En cuanto arrancan las preventas, los números se acumulan: pedidos, ventas, inventario. Y aun así aparece esa situación: « miro los números, pero sigo sin saber qué ajustar después ».
La revisión semanal, sin embargo, es sencilla. Alinear el período y los productos observados, comprobar las ventas y los pedidos aún pendientes, revisar el inventario y los límites de aceptación y decidir una única configuración a cambiar. Al comprobar el efecto la semana siguiente en las mismas condiciones, la revisión deja de ser solo lectura de números.
Alinear el período y los productos observados
El punto más importante de una revisión semanal es usar cada semana la misma regla de medición. Si el período o el alcance cambian, no se puede saber si una diferencia en los números viene de las ventas o simplemente de las condiciones.
- Fija el período en « últimos 7 días ». En la pantalla de inicio de SellRules, las ventas y el número de pedidos de preventa y producción bajo demanda pueden alternar entre 7 días, 30 días, 90 días, 1 año o todo el período. Para la revisión semanal, quédate en 7 días.
- Elige un día y una hora. Justo después de un lanzamiento o al día siguiente de un evento de fin de semana, los números salen sesgados: mantén el mismo momento de comprobación.
- Anota el alcance. Decide antes si la semana trata de los productos en preventa o de los pedidos por enviar.
- Haz explícitas las condiciones de comparación. Los números cambian según se incluyan o no cancelaciones y reembolsos. En los informes de ventas de Shopify, las ventas brutas incluyen pedidos pendientes, cancelados y sin pagar, y las ventas netas son las ventas brutas menos descuentos y correcciones de ventas (devoluciones, cancelaciones, modificaciones de pedidos, etc.), como define la documentación de Shopify sobre informes de ventas.
Anotando cada semana « período, alcance, elementos incluidos » en el mismo documento, la semana siguiente se puede revisar en condiciones idénticas.
Comprobar ventas y pedidos aún pendientes
Con el período fijado, mira primero ventas y volúmenes y luego los pedidos que esperan una acción. No detenerse en « las ventas subieron/bajaron » es exactamente el propósito de esta revisión.
En la pantalla de inicio de SellRules, junto a las ventas y los volúmenes del período elegido, aparecen los próximos comienzos de anuncio, preventa y venta con los días restantes. Las fases de todos los productos también se ven mes a mes en « Calendarios → Vista de calendario » (amarillo para anuncio, azul para preventa, violeta para producción bajo demanda, verde para venta normal). Para las ventas de toda la tienda o el detalle por producto, abre los informes de ventas y de pedidos en « Análisis → Informes » del panel de administración de Shopify (tipos de informes de Shopify).
A continuación abre el seguimiento de pedidos. Solo los pedidos de preventa y producción bajo demanda aún no enviados aparecen aquí, con los contadores En espera, En producción y Retrasado en la parte superior.
| Estado | Significado | Qué hacer en la revisión |
|---|---|---|
| En espera | Pedido recibido, producción aún no iniciada | Seleccionar cuáles iniciar y hacer clic en « Iniciar producción » |
| En producción | En fabricación | Enviar en Shopify los que estén listos |
| Retrasado | Fecha de envío superada o aplazada | Cambiar la fecha de envío y, si hace falta, enviar un aviso de retraso |
Los pedidos retrasados pasan primero en la revisión. Cambia la fecha de envío indicando la nueva fecha y un motivo (máximo 500 caracteres); marcando « Avisar al cliente del retraso », se envía el correo de retraso. Varios pedidos pueden modificarse a la vez, y el mensaje de confirmación muestra cuántos clientes fueron avisados. Para comprobar el envío real, verifica que el registro de envíos muestre el estado « enviado ».
Los pedidos cancelados salen de la lista. Para leer los números de la semana, anota por separado « pedidos nuevos » y « cancelaciones o reembolsos », para comparar limpiamente la semana siguiente. Para el tratamiento de los pedidos restantes hasta el envío, consulta el artículo sobre la gestión de pedidos de producción bajo demanda y preventa.
Revisar inventario y límites de aceptación
Después de ventas y pedidos, toca mirar las configuraciones que aceptan los próximos pedidos. Las alertas de inventario de la pantalla de inicio señalan los productos al ochenta por ciento o más de su límite de preventa y los productos con inventario bajo. El umbral de inventario bajo se configura en « Configuración → Alertas de inventario », de 1 a 999 (10 por defecto).
Tres puntos a comprobar:
- ¿Algún producto se acerca a su límite de preventa? El límite de preventa es el máximo aceptado; al alcanzarse, la aceptación se detiene automáticamente y el producto queda « agotado ». Cada semana decide si subir el límite o dejarlo cerrar.
- ¿Hay productos agotados sin ninguna configuración? La pantalla de inicio también lista los productos agotados no configurados. La elección entre preventa cuando la reposición tiene fecha y alerta de reposición cuando no la tiene está en el artículo sobre productos agotados y el siguiente pedido.
- ¿Las fechas de envío siguen encajando con la producción? Un producto cuya fila En producción crece mientras la fecha de envío se acerca es candidato a revisión antes de que lleguen los retrasos.
Cambiar una sola configuración
No ajustes de golpe todo lo que llamó la atención. Quien cambia varias configuraciones la misma semana no puede atribuir el efecto la semana siguiente. Para la semana que viene, elige exactamente una configuración.
| Lo que mostró la semana | Ejemplo de configuración a cambiar |
|---|---|
| La aceptación se detuvo en el límite | Subir el límite de preventa (en la medida en que producción y envío lo soporten) |
| Los pedidos en espera se acumulaban | Fijar el momento de inicio de la producción, o acortar la ventana de aceptación |
| Los retrasos se repiten | Ajustar la configuración de la fecha de envío al tiempo real de producción |
| Preventas sin reposición a la vista | Detener la aceptación y pasar a la alerta de reposición |
| Compras en lote o pedidos desequilibrados | Añadir un límite de compra por pedido o por cliente |
Cambiar una configuración no es el único resultado posible. Decidir que « la aceptación de este producto se mantiene igual la próxima semana » también es una decisión semanal. En caso de duda, trata primero lo que ya afecta a los clientes: retrasos o aceptación detenida.
Imagina una revisión que arroja: « un producto con límite de 50 preventas está en 42 y aparece en las alertas de inventario », « un pedido retrasado », « ventas prácticamente iguales a las de la semana anterior » (números de ejemplo). Cambias enseguida la fecha de envío del pedido retrasado y envías el aviso, y anotas como única configuración para la semana siguiente « llevar el límite de preventa a 60 ». Quien modifica también la ventana de aceptación la misma semana no puede atribuir los números de la semana siguiente.
La semana siguiente, comprobar el efecto en las mismas condiciones
Una configuración modificada se revisa la semana siguiente: mismo día, mismo período, mismo alcance. La trampa es leer el movimiento de una sola semana como « el efecto de la configuración ».
- Alinea las condiciones de comparación. Anota lo que ocurrió solo esa semana: una promoción, una publicación en redes.
- Mantén cancelaciones y reembolsos aparte. Más pedidos con igual número de cancelaciones de más no es el mismo panorama.
- La causalidad no está garantizada. Si las ventas suben la semana en que se subió el límite, la temporada, la publicidad o el inventario pueden ser la verdadera causa. Anota en parejas « la configuración cambiada » y « los números de la semana », observa unas semanas y decide el siguiente paso.
Premisas y límites al leer los números
- Los números visibles tratan de preventas y producción bajo demanda. Las ventas de la pantalla de inicio de SellRules suman los pedidos de preventa y producción gestionados por la app. Las ventas de toda la tienda y los pedidos en venta normal se leen en los informes de Shopify: no los compares en el mismo conjunto.
- Cada indicador tiene su definición. Incluso dentro de los informes de ventas de Shopify, las ventas brutas y netas tratan cancelaciones y reembolsos de forma distinta. Anota de qué definición viene un número.
- La revisión semanal es un hábito de decisión, no una máquina de ventas. Mirar números no tiene relación causal con el crecimiento de las ventas. Lo que hace: reducir trabajo pendiente y cambiar la siguiente configuración con una razón.
Lista de verificación semanal (lista para usar)
En el mismo orden cada semana, una ronda lleva unos 15 minutos. Para imprimir o copiar en tus notas.
| N.º | Qué comprobar | Dónde mirar | Decisión |
|---|---|---|---|
| 1 | Período y alcance iguales a los de la semana pasada | Tus notas | ¿Mismas condiciones que la semana pasada? |
| 2 | Ventas y volúmenes de los 7 días | Pantalla de inicio de SellRules / informes de Shopify | Anotar la variación y sus condiciones |
| 3 | Contadores En espera, En producción, Retrasado | Seguimiento de pedidos | Tratar los retrasos de inmediato |
| 4 | Productos al ochenta por ciento del límite de preventa, inventario bajo | Alertas de inventario del inicio | Decidir si el límite cambia |
| 5 | Productos agotados sin configuración | Pantalla de inicio | Elegir preventa o alerta de reposición |
| 6 | Plazos de la próxima semana | Pantalla de inicio | Preparar lanzamientos e inicios de aceptación |
| 7 | La única configuración a cambiar | Tus notas | Anotar también la fecha de comprobación de la semana siguiente |
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo lleva la revisión semanal?
Mirar los números lleva unos minutos; incluyendo el tratamiento de pedidos en espera o retrasados, una secuencia fija lleva unos 15 minutos. El tiempo se pierde sobre todo en decidir dónde mirar, así que fija primero el orden de las comprobaciones.
Si las ventas bajaron la semana pasada, ¿hay que cambiar una configuración de inmediato?
Comprueba primero las diferencias de condiciones. Una promoción, una reposición, cancelaciones o reembolsos pueden producir la misma bajada. Quien cambia una configuración basándose en una sola semana ya no puede identificar la causa: si cambias algo, limítate a un punto y compruébalo la semana siguiente.
¿Por qué difieren los números de ventas entre la pantalla de inicio de SellRules y los informes de Shopify?
Porque el alcance y las definiciones son distintos. El inicio suma los pedidos de preventa y producción bajo demanda gestionados por la app, mientras que los informes de ventas de Shopify cubren toda la tienda y las ventas brutas incluyen pedidos pendientes, cancelados y sin pagar. Ninguno está mal: simplemente no miden lo mismo.
Después de mirar los números, ¿por dónde empezar?
Trata primero los pedidos que siguen en espera: pasa los En espera a producción y, en caso de retraso, cambia la fecha de envío con notificación. Después, elige exactamente una configuración para modificar. En caso de duda, empieza comprobando si hay retrasos.
¿Se puede hacer la misma revisión sin la app?
Sí. Con los informes de ventas y de pedidos en « Análisis → Informes » y la lista de pedidos, la misma secuencia semanal también funciona en el panel de administración estándar. La app solo reduce el número de pantallas: las ventas de preventa y producción bajo demanda y las alertas de inventario están reunidas en la pantalla de inicio.
Para seguir
Cuando la revisión saca a la luz retrasos o trabajo pendiente, el artículo sobre la gestión de pedidos de producción bajo demanda y preventa detalla el tratamiento de cada pedido hasta el envío. Para avisar automáticamente a tu equipo de un retraso detectado o de una nueva preventa, consulta también SellRules con Shopify Flow.
Funciones y precios verificados el 18 de septiembre de 2026, a partir de la ficha en Shopify App Store y de la guía oficial.
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