecrã a ecrã como criar a aceitação e editar os textos de notificação, veja o guia de utilização do SellRules.
Funcionalidades e preço verificados a 18 de setembro de 2026, com base na página da Shopify App Store e no guia oficial.
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