Quando accetti preordini o produzione su ordinazione, ogni ordine attraversa un'attesa tra acquisto e spedizione. Ciò che accade in quel margine — un preordine che arriva, una data di spedizione che slitta — può restare invisibile finché qualcuno non apre la schermata giusta.
Il metodo affidabile è scegliere un evento che merita una segnalazione, decidere chi deve riceverla e dove, e dimostrare quel percorso con un piccolo test. SellRules espone quattro trigger a Shopify Flow — iscrizione alla lista d'attesa, ordine di prevendita/su ordinazione ricevuto, stato di prevendita modificato e ritardo di spedizione rilevato — e un workflow di Flow può trasformarli in un'email interna o in un messaggio Slack per il tuo team.
Questo articolo percorre la scelta di cosa segnalare, la costruzione e il test di un workflow, il recupero dagli errori e il controllo manuale da mantenere anche dopo l'automazione.
Scegli l'evento che il tuo team deve ricevere
Per prima cosa decidi «cosa merita una segnalazione». Segnalare tutto significa far ignorare le segnalazioni stesse. Scegli l'evento la cui perdita costa di più.
| Evento (trigger di SellRules) | Quando conviene segnalarlo |
|---|---|
| Ordine di prevendita/su ordinazione ricevuto | Chi produce ha bisogno di un segnale di partenza |
| Ritardo di spedizione rilevato | Un ordine oltre la data di spedizione non deve restare invisibile finché nessuno apre l'elenco |
| Stato di prevendita modificato | Le transizioni tra annuncio, prevendita e vendita normale devono essere visibili a più persone |
| Iscrizione alla lista d'attesa | Chi gestisce il riassortimento o il lancio vuole vedere la domanda crescere |
Un laboratorio di produzione nota comunque «ordine ricevuto» nel controllo quotidiano, ma «data di spedizione superata» compare solo sulla schermata di pianificazione. Più lunghe sono le tue attese, più un evento di ritardo merita la sua segnalazione.
Decidi subito anche «chi deve riceverlo». Se lavori da solo è il tuo indirizzo; se la produzione è delegata, è il canale che quella persona segue davvero. Al messaggio basta il dettaglio sufficiente a dire chi deve controllare cosa — il destinatario apre l'ordine per la valutazione vera.
Attenzione: qui parliamo di messaggi verso le persone del negozio. Avvisare un cliente di un ritardo ha un altro destinatario e un altro scopo. Le notifiche ai clienti sono gestite dalle email di notifica di SellRules e non sono l'argomento di questo articolo.
Verifica le integrazioni disponibili
La segnalazione allo staff combina l'integrazione Shopify Flow di SellRules con l'app gratuita di Shopify, Shopify Flow.
Dal lato SellRules: quattro trigger e un'azione
Come descritto nella sezione «Come si integra con Shopify» della guida utente, SellRules fornisce:
- Trigger (segnalano un evento a Flow): iscrizione alla lista d'attesa, ordine di prevendita/su ordinazione ricevuto, stato di prevendita modificato, ritardo di spedizione rilevato
- Azione (Flow comanda SellRules): cambia fase di vendita
Per le segnalazioni allo staff usi i trigger. L'azione serve a spostare un prodotto tra le fasi di vendita da Flow — per esempio tornare alla vendita normale al riassortimento — e non è trattata qui.
Dal lato Shopify: disponibilità di Flow e canali di uscita
Secondo il Centro assistenza Shopify, Shopify Flow è un'app gratuita per i negozi con i piani Basic, Grow, Advanced e Plus (il piano Starter è escluso). Per usarlo installa l'app Flow dal Shopify App Store. L'interfaccia dell'app è in inglese.
Un workflow si costruisce come «trigger → condizione → azione». Due azioni consegnano allo staff:
| Destinazione | Ideale quando | Serve prima |
|---|---|---|
| Invia email interna (Send internal email) | Raggiungere te stesso o un piccolo gruppo in modo affidabile | Solo l'indirizzo di destinazione; le variabili inseriscono numero d'ordine e altro nel corpo |
| Invia messaggio Slack | Condividere con il team in un canale | Collegare Flow all'account Slack e aggiungere FlowBot a ogni canale di destinazione |
Su Grow e superiori puoi usare anche «Send HTTP request» per chiamare direttamente servizi esterni, ma i due canali standard coprono la maggior parte dei casi.
Il prerequisito è che SellRules e Shopify Flow siano entrambi installati nel negozio. I trigger forniti dalle app esistono solo quando app e Flow sono presenti insieme.
Prova con un ambito piccolo
Ecco la costruzione di un workflow che segnala «ritardo di spedizione rilevato» via email interna. La meccanica è identica per ogni trigger.
1. Crea il workflow
Apri Shopify Flow e crea un nuovo workflow. Come trigger scegli «Shipping delay detected» di SellRules. Se i trigger di SellRules non compaiono nell'elenco, verifica che SellRules sia installato — l'integrazione esiste solo se entrambe le app sono presenti.
2. Restringi la condizione (solo se serve)
Una condizione dopo il trigger limita ciò che viene segnalato — per esempio solo gli ordini su ordinazione. Il più semplice è partire senza condizione e filtrare dopo, se il volume diventa rumoroso.
3. Definisci destinatario e testo
Aggiungi l'azione «Invia email interna» e inserisci l'indirizzo del responsabile. Le variabili inseriscono nel corpo numero d'ordine o nome del prodotto — scrivi in modo che si capisca a colpo d'occhio cosa è slittato. Per Slack scegli invece «Invia messaggio Slack», completa la connessione e l'aggiunta di FlowBot e indica il canale.
4. Attiva davvero e guarda la segnalazione arrivare
Attiva il workflow, fai scattare il trigger in condizioni di test e conferma l'arrivo della segnalazione. Per «ritardo di spedizione rilevato» crea lo stato cambiando la data di spedizione di un ordine di prova (la guida all'avanzamento degli ordini spiega che gli ordini con data superata o posticipata finiscono in «In ritardo»).
Verifica che la segnalazione ricevuta porti i dati corretti dell'ordine alla destinazione giusta. Workflow salvato e segnalazione arrivata sono due cose diverse — se non arriva nulla, segui la sezione successiva.
Controlla duplicazioni ed errori
Dopo aver automatizzato, decidi dove verifichi che tutto continui a funzionare.
- Il registro delle esecuzioni di Shopify Flow: ogni workflow conserva uno storico delle esecuzioni, errori inclusi. La pagina di aiuto Shopify sul monitoraggio delle esecuzioni illustra le viste. Un'esecuzione fallita può essere riprovata manualmente dopo aver corretto la causa
- Le segnalazioni arrivate: una volta alla settimana controlla che oggetto e canale siano come previsto
La duplicazione classica è segnalare lo stesso evento da due workflow. Ogni workflow ha esattamente un trigger — chi costruisce «ritardo via email interna» e «ritardo via Slack» come workflow separati riceve ogni ritardo due volte. Per una seconda destinazione, meglio impilare una seconda azione nello stesso workflow.
E ancora: non confondere l'avviso di ritardo al cliente con la segnalazione allo staff. La casella di notifica in «Modifica la data di spedizione» di SellRules invia al cliente un'email di ritardo. Il workflow di Flow è posta interna — nessun cliente lo vede. Poiché un nuovo tentativo riusa i dati del trigger dell'esecuzione originale, riprovare più volte può consegnare la stessa segnalazione più volte.
Conosci in anticipo gli errori di consegna tipici. Per Slack sono di solito un FlowBot rimosso dal canale o una connessione da ri-autorizzare. Per l'email interna sospetta per primo un errore di battitura nell'indirizzo o la cartella spam.
Disattivare è semplice: spegni il workflow in Flow e le segnalazioni si fermano, senza toccare le impostazioni di SellRules né le email ai clienti.
Mantieni un controllo manuale nella routine
Una segnalazione è la porta dell'attenzione, non la risoluzione. Anche dopo l'automazione resta un passaggio in cui una persona guarda gli ordini veri. Sui piani senza Flow, quel ciclo manuale è comunque la via principale.
L'avanzamento degli ordini di SellRules elenca solo gli ordini di prevendita e su ordinazione non ancora spediti, sotto «In attesa», «In produzione» e «In ritardo», con i contatori in alto. Rendere «aprire questa schermata al mattino o prima del lavoro di spedizione» un'abitudine fissa ti protegge anche quando una segnalazione non parte. La schermata iniziale raccoglie inoltre i prodotti vicini al limite di prevendita e le prossime scadenze di vendita, e il registro degli invii mostra per ogni email al cliente se è Inviata, Fallita o ancora Programmata.
Ogni settimana riserva un momento per decidere i passi successivi dai numeri, come nella revisione settimanale dei preordini — così cogli anche i cambiamenti che nessuna segnalazione indica. Per il lavoro intorno — produrre, spostare le date, informare la clientela — vedi l'articolo su gestire gli ordini su ordinazione fino alla spedizione.
Domande frequenti
Usare Shopify Flow comporta un costo aggiuntivo?
Shopify Flow è un'app gratuita, ma funziona solo per i negozi con i piani Basic, Grow, Advanced e Plus — il piano Starter è escluso. Dal lato SellRules, l'integrazione con Flow è inclusa nel piano Launch (7,99 USD/mese) con tutte le funzionalità, senza supplemento per l'integrazione.
Che differenza c'è tra una segnalazione allo staff e le email di notifica ai clienti?
Le sette notifiche inviate da SellRules (avviso di ritardo, conferma di spedizione e così via) sono tutte rivolte alla clientela. Avvisare lo staff è una questione separata, gestita da un workflow di Shopify Flow con l'azione «Invia email interna» o un messaggio Slack. I destinatari sono diversi, quindi gestisci i due canali separatamente.
Un workflow può monitorare due eventi diversi?
No. Ogni workflow accetta esattamente un trigger. Per essere avvisati sia del «ritardo di spedizione rilevato» sia dell'«iscrizione alla lista d'attesa» servono due workflow. Condizioni e azioni, invece, possono essere aggiunte in numero illimitato dentro un singolo workflow.
Cosa controllo quando una segnalazione non arriva?
Inizia dal registro delle esecuzioni di Shopify Flow (esecuzioni dei workflow) per vedere se il workflow è partito e se è fallito. Per Slack, verifica che FlowBot sia ancora membro del canale; per l'email interna, controlla l'indirizzo di destinazione e la cartella spam. Se non è partito nulla, ricontrolla le condizioni del trigger e lo stato di attivazione del workflow.
Scelto il canale di segnalazione, meccanismo e abitudine fanno il resto
Il modello completo contro la dimenticanza conta quattro passi: scegliere un evento da segnalare, provarlo in piccolo in Flow, confermare il comportamento nel registro delle esecuzioni e mantenere l'abitudine dell'avanzamento degli ordini. Non serve automatizzare tutto insieme — che anche un solo ritardo raggiunga qualcuno riduce già molto il rischio.
SellRules ha un unico piano: Launch a 7,99 USD al mese, con tutte le funzionalità inclusa l'integrazione con Flow. C'è una prova gratuita di 10 giorni, fatturata tramite il Shopify App Store. Anche la scheda sul Shopify App Store conferma l'integrazione alla voce «Works with Shopify Flow».
Se il passaggio programmato delle vendite non è ancora configurato, parti dall'articolo su automatizzare il cambio all'ora di lancio — la sequenza diventa più chiara.
Funzionalità e prezzi verificati il 18 settembre 2026, sulla base della scheda del Shopify App Store, della guida utente e della pagina di aiuto Shopify su Shopify Flow.
Articoli correlati: Decidere vendite anticipate e limitate nel complesso / Gestire gli ordini su ordinazione fino alla spedizione / Rivedere i preordini ogni settimana / Non dover più aspettare l'ora di lancio
