Comment gérer les numéros de suivi pour les commandes expédiées en plusieurs colis et les enregistrer dans Shopify
Vous est-il déjà arrivé de devoir diviser une commande Shopify en deux colis ou plus ?
Quand cela se produit, la gestion du suivi devient plus complexe. Une commande ne correspond plus à un seul numéro de suivi ; il faut donc un système clair pour relier les colis, les étiquettes et les enregistrements d'expédition Shopify.
Cet article explique quand les expéditions multiples se produisent, comment gérer les numéros de suivi et comment les enregistrer proprement dans Shopify.
Pourquoi une commande est divisée en plusieurs colis
À cause des limites de taille ou de poids
Click Post impose des limites strictes de taille et de poids. Si une commande combinée les dépasse, la diviser en plusieurs colis est la seule option réaliste.
À cause du rythme de stock ou des articles sur commande
Parfois, une même commande contient à la fois des articles en stock et des articles fabriqués à la demande. Dans ce cas, une partie peut partir tout de suite et le reste plus tard.
Parce que le client demande un envoi partiel en priorité
Certains clients souhaitent recevoir rapidement un article urgent. Cela crée aussi une commande expédiée en plusieurs envois.
| Motif de division | Exemple | Calendrier d'expédition |
|---|---|---|
| Limite de taille ou de poids | Un colis combiné dépasse les limites de Click Post | Plusieurs colis le même jour |
| Rythme du stock ou de la production | Certains articles sont prêts, d'autres non | À plusieurs jours ou semaines d'écart |
| Demande du client | Une partie de la commande est urgente | Selon la demande du client |
Comment gérer les numéros de suivi pour plusieurs colis
Conservez une correspondance entre numéro de commande et numéro de suivi
Le plus grand risque est de perdre le fil entre quel colis appartient à quelle commande et quel numéro de suivi appartient à quel colis.
Un simple tableur ou tableau de notes suffit :
| Numéro de commande | Colis | Numéro de suivi | Contenu | Date d'expédition |
|---|---|---|---|---|
| #1234 | 1/2 | 1234-5678-9012 | Câble TRRS x 2 | 28/03 |
| #1234 | 2/2 | 1234-5678-9013 | Keycap en résine x 3 | 28/03 |
Même une note simple vaut mieux que la mémoire.
Décidez de quelle étiquette va avec quel colis pendant l'emballage
Le moment le plus sûr pour attribuer les numéros de suivi est l'emballage, pas après. Une fois les étiquettes imprimées, décidez immédiatement quelle étiquette va sur quel colis et notez-le.
Cela évite les confusions plus tard.
Comment enregistrer des expéditions multi-colis dans Shopify
Utilisez l'expédition partielle
Dans Shopify, n'essayez pas de tout forcer dans une seule expédition si la commande part réellement en plusieurs colis. Utilisez plutôt l'expédition partielle pour que chaque colis puisse avoir ses propres informations de suivi.
Étape 1 : ouvrez la commande et choisissez les articles qui partent en premier
Dans la page de commande, sélectionnez les articles qui iront dans le premier colis.
Étape 2 : validez cette partie avec son numéro de suivi
Saisissez le numéro de suivi, choisissez le transporteur et finalisez l'expédition. Shopify envoie alors la première notification d'expédition.
Étape 3 : recommencez pour les articles restants
Lorsque le deuxième colis part, répétez le processus avec les articles restants et le second numéro de suivi.
| Action | Résultat | Notification client |
|---|---|---|
| Premier colis expédié | La commande passe en expédition partielle | Premier e-mail d'expédition envoyé |
| Deuxième colis expédié | La commande passe en expédition complète | Second e-mail d'expédition envoyé |
Cela reste beaucoup plus clair que de mélanger plusieurs numéros de suivi dans un seul envoi ambigu.
Vérifications pour éviter les erreurs
Avant l'expédition :
- Confirmez en combien de colis la commande va être divisée
- Confirmez quelle étiquette correspond à quel colis
- Confirmez que chaque numéro de suivi a bien été enregistré dans Shopify
- Confirmez que les notifications appropriées ont été envoyées
Les erreurs de suivi sont encore plus faciles à faire dans ce flux ; il est donc utile de revoir aussi les erreurs de saisie des numéros de suivi.
Si les expéditions multi-colis sont fréquentes, sortir de la saisie manuelle devient encore plus précieux.
Questions fréquentes
Q. Puis-je ajouter un autre numéro de suivi une fois la commande marquée comme expédiée ?
Oui, mais l'approche la plus propre consiste à utiliser l'expédition partielle dès que vous savez que la commande partira en plusieurs colis.
Q. Que faire si un seul des colis n'arrive pas ?
Si chaque colis a son propre numéro de suivi, vous pouvez identifier beaucoup plus facilement le colis en problème et n'enquêter que sur cette partie de l'expédition.
Q. Est-ce grave d'enregistrer la même adresse deux fois dans l'application groupée Click Post ?
Non. Tant que chaque ligne représente un colis séparé, une même adresse de destination peut tout à fait apparaître plusieurs fois.
Conclusion
Les expéditions en plusieurs colis restent gérables si vous faites systématiquement trois choses :
- Enregistrer la relation entre numéro de commande et numéro de suivi
- Séparer les expéditions dans Shopify au lieu de traiter toute la commande comme un seul colis
- Vérifier l'association étiquette-colis pendant l'emballage
Dès que les expéditions multi-colis deviennent fréquentes, les flux manuels de suivi se cassent plus facilement. Si vous voulez un moyen plus sûr de refléter les numéros de suivi dans Shopify, essayez Instant Shipping! for Click Post.
