Zodra je pre-orders of maakwerk verkoopt, krijgt elke bestelling een wachttijd tussen aankoop en verzending. Wat in die marge gebeurt — een binnenkomende pre-order, een verschoven verzenddatum — kan onopgemerkt blijven tot iemand het juiste scherm opent.
De betrouwbare aanpak: kies één meldenswaardige gebeurtenis, bepaal wie het waar moet ontvangen, en bewijs dat pad met een kleine test. SellRules biedt vier triggers aan Shopify Flow — aanmelding wachtlijst, pre-order-/bestelorder ontvangen, pre-orderstatus gewijzigd en verzendvertraging gedetecteerd — en een Flow-workflow maakt daarvan een interne e-mail of een Slack-bericht voor je team.
Dit artikel loopt door het kiezen van wat je meldt, het bouwen en testen van een workflow, het herstellen na een mislukte run, en de handmatige controle die ook na automatisering blijft.
Kies de gebeurtenis die je team moet horen
Bepaal eerst "wat de moeite van het melden waard is". Meld je alles, dan worden de meldingen zelf genegeerd. Kies de gebeurtenis waarvan het missen het meeste pijn doet.
| Gebeurtenis (SellRules-trigger) | Wanneer melden loont |
|---|---|
| Pre-order-/bestelorder ontvangen | De maker heeft een startsignaal nodig |
| Verzendvertraging gedetecteerd | Een order na de verzenddatum mag niet ongezien blijven liggen |
| Pre-orderstatus gewijzigd | Overgangen tussen aankondiging, pre-order en gewone verkoop moeten voor meerdere mensen zichtbaar zijn |
| Aanmelding wachtlijst | Wie voor aanvulling of de lancering zorgt, wil de opbouwende vraag zien |
Een maakwerkwinkel merkt "order ontvangen" toch al op in de dagelijkse ordercontrole, maar "verzenddatum verstreken" zie je alleen op het planningsscherm. Hoe langer je wachttijden, hoe meer een vertragingsgebeurtenis zijn melding verdient.
Bepaal meteen "wie het moet krijgen". Werk je alleen, dan is dat je eigen adres; is de productie gedelegeerd, dan is het het kanaal dat die persoon echt in de gaten houdt. Het bericht hoeft alleen genoeg detail te bevatten om te zeggen wie wat moet controleren — de ontvanger opent de order voor het echte oordeel.
Let op: het gaat hier om berichten aan mensen binnen de winkel. Een klant over een vertraging informeren heeft een andere ontvanger en een ander doel. Klantgerichte meldingen regelt SellRules met zijn notificatiemails en valt buiten dit artikel.
Controleer welke koppelingen beschikbaar zijn
De melding aan medewerkers combineert de Shopify Flow-koppeling van SellRules met Shopify's eigen gratis app Shopify Flow.
Aan de SellRules-kant: vier triggers en één actie
Zoals beschreven in "Hoe het in Shopify past" in de gebruikershandleiding levert SellRules:
- Triggers (melden een gebeurtenis aan Flow): aanmelding wachtlijst, pre-order-/bestelorder ontvangen, pre-orderstatus gewijzigd, verzendvertraging gedetecteerd
- Actie (Flow stuurt SellRules aan): verkoopfase omschakelen
Voor meldingen aan medewerkers gebruik je de triggerkant. De actie dient om een product vanuit Flow tussen verkoopfasen te bewegen — bijvoorbeeld terug naar gewone verkoop bij aanvulling — en valt hier buiten beschouwing.
Aan de Shopify-kant: Flow-beschikbaarheid en meldkanalen
Volgens het Shopify Help Center is Shopify Flow een gratis app voor winkels op de Basic-, Grow-, Advanced- en Plus-pakketten (het Starter-pakket valt buiten). Installeer de Flow-app uit de Shopify App Store om hem te gebruiken. De app-interface is in het Engels.
Een workflow bouw je als "trigger → voorwaarde → actie". Twee acties leveren bij medewerkers af:
| Bestemming | Past als | Eerst nodig |
|---|---|---|
| Interne e-mail versturen (Send internal email) | Jezelf of een klein groepje betrouwbaar bereiken | Alleen het bestemmingsadres; variabelen voegen het ordernummer en meer in de tekst in |
| Slack-bericht versturen | Delen met een team in een kanaal | Flow aan het Slack-account koppelen en FlowBot aan elk doelkanaal toevoegen |
Op Grow en hoger kun je ook "Send HTTP request" gebruiken om externe diensten direct te bereiken, maar de twee standaardkanalen dekken de meeste gevallen.
Voorwaarde is dat SellRules én Shopify Flow allebei in de winkel geïnstalleerd zijn. Door apps geleverde triggers bestaan alleen als app en Flow samen aanwezig zijn.
Test met een kleine opzet
Hier volgt de bouw van een workflow die "verzendvertraging gedetecteerd" per interne e-mail meldt. Het mechanisme is voor elke trigger hetzelfde.
1. Maak de workflow aan
Open Shopify Flow en maak een nieuwe workflow. Kies als trigger "Shipping delay detected" van SellRules. Zie je de SellRules-triggers niet in de lijst, controleer dan of SellRules geïnstalleerd is — de koppeling bestaat alleen als beide apps aanwezig zijn.
2. Verfijn de voorwaarde (alleen als het nodig is)
Een voorwaarde achter de trigger begrenst wat gemeld wordt — bijvoorbeeld alleen bestelorders. Het is het makkelijkst om eerst zonder voorwaarde te draaien en pas te filteren als het volume te luidruchtig wordt.
3. Bepaal bestemming en tekst
Voeg de actie "Interne e-mail versturen" toe en vul het adres van de verantwoordelijke in. Variabelen voegen het ordernummer of de productnaam in de tekst in — schrijf zo dat in één oogopslag duidelijk is wat is vertraagd. Kies voor Slack de actie "Slack-bericht versturen", rond de koppeling en de FlowBot-toevoeging af en noem het kanaal.
4. Trigger echt uitlokken en de melding zien aankomen
Zet de workflow aan, vuur de trigger onder testomstandigheden af en bevestig dat de melding aankomt. Voor "verzendvertraging gedetecteerd" maak je die toestand door bij een testorder de verzenddatum te wijzigen (de handleiding voor ordervoortgang legt uit dat orders met een verstreken of opgeschoven datum onder "Vertraagd" vallen).
Controleer of de ontvangen melding de juiste ordergegevens op de juiste bestemming toont. Workflow opgeslagen en melding ontvangen zijn twee verschillende dingen — komt er niets aan, werk dan de volgende paragraaf door.
Controleer dubbelingen en mislukkingen
Bepaal na het automatiseren waar je controleert dat alles nog werkt.
- Het uitvoeringslog van Shopify Flow: elke workflow houdt een log van runs bij, mislukkingen inbegrepen. De Shopify-helppagina over het volgen van runs legt de weergaven uit. Een mislukte run kun je na het verhelpen van de oorzaak handmatig opnieuw proberen
- De aangekomen meldingen zelf: kijk wekelijks even of onderwerp en kanaal er uitzien zoals bedoeld
De klassieke dubbeling is dezelfde gebeurtenis uit twee workflows melden. Per workflow is precies één trigger mogelijk — wie "vertraging per interne mail" en "vertraging per Slack" als aparte workflows bouwt, krijgt elke vertraging twee keer. Voor een tweede bestemming hang je beter een tweede actie in dezelfde workflow.
En: verwar de vertragingsmelding aan de klant niet met de melding aan medewerkers. Het notificatievinkje bij "Verzenddatum wijzigen" in SellRules stuurt de klant een vertragingsmail. De Flow-workflow is interne post — geen klant ziet die. Omdat een nieuwe poging de triggerdata van de oorspronkelijke run gebruikt, kan herhaald opnieuw proberen dezelfde melding meerdere keren bezorgen.
Ken de veelvoorkomende bezorgfouten vooraf. Bij Slack is het typisch een uit het kanaal verwijderde FlowBot of een koppeling die opnieuw geautoriseerd moet worden. Bij interne e-mail verdenk je eerst een typfout in het adres of de spammap.
Uitschakelen is simpel: zet de workflow uit in Flow en de meldingen stoppen, zonder je SellRules-instellingen of de klantmails aan te raken.
Houd een handmatige controle in de routine
Een melding is een ingang voor aandacht, niet de afhandeling zelf. Ook na automatiseren blijft er een stap waarin een mens echte orders bekijkt. Op pakketten zonder Flow is die handmatige kring sowieso de hoofdweg.
Ordervoortgang in SellRules toont alleen onverzonden pre-order- en bestelorders onder "In afwachting", "In productie" en "Vertraagd", met tellers bovenaan. Maak van "dit scherm 's ochtends of vóór het verzendwerk openen" een vaste gewoonte — zo ben je ook gedekt als een melding uitblijft. Het startscherm bundelt bovendien producten die de pre-ordergrens naderen en aankomende verkoopmomenten, en het verzendlog toont per klantmail of die Verzonden, Mislukt of nog Gepland is.
Plan wekelijks een moment om uit de cijfers vervolgstappen te bepalen, zoals in de wekelijkse pre-orderreview — daarmee vang je ook veranderingen die geen melding opperen. Voor het omliggende werk — maken, data verschuiven, klanten informeren — zie het artikel over bestelorders beheren tot aan verzending.
Veelgestelde vragen
Kost het gebruik van Shopify Flow extra?
Shopify Flow zelf is een gratis app, maar werkt alleen voor winkels op de Basic-, Grow-, Advanced- en Plus-pakketten — het Starter-pakket valt buiten. Aan de SellRules-kant zit de Flow-koppeling in het Launch-pakket ($7,99/maand) met alle functies erbij, zonder meerprijs voor de integratie.
Wat is het verschil tussen een melding aan medewerkers en de notificatiemails aan klanten?
De zeven meldingen die SellRules verstuurt (vertragingsmelding, verzendbevestiging enzovoort) gaan allemaal naar je klanten. Het bereiken van medewerkers is een aparte zaak die een Shopify Flow-workflow regelt met de actie "Interne e-mail versturen" of een Slack-bericht. De ontvangers verschillen, dus je beheert beide kanalen apart.
Kan één workflow twee verschillende gebeurtenissen volgen?
Nee. Per workflow stel je precies één trigger in. Wil je zowel "verzendvertraging gedetecteerd" als "aanmelding wachtlijst" horen, dan bouw je twee workflows. Voorwaarden en acties kun je binnen één workflow juist onbeperkt toevoegen.
Wat controleer ik als een melding niet aankomt?
Begin in het uitvoeringslog van Shopify Flow (workflow runs) om te zien of de workflow is gestart en of hij is mislukt. Controleer bij Slack of FlowBot nog lid is van het kanaal; controleer bij interne e-mail het bestemmingsadres en de spammap. Draaide er niets, kijk dan de triggervoorwaarden en de ingeschakelde status van de workflow opnieuw na.
Is het meldkanaal gekozen, dan dragen mechanisme en gewoonte het
Het complete patroon tegen het over het hoofd zien telt vier stappen: kies een meldenswaardige gebeurtenis, test klein in Flow, bevestig het gedrag in het uitvoeringslog en behoud de ordervoortgang-gewoonte. Je hoeft niet alles tegelijk te automatiseren — als al één vertraging iemand bereikt, krimpt het risico al flink.
SellRules heeft één pakket: Launch voor $7,99 per maand (USD), met alle functies inclusief de Flow-koppeling. Er zit een gratis proefperiode van 10 dagen bij, gefactureerd via de Shopify App Store. Ook de vermelding in de Shopify App Store bevestigt de koppeling onder "Works with Shopify Flow".
Heb je de geplande verkoopomschakeling zelf nog niet ingericht, begin dan met het artikel over het automatiseren van de omschakeling op het lanceermoment — zo wordt de volgorde duidelijker.
Functies en prijzen gecontroleerd op 18 september 2026, op basis van de Shopify-App-Store-vermelding, de gebruikershandleiding en de Shopify-helppagina over Shopify Flow.
Verwante artikelen: Vroegtijdige en gelimiteerde verkopen als geheel bepalen / Bestelorders beheren tot aan verzending / Pre-orders wekelijks evalueren / Niet meer hoeven wachten op het lanceermoment
