Zodra de voorbestellingen lopen, stapelen de cijfers zich op: bestellingen, omzet, voorraad. En toch komt het vaak op dit neer: « ik kijk naar de cijfers, maar weet nog steeds niet wat ik hierna moet aanpassen ».
De wekelijkse evaluatie is echter eenvoudig. Periode en producten op elkaar afstemmen, omzet en openstaande bestellingen bekijken, voorraad en acceptatielimieten controleren en vervolgens één instelling kiezen om te wijzigen. Door het effect de volgende week onder dezelfde voorwaarden te checken, wordt de evaluatie meer dan alleen cijfers lezen.
Periode en producten op elkaar afstemmen
Het belangrijkste punt van een wekelijkse evaluatie is dat je elke week dezelfde meetregel gebruikt. Veranderen periode of scope, dan is niet te zien of een verschil in cijfers uit de verkoop komt of gewoon uit de voorwaarden.
- Zet de periode op « de laatste 7 dagen ». Op het homescherm van SellRules kun je omzet en aantal bestellingen van voorbestellingen en maak-op-maat schakelen op 7 dagen, 30 dagen, 90 dagen, 1 jaar of de hele periode. Voor een wekelijkse evaluatie blijf je op 7 dagen.
- Kies een dag en tijdstip. Net na een lancering of de dag na een weekend-evenement zijn de cijfers scheef: houd hetzelfde controle-moment aan.
- Noteer de scope. Bepaal vooraf of deze week over de voorbestelproducten gaat of over de te verzenden bestellingen.
- Maak de vergelijkingsvoorwaarden expliciet. De cijfers veranderen al naar gelang annuleringen en terugbetalingen wel of niet worden meegeteld. In de Shopify-verkooprapporten omvat bruto omzet lopende, geannuleerde en onbetaalde bestellingen, en netto omzet is bruto omzet minus kortingen en verkoopcorrecties (retouren, annuleringen, bestelwijzigingen enzovoort), zoals de Shopify-documentatie over verkooprapporten definieert.
Door elke week « periode, scope, meegetelde elementen » in hetzelfde document te noteren, kun je de volgende week onder identieke voorwaarden terugkijken.
Omzet en openstaande bestellingen bekijken
Met de periode vast kijk je eerst naar omzet en volumes en daarna naar de bestellingen die op een actie wachten. Niet stoppen bij « omzet is gestegen/gedaald » is precies de bedoeling van deze evaluatie.
Op het homescherm van SellRules staan naast omzet en volumes van de gekozen periode ook de eerstvolgende start van aankondiging, voorbestelling en verkoop met het aantal resterende dagen. De fasen van alle producten zijn ook per maand te zien in « Roosters → Kalenderweergave » (geel voor aankondiging, blauw voor voorbestelling, paars voor maak-op-maat, groen voor normale verkoop). Voor omzet van de hele shop of detail per product open je de verkoop- en bestelrapporten onder « Analyse → Rapporten » in de Shopify-beheerder (Shopify-rapporttypes).
Open daarna het orderproces. Alleen voorbestellingen en maak-op-maat-bestellingen die nog niet verzonden zijn verschijnen hier, met bovenaan de tellers Wachtend, In productie en Vertraagd.
| Status | Betekenis | Te doen in de evaluatie |
|---|---|---|
| Wachtend | Bestelling ontvangen, productie nog niet gestart | Selecteer welke je start en klik op « Productie starten » |
| In productie | Wordt gemaakt | Verzend in Shopify wat klaar is |
| Vertraagd | Verzenddatum overschreden of verplaatst | Verzenddatum wijzigen en zo nodig een vertragingsmelding sturen |
Vertraagde bestellingen gaan in de evaluatie het eerst. Wijzig de verzenddatum met de nieuwe datum en een reden (maximaal 500 tekens); met « Klant over vertraging informeren » aangevinkt gaat de vertragingsmail weg. Meerdere bestellingen kunnen tegelijk worden gewijzigd, en het bevestigingsbericht toont hoeveel klanten zijn geïnformeerd. Om de werkelijke verzending te controleren, kijk je of het verzendlogboek de status « verzonden » toont.
Geannuleerde bestellingen verdwijnen uit de lijst. Om de cijfers van de week te lezen, noteer je « nieuwe bestellingen » en « annuleringen of terugbetalingen » apart, zodat je de volgende week schoon kunt vergelijken. Voor het verwerken van resterende bestellingen tot aan verzending, zie het artikel over beheer van maak-op-maat- en voorbestellingen.
Voorraad en acceptatielimieten controleren
Na omzet en bestellingen zijn de instellingen aan bod die de volgende bestellingen accepteren. De voorraadalarmen op het homescherm signaleren producten op tachtig procent of meer van hun voorbestellimiet en producten met lage voorraad. De drempel voor lage voorraad stel je in via « Instellingen → Voorraadalarm », van 1 tot 999 (standaard 10).
Drie punten om te controleren:
- Nadert een product zijn voorbestellimiet? De voorbestellimiet is het maximum dat wordt geaccepteerd; zodra die bereikt is, stopt de acceptatie automatisch en wordt het product « uitverkocht ». Beslis elke week of je de limiet verhoogt of laat sluiten.
- Zijn er uitverkochte producten zonder instelling? Het homescherm toont ook uitverkochte producten die niet zijn geconfigureerd. De keuze tussen voorbestelling als de terugkeer een datum heeft en voorraadmelding als dat niet zo is, staat in het artikel over uitverkochte producten en de volgende bestelling.
- Passen de verzenddatums nog bij de productie? Een product waarvan de rij In productie groeit terwijl de verzenddatum nadert, is een kandidaat om te herzien voordat de vertragingen binnenkomen.
Slechts één instelling wijzigen
Pas niet in één keer alles aan wat opviel. Wie in dezelfde week meerdere instellingen wijzigt, kan het effect de volgende week niet meer toeschrijven. Kies voor de komende week precies één instelling.
| Wat de week liet zien | Voorbeeld van een te wijzigen instelling |
|---|---|
| Acceptatie stopte bij de limiet | Voorbestellimiet verhogen (voor zover productie en verzending volgen) |
| Wachtende bestellingen stapelden op | Moment van productiestart vastleggen, of het acceptatievenster inkorten |
| Vertragingen herhalen zich | Verzenddatuminstelling aanpassen aan de werkelijke productietijd |
| Voorbestellingen zonder zicht op terugkeer | Acceptatie stoppen en overschakelen op voorraadmelding |
| Groepsaankopen of onevenwichtige bestellingen | Aankooplimiet per bestelling of per klant toevoegen |
Een instelling wijzigen is niet het enige mogelijke resultaat. Beslissen dat « de acceptatie van dit product de volgende week ongewijzigd blijft » is ook een wekelijkse beslissing. Bij twijfel: behandel eerst wat klanten al raakt — vertragingen of gestopte acceptatie.
Stel dat een evaluatie dit oplevert: « een product met limiet 50 staat op 42 voorbestellingen en verschijnt in de voorraadalarmen », « één vertraagde bestelling », « omzet ongeveer gelijk aan de vorige week » (voorbeeldcijfers). Je wijzigt direct de verzenddatum van de vertraagde bestelling en stuurt de melding, en noteert als enige instelling voor de volgende week « voorbestellimiet naar 60 ». Wie in dezelfde week ook het acceptatievenster aanpast, kan de cijfers van de volgende week niet meer toeschrijven.
De volgende week het effect onder dezelfde voorwaarden checken
Een gewijzigde instelling bekijk je de volgende week opnieuw: zelfde dag, zelfde periode, zelfde scope. De valkuil is om de beweging van één week te lezen als « het effect van de instelling ».
- Lijn de vergelijkingsvoorwaarden uit. Noteer wat alleen die week gebeurde: een aanbieding, een post op sociale media.
- Houd annuleringen en terugbetalingen apart. Meer bestellingen mét evenveel extra annuleringen is niet hetzelfde beeld.
- Oorzakelijkheid is niet gegarandeerd. Stijgt de omzet in de week waarin de limiet is verhoogd, dan kunnen seizoen, reclame of voorraad de echte oorzaak zijn. Noteer in paren « de gewijzigde instelling » en « de cijfers van de week », observeer een paar weken en beslis dan over de volgende stap.
Aannames en grenzen bij het lezen van cijfers
- De zichtbare cijfers gaan over voorbestellingen en maak-op-maat. De omzet op het homescherm van SellRules telt de via de app beheerde voorbestel- en maak-op-maat-bestellingen op. De omzet van de hele shop en de bestellingen in normale verkoop lees je in de Shopify-rapporten: vergelijk ze niet in dezelfde mand.
- Elke indicator heeft zijn eigen definitie. Zelfs binnen de Shopify-verkooprapporten behandelen bruto en netto omzet annuleringen en terugbetalingen anders. Noteer van welke definitie een cijfer komt.
- De wekelijkse evaluatie is een beslisgewoonte, geen verkoopmachine. Cijfers bekijken heeft geen oorzakelijk verband met omzetgroei. Wat het wel doet: achterstallig werk verminderen en de volgende instelling met een reden wijzigen.
Wekelijkse checklist (klaar voor gebruik)
In dezelfde volgorde duurt een ronde elke week ongeveer 15 minuten. Printen of overnemen in je notities.
| Nr. | Te controleren | Waar kijken | Beslissing |
|---|---|---|---|
| 1 | Periode en scope gelijk aan vorige week | Je notities | Zelfde voorwaarden als vorige week? |
| 2 | Omzet en volumes van de 7 dagen | SellRules-homescherm / Shopify-rapporten | Variatie en voorwaarden noteren |
| 3 | Tellers Wachtend, In productie, Vertraagd | Orderproces | Vertragingen meteen behandelen |
| 4 | Producten op tachtig procent van de voorbestellimiet, lage voorraad | Voorraadalarmen op home | Beslissen of de limiet verandert |
| 5 | Uitverkochte producten zonder instelling | Homescherm | Voorbestelling of voorraadmelding kiezen |
| 6 | Deadlines van de volgende week | Homescherm | Lanceringen en acceptatiestarts voorbereiden |
| 7 | De ene instelling om te wijzigen | Je notities | Ook de controledatum van volgende week noteren |
Veelgestelde vragen
Hoeveel tijd kost de wekelijkse evaluatie?
De cijfers bekijken kost een paar minuten; inclusief het verwerken van wachtende of vertraagde bestellingen kost een vaste volgorde ongeveer 15 minuten. De meeste tijd gaat verloren aan uitzoeken waar je moet kijken, dus leg eerst de volgorde van de controles vast.
Als de omzet vorige week is gedaald, moet je dan meteen een instelling wijzigen?
Controleer eerst de verschillen in omstandigheden. Een aanbieding, een aanvulling, annuleringen of terugbetalingen kunnen dezelfde daling veroorzaken. Wie een instelling op één week aanpast, kan de oorzaak niet meer achterhalen: als je iets wijzigt, houd het dan bij één punt en controleer de volgende week.
Waarom verschillen de omzetcijfers tussen het homescherm van SellRules en de Shopify-rapporten?
Omdat scope en definities verschillen. De home telt bestellingen voor voorbestellingen en maak-op-maat die via de app lopen op, terwijl de Shopify-verkooprapporten de hele shop dekken en bruto omzet lopende, geannuleerde en onbetaalde bestellingen omvat. Geen van beide is fout: ze meten gewoon niet hetzelfde.
Wat doe je als eerste na het bekijken van de cijfers?
Verwerk eerst de bestellingen die nog wachten: zet Wachtend over op in productie en wijzig bij vertraging de verzenddatum met een melding. Kies daarna precies één instelling om te wijzigen. Bij twijfel: controleer eerst of er vertragingen zijn.
Kan dezelfde evaluatie ook zonder de app?
Ja. Met de verkoop- en bestelrapporten onder « Analyse → Rapporten » en de bestellingenlijst is dezelfde wekelijkse volgorde ook in de standaardbeheerder mogelijk. De app beperkt alleen het aantal schermen: omzet van voorbestellingen en maak-op-maat en voorraadalarmen staan samen op het homescherm.
Waarmee verder
Wanneer de evaluatie vertragingen of achterstallig werk laat zien, beschrijft het artikel over beheer van maak-op-maat- en voorbestellingen de verwerking van elke bestelling tot aan verzending. Om een gedetecteerde vertraging of een nieuwe voorbestelling automatisch aan je team te melden, zie ook SellRules met Shopify Flow.
Functionaliteit en prijzen gecontroleerd op 18 september 2026, op basis van de vermelding in de Shopify App Store en de officiële gids.
Gerelateerde artikelen: Het geheel van vervroegde en beperkte verkoop bepalen / Shopify-product uitverkocht: voorbestelling of voorraadmelding? / Beheer van maak-op-maat- en voorbestellingen / SellRules met Shopify Flow
