Nella produzione su ordinazione, la vendita è la parte breve — produrre e spedire dopo richiede molto più tempo. „Quando avevo promesso di spedire quell'ordine?”, „Il materiale è in ritardo, ce la faccio ancora con questo?” Più ordini entrano, meno basta la lista mentale.
Due punti contano di più nella gestione degli ordini su misura: allineare le date promesse e gli ordini ricevuti in un unico posto, e informare il cliente prima che la data promessa passi quando c'è un ritardo. Con SellRules integri entrambi nell'Avanzamento ordini, che elenca solo ordini di preordine e produzione non ancora spediti.
Allineare le date promesse con gli ordini ricevuti
Il primo passo è incrociare „cosa, entro quando, per chi” con la lista degli ordini.
Quando crei una produzione su ordinazione in SellRules, la spedizione si imposta in numero di giorni: «entro N giorni dall'ordine». La pagina prodotto mostra «Spedito entro N giorni dall'ordine» — quella è la promessa al cliente (la creazione è nel manuale, sotto «Avviare la produzione su ordinazione»). Quel numero di giorni è la data di riferimento per tutta la gestione successiva.
Quando un ordine arriva, appare in Avanzamento ordini con la fase «In attesa» e il cliente riceve una conferma di produzione. Qui restano solo ordini di preordine e produzione non ancora spediti. Appena lo evadi in Shopify, esce dalla lista — ciò che rimane è esattamente l'insieme di promesse ancora da mantenere.
Gli ordini su misura portano il contrassegno «_Made-To-Order: True» sulle righe nel dettaglio ordine di Shopify (i preordini mostrano «_Pre-order» più una data di spedizione). Gli ordini senza quel contrassegno non compaiono in Avanzamento ordini.
Dentro Avanzamento ordini, ogni ordine attraversa tre stati:
| Fase | Stato | Cosa fare ora |
|---|---|---|
| In attesa | L'ordine c'è ma non hai iniziato a produrlo | Decidere l'ordine di lavoro e premere «Avvia produzione» |
| In produzione | Lo stai facendo | Quando è pronto, evaderlo in Shopify |
| In ritardo | La data di spedizione è passata, o l'hai spostata | Fissare una nuova data e inviare un avviso di ritardo se serve |
Un punto da ricordare: questi stati servono al tuo tracciamento — mettere un ordine «In produzione» non fa avanzare la spedizione. La spedizione viene registrata dall'evasione fatta sul lato Shopify. Tratta gli stati gestiti dall'app e il lavoro manuale di produrre e spedire come due cose separate.
Decidere cosa produrre per primo in un controllo quotidiano veloce
Quando la lista «In attesa» cresce, pensare ogni giorno da capo a „da dove comincio” diventa un peso. In Avanzamento ordini filtri per fase, tipo di ordine (preordine o produzione) e ritardo; in alto ci sono i conteggi di in attesa, in produzione e in ritardo.
Per il controllo del mattino, questa sequenza funziona bene:
- Filtra per «In ritardo». Tutto ciò che ha superato la data promessa ha la priorità massima.
- Confronta le date di spedizione degli In attesa. Ogni ordine su misura ha la sua data — scegli il lavoro di oggi per data più vicina, non per ordine di arrivo.
- Seleziona il lavoro di oggi e premi «Avvia produzione». Puoi passare più ordini a In produzione insieme.
- Porta le distinte al banco di lavoro. Le distinte degli ordini selezionati si stampano in blocco. Il logo in testata si cambia in «Impostazioni → Logo della distinta» (PNG, JPEG, WebP o SVG, fino a 300 KB).
La regola base è „prima la data promessa più vicina”. Se riordini per materiale in attesa o tempi dei fornitori, l'ordine resta visibile finché è «In attesa» e lo riprendi dopo. Il caso inverso — lavoro iniziato ma ancora «In attesa» — confonde il confine tra arretrati e lavoro in corso.
Se riesci a produrre solo un numero limitato di articoli, imposta un limite di produzione nella raccolta ordini. Raggiunto quello, la raccolta si ferma da sola — una protezione dal promettere più di quanto riesci a fare.
Separare gli ordini che cambiano data con «Modifica data di spedizione»
Materiale in ritardo o produzione più lenta possono far saltare la data promessa a un ordine. Lo strumento è «Modifica data di spedizione» in Avanzamento ordini.
Inserisci la nuova data e un motivo (massimo 500 caratteri), spunta «Avvisa il cliente del ritardo» ed esegui — il cliente riceve un'email di avviso di ritardo. Puoi cambiare anche più ordini insieme; il messaggio dopo l'aggiornamento indica quante notifiche sono partite.
Tre limiti da conoscere:
- Le date passate vengono rifiutate. Non si può riportare la promessa a „ieri” — una modifica fissa una nuova promessa.
- Anche le date oltre due anni vengono rifiutate.
- Agli ordini già spediti o annullati non si può più cambiare la data di spedizione.
Puoi anche correggere la data senza avvisare — togli la spunta per quello. Ma chi sposta le date in silenzio dà al cliente la sensazione che la promessa sia cambiata da sola. Più sicura la regola: se la data si muove, si informa.
In caso di ritardo, scrivere prima che la data promessa passi
In un avviso di ritardo, il tempismo è ciò che conta di più. Un messaggio dopo la data promessa è una scusa; inviato appena sai che non ce la fai, arriva come una comunicazione di nuova data. L'ideale è scrivere prima che il cliente debba chiedere.
Il testo dell'avviso di ritardo si prepara in anticipo in «Impostazioni → Modelli email». Con una prova inviata al tuo indirizzo controlli il testo prima che lo veda un cliente vero. Ci sono 7 tipi di notifica in tutto; l'avviso di ritardo è uno di questi.
Dopo l'invio, verifica nel registro invii che sia arrivato. Gli stati sono Previsto, In elaborazione, Inviata, Fallita e Annullata; le righe fallite si selezionano e si rimettono in coda con «Reinvia». Gli avvisi ancora «Previsti» si possono annullare — le email già inviate no.
Per tutto il resto — un cambio di indirizzo, una domanda sull'ordine — scrivi dal lato Shopify. Nella pagina dell'ordine apri l'email del cliente nella sezione contatti, scrivi il messaggio e invia (guida Shopify: gestire i dettagli dell'ordine).
Se il cliente dice che un messaggio non è mai arrivato, guarda prima lo stato nel registro invii. «Inviata» significa che ha lasciato il tuo negozio — chiedi di controllare lo spam. Un indirizzo di posta gratuita come mittente (indirizzo di risposta) rende la consegna più incerta; è consigliato un indirizzo del tuo dominio.
Evadere in Shopify e riconciliare con ciò che resta
L'evasione vera e propria si fa in Shopify. «Evadi in Shopify» in Avanzamento ordini ti porta al flusso di evasione di Shopify; una volta registrata l'evasione, parte la conferma di spedizione al cliente e l'ordine esce dalla lista.
Sul lato Shopify puoi aggiungere un numero di tracciamento o spedire solo parte degli articoli di un ordine. Gli ordini sono seguiti come «non evaso», «parzialmente evaso» ed «evaso», e un ordine è completo solo quando tutti gli articoli sono stati spediti (guida Shopify: evadere gli ordini, stati degli ordini). Per la politica di spedizione e comunicazione quando un articolo su misura e uno normale finiscono nello stesso ordine, vedi il nostro articolo sugli ordini combinati.
La distinzione da tenere: un ordine esce da Avanzamento ordini perché la sua evasione è stata registrata. Passarlo a «In produzione» nell'app e spedirlo davvero sono azioni diverse — la parola finale su „spedito o no” ce l'ha lo stato dell'ordine in Shopify. Come un ordine parzialmente spedito resta in Avanzamento ordini, conviene verificarlo su un ordine reale tuo.
Come controllo di chiusura, vale la pena confrontare queste due liste una volta a settimana:
- Ordini con stato «non evaso» nella lista ordini di Shopify
- Ordini che figurano ancora nell'Avanzamento ordini di SellRules
Controlla che nessun ordine su misura sia rimasto «non evaso» in Shopify e, viceversa, che nessun ordine in Avanzamento abbia già l'evasione registrata. Per i preordini più vecchi che non compaiono in un'app di spedizione, vedi il nostro articolo sul ritrovare ordini vecchi.
Un annullamento in Shopify invia l'email di annullamento e toglie l'ordine dalla lista. Anche i rimborsi si gestiscono sul lato Shopify.
Cosa gestisce l'app e cosa resta manuale
Una divisione chiara dei ruoli aiuta a ritrovare la strada quando c'è un dubbio.
| Compito | Responsabile |
|---|---|
| Stati In attesa / In produzione / In ritardo e conteggi | SellRules (Avanzamento ordini) |
| Email di conferma di produzione, avviso di ritardo, conferma di spedizione e annullamento | SellRules (invio automatico, testo modificabile) |
| Cambiare la data di spedizione e attivare gli avvisi di ritardo | Tu, da Avanzamento ordini |
| Produzione, imballaggio, organizzazione della spedizione, spedizione parziale, rimborsi | Tu (admin Shopify e metodo di spedizione) |
| Durata della produzione e volume accettabile | Tu (l'indicazione «entro N giorni» e il limite di produzione nella raccolta) |
Ciò che gestisce l'app si ferma a „quale ordine è in quale stato” e „informare il cliente”. Produrre, imballare e spedire restano lavoro tuo. In cambio: se fai avanzare gli stati correttamente, ordini arretrati e contatti dimenticati diventano visibili sullo schermo.
Quando qualcosa non funziona: controllare in quest'ordine
Un ordine non compare in Avanzamento ordini
Avanzamento ordini elenca solo ordini di preordine e produzione non spediti. Nel dettaglio ordine di Shopify verifica che le righe portino «_Made-To-Order: True» o «_Pre-order»; se no, l'articolo era in vendita normale al momento dell'acquisto. Capita anche che restino dei filtri attivi — cancellali e riguarda.
Un avviso di ritardo o una conferma di spedizione non arriva
Controlla lo stato di quella notifica nel registro invii. Se è «Fallita», apri la riga per leggere l'errore, selezionala e premi «Reinvia». Se è «Inviata», il messaggio ha lasciato il tuo negozio — chiedi al cliente di controllare lo spam. Verifica anche in «Impostazioni → Modelli email» che quella notifica non sia segnata come ferma.
Non riesci a cambiare la data di spedizione
Agli ordini già spediti o annullati non si può cambiare la data di spedizione — verifica lo stato dell'ordine in Shopify. Se vuoi solo correggere la data senza inviare avviso, togli la spunta e cambiala.
Hai inviato una notifica per errore
Le email inviate non si richiamano. Solo le righe ancora «Previste» si possono annullare dal registro invii. Per una notifica già distribuita, invia una correzione dalla pagina dell'ordine in Shopify.
Domande frequenti
Premere «Avvia produzione» invia una notifica al cliente?
No. Il cliente riceve solo tipi di notifica fissi come la conferma di produzione, l'avviso di ritardo e la conferma di spedizione. «Avvia produzione» è il tuo tracciamento interno. Se vuoi comunicare che hai iniziato, scrivi dalla pagina dell'ordine in Shopify.
Cosa succede a un ordine la cui data di spedizione è passata?
La sua fase in Avanzamento ordini diventa «In ritardo», e puoi filtrare anche per ritardo. Imposta una nuova data con «Modifica data di spedizione» e, se serve, invia un avviso di ritardo al cliente.
Posso spedire prima solo una parte di un ordine?
Sì — l'evasione parziale in Shopify permette di scegliere quali articoli e quantità spedire. Per gli ordini che mescolano produzione su ordinazione e articoli normali, il nostro articolo sugli ordini combinati spiega come decidere la politica di spedizione e comunicazione.
E se invio un avviso di ritardo per errore?
Le email inviate non si richiamano. Gli avvisi ancora «Previsti» si possono annullare dal registro invii. Per quelli già consegnati, invia una correzione dalla pagina dell'ordine in Shopify.
Prezzo e cosa abbiamo verificato per questo articolo
SellRules ha un unico piano Launch da 7,99 dollari americani al mese, che include Avanzamento ordini e le email di notifica. C'è una prova gratuita di 10 giorni, fatturata in USD. Per provare il flusso, crea un ordine di test prima di quelli veri e portalo una volta attraverso In attesa, In produzione e spedizione — è il modo più rapido per vederlo.
Per i passaggi schermo per schermo come creare la raccolta ordini e modificare i testi delle notifiche, vedi il manuale d'uso di SellRules.
Funzioni e prezzo verificati il 18 settembre 2026, sulla base della scheda Shopify App Store e del manuale ufficiale.
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