Bij productie op bestelling is de verkoop het korte deel — het maken en verzenden daarna duurt veel langer. „Wanneer had ik die order ook alweer beloofd te versturen?”, „Het materiaal komt later, red ik deze order nog?” Hoe meer orders er binnenkomen, hoe minder een lijstje in je hoofd volstaat.
Bij het beheren van orders op bestelling draait het om twee dingen: beloofde verzenddata en binnengekomen orders op één plek afstemmen, en de klant informeren vóór de beloofde datum voorbij is als je te laat wordt. Met SellRules bouw je die twee in via de Ordervoortgang, die alleen onverzonden pre-order- en bestelorders laat zien.
Beloofde verzenddata afstemmen op de binnengekomen orders
De eerste stap is „wat, tegen wanneer, voor wie” afzetten tegen de orderlijst.
Bij het aanmaken van productie op bestelling in SellRules stel je de verzending in als een aantal dagen: «binnen N dagen na de bestelling». Op de productpagina verschijnt «Wordt binnen N dagen na je bestelling verzonden» — dat is je belofte aan de klant (het aanmaken staat in de gids onder «Productie op bestelling starten»). Dat aantal dagen is de referentiedatum voor al het beheer dat volgt.
Komt een order binnen, dan verschijnt hij in Ordervoortgang met de fase «In afwachting» en krijgt de klant een bestelbevestiging op maat. Hier staan alleen pre-order- en bestelorders die nog niet verzonden zijn. Zodra je de order in Shopify verwerkt, verdwijnt hij uit de lijst — wat overblijft, is precies de stapel beloftes die je nog niet hebt ingelost.
Bestelorders dragen in de Shopify-orderdetails het merkteken „_Made-To-Order: True” op de regels (pre-orders tonen „_Pre-order” plus een verzenddatum). Orders zonder dat merkteken verschijnen niet in Ordervoortgang.
Binnen Ordervoortgang doorloopt elke order drie toestanden:
| Fase | Toestand | Wat er nu moet |
|---|---|---|
| In afwachting | De order is binnen, je bent nog niet begonnen | Werkvolgorde bepalen en op «Productie starten» klikken |
| In productie | Je bent ermee bezig | Zodra hij klaar is, verwerken in Shopify |
| Vertraagd | De verzenddatum is verstreken of je hebt hem opgeschoven | Nieuwe datum vastleggen en zo nodig een vertragingsmelding sturen |
Eén ding om te onthouden: deze toestanden zijn voor je eigen bijhouding — een order op «In productie» zetten beweegt de verzending zelf niet vooruit. De verzending wordt vastgelegd door de verwerking aan de Shopify-kant. Behandel de toestanden die de tool beheert en het handwerk van maken en versturen als twee aparte dingen.
In een korte dagelijkse check bepalen wat je eerst maakt
Als de lijst «In afwachting» groeit, wordt het elke dag opnieuw bedenken van „waarmee begin ik” een last. In Ordervoortgang filter je op fase, ordertype (pre-order of productie) en vertraging; bovenaan staan de tellers voor In afwachting, In productie en Vertraagd.
Voor de ochtendcheck werkt deze volgorde goed:
- Filter op «Vertraagd». Alles voorbij de beloofde datum heeft de hoogste prioriteit.
- Vergelijk de verzenddata van In afwachting. Elke bestelorder heeft zijn eigen datum — kies het werk van vandaag op vroegste datum, niet op volgorde van binnenkomst.
- Selecteer het werk van vandaag en klik op «Productie starten». Meerdere orders kun je tegelijk op In productie zetten.
- Neem pakbonnen mee naar de werkbank. De pakbonnen van de geselecteerde orders druk je in één keer af. Het logo in de kop wissel je bij «Instellingen → Logo op de pakbon» (PNG, JPEG, WebP of SVG, tot 300 KB).
De basisregel is „vroegste beloofde datum eerst”. Schuif je de volgorde bij vanwege wachtend materiaal of leveranciersplanning, dan blijft de order zichtbaar zolang hij «In afwachting» is en pak je hem later terug. Het omgekeerde — al begonnen maar nog als «In afwachting» gemarkeerd — maakt de grens tussen restwerk en lopend werk onduidelijk.
Kun je maar een beperkt aantal maken, zet dan bij de aanname een productielimiet. Zodra die bereikt is, stopt de aanname vanzelf — een beveiliging tegen meer beloven dan je kunt maken.
Orders met een nieuwe datum afzonderen via «Verzenddatum wijzigen»
Later materiaal of productievertraging kan ervoor zorgen dat een order de beloofde datum niet haalt. Daarvoor is «Verzenddatum wijzigen» in Ordervoortgang bedoeld.
Vul de nieuwe datum en een reden in (maximaal 500 tekens), vink «Klant over de vertraging informeren» aan en voer uit — de klant krijgt een vertragingsmail. Meerdere orders kun je samen wijzigen; hoeveel meldingen eruit zijn gegaan, staat in het bericht na de update.
Drie beperkingen om te kennen:
- Data in het verleden worden geweigerd. De belofte kun je niet terugdraaien naar „gisteren” — een wijziging legt een nieuwe belofte vast.
- Data meer dan twee jaar vooruit worden ook geweigerd.
- Bij orders die al verzonden of geannuleerd zijn, kun je de verzenddatum niet meer wijzigen.
Je kunt de datum ook corrigeren zonder te informeren — haal dan het vinkje weg. Maar wie data stilletjes blijft verschuiven, geeft de klant het gevoel dat de belofte vanzelf veranderde. Veiliger is de regel: beweegt de datum, dan informeer je.
Bij vertraging: schrijf vóór de beloofde datum voorbij is
Bij een vertragingsbericht is timing alles. Een bericht ná de beloofde datum is een excuus; verstuur je het zodra je weet dat je het niet haalt, dan komt het binnen als een nieuwe datummelding. Ideaal is schrijven voordat de klant moet vragen.
De tekst van de vertragingsmelding bereid je voor onder «Instellingen → E-mailsjablonen». Met een testmail naar je eigen adres controleer je de tekst voordat echte klanten hem zien. Er zijn in totaal 7 meldingstypes; de vertragingsmelding is er één van.
Controleer na verzending in de verzendlog of hij aankwam. De statussen zijn Gepland, In behandeling, Verzonden, Mislukt en Geannuleerd; mislukte regels selecteer je en zet je met «Opnieuw verzenden» terug in de wachtrij. Meldingen die nog «Gepland» zijn, kun je annuleren — verzonden mails niet.
Voor al het andere — een adreswijziging, een vraag over de bestelling — schrijf je vanaf de Shopify-kant. Op de orderpagina open je in het contactblok het e-mailadres van de klant, schrijf je het bericht en verstuur je het (Shopify Help: orderdetails beheren).
Zegt de klant dat een bericht nooit aankwam, kijk dan eerst naar de status in de verzendlog. Bij «Verzonden» heeft het je shop verlaten — vraag de klant in de spammap te kijken. Een gratis mailadres als afzender (antwoordadres) maakt bezorging onbetrouwbaarder; een adres op je eigen domein is aan te raden.
Verwerken in Shopify en afstemmen op wat er nog ligt
De verwerking zelf doe je in Shopify. «Verwerken in Shopify» in Ordervoortgang brengt je naar de fulfilmentstroom van Shopify; zodra de verwerking is vastgelegd, gaat de verzendbevestiging naar de klant en verdwijnt de order uit de lijst.
Aan de Shopify-kant kun je een trackingnummer toevoegen of slechts een deel van de artikelen van een order versturen. Orders worden bijgehouden als «niet verwerkt», «gedeeltelijk verwerkt» en «verwerkt», en een order is pas compleet als alle artikelen verzonden zijn (Shopify Help: orders verwerken, orderstatussen). Hoe je verzending en communicatie regelt als een bestelartikel en een gewoon artikel in dezelfde order terechtkomen, beschrijft ons artikel over gecombineerde orders.
Het onderscheid om te bewaren: een order verlaat Ordervoortgang omdat zijn verwerking is vastgelegd. Hem in de app op «In productie» zetten en hem daadwerkelijk versturen zijn twee verschillende handelingen — het laatste woord over „verzonden of niet” heeft de orderstatus in Shopify. Hoe een deels verzonden order in Ordervoortgang blijft staan, controleer je het best aan een echte eigen order.
Als afsluitende controle loont het om deze twee lijsten wekelijks naast elkaar te leggen:
- Orders met status «niet verwerkt» in de Shopify-orderlijst
- Orders die nog in de Ordervoortgang van SellRules staan
Controleer of geen enkele bestelorder in Shopify nog «niet verwerkt» is en omgekeerd, of geen order in de voortgang is blijven staan waarvan de verwerking al is vastgelegd. Voor oudere pre-orders die niet in een verzendapp verschijnen, zie ons artikel over het terugvinden van oudere orders.
Een annulering in Shopify verstuurt de annuleringsmail en haalt de order uit de lijst. Ook terugbetalingen regel je aan de Shopify-kant.
Wat de app beheert en wat handmatig blijft
Een heldere rolverdeling helpt je de weg terug te vinden bij twijfel.
| Taak | Verantwoordelijke |
|---|---|
| Toestanden In afwachting / In productie / Vertraagd en tellers | SellRules (Ordervoortgang) |
| Mails voor bestelbevestiging op maat, vertragingsmelding, verzendbevestiging en annulering | SellRules (verzending automatisch, tekst aanpasbaar) |
| Verzenddatum wijzigen en vertragingsmeldingen triggeren | Jij, via Ordervoortgang |
| Maken, verpakken, verzendregeling, deelverzending, terugbetalingen | Jij (Shopify-admin en verzendmethode) |
| Productieduur en aanneembaar volume | Jij (de aanduiding «N dagen» en de productielimiet bij aanname) |
Wat de app beheert stopt bij „welke order in welke toestand staat” en „de klant informeren”. Maken, verpakken en versturen blijft jouw werk. Andersom geldt: houd je de toestanden netjes bij, dan worden achtergebleven orders en vergeten klantcontacten zichtbaar op het scherm.
Als iets niet werkt: in deze volgorde controleren
Een order verschijnt niet in Ordervoortgang
Ordervoortgang toont alleen onverzonden pre-order- en bestelorders. Controleer in de Shopify-orderdetails of de regels „_Made-To-Order: True” of „_Pre-order” dragen; zo niet, dan was het artikel op het moment van kopen in de gewone verkoop. Ook komt het voor dat filters zijn blijven staan — wis ze en kijk opnieuw.
Een vertragingsmelding of verzendbevestiging komt niet aan
Controleer de status van die melding in de verzendlog. Bij «Mislukt» open je de regel om de fout te lezen, selecteer hem en klik op «Opnieuw verzenden». Bij «Verzonden» heeft het bericht je shop verlaten — vraag de klant de spammap te checken. Controleer ook in «Instellingen → E-mailsjablonen» of die melding niet als gestopt staat gemarkeerd.
Je kunt de verzenddatum niet wijzigen
Bij orders die al verzonden of geannuleerd zijn, kun je de verzenddatum niet wijzigen — controleer de orderstatus in Shopify. Wil je alleen de datum corrigeren zonder een melding te sturen, haal dan het vinkje weg en wijzig hem.
Je hebt per ongeluk een melding verstuurd
Verzonden mails kun je niet terughalen. Alleen regels die nog «Gepland» zijn, kun je in de verzendlog annuleren. Voor een melding die al uitging, stuur je een correctie vanaf de Shopify-orderpagina.
Veelgestelde vragen
Krijgt de klant een melding als ik op «Productie starten» klik?
Nee. Klanten krijgen alleen vaste meldingstypes zoals de bestelbevestiging op maat, de vertragingsmelding en de verzendbevestiging. «Productie starten» is je eigen voortgangsbijhouding. Als je wilt vertellen dat je begonnen bent, schrijf je vanaf de Shopify-orderpagina.
Wat gebeurt er met een order waarvan de verzenddatum is verstreken?
De fase in Ordervoortgang verandert in «Vertraagd», en je kunt ook op vertraging filteren. Zet een nieuwe datum via «Verzenddatum wijzigen» en stuur zo nodig een vertragingsmelding naar de klant.
Kan ik eerst maar een deel van een order versturen?
Ja — bij de verwerking in Shopify kies je welke artikelen en aantallen je verstuurt. Voor orders waarin productie op bestelling en gewone artikelen samenkomen, legt ons artikel over gecombineerde orders uit hoe je je verzend- en communicatiebeleid bepaalt.
Wat als ik per ongeluk een vertragingsmelding verstuur?
Verzonden mails kun je niet terughalen. Meldingen die nog «Gepland» zijn, kun je in de verzendlog annuleren. Voor wat al afgeleverd is, stuur je een correctie vanaf de Shopify-orderpagina.
Prijs en wat we voor dit artikel hebben gecontroleerd
SellRules heeft één Launch-plan van 7,99 Amerikaanse dollar per maand, met Ordervoortgang en de notificatiemails inbegrepen. Er is een gratis proefperiode van 10 dagen, gefactureerd in USD. Om de werkwijze te proberen, maak je vóór de eerste echte orders een testorder aan en haalt die eenmaal door In afwachting, In productie en verzending — zo zie je het het snelst.
Voor scherm-voor-scherm stappen zoals het aanmaken van de aanname en het aanpassen van meldingsteksten, zie de SellRules-gebruikersgids.
Functies en prijs gecontroleerd op 18 september 2026, op basis van de Shopify App Store-vermelding en de officiële gids.
Verwante artikelen: Vroege verkoop en gelimiteerde verkoop bepalen / Als een pre-orderartikel en een gewoon artikel samen worden gekocht / Als een oudere pre-order niet in je verzendapp verschijnt
