Vid tillverkning på beställning är försäljningen den korta delen — tillverkningen och leveransen därefter tar mycket längre tid. „När hade jag lovat att skicka den där ordern?”, „Materialet är försenat, hinner jag med den här?” Ju fler ordrar som kommer in, desto mindre räcker listan i huvudet.
Två saker väger tyngst i hanteringen av beställningsordrar: att hålla utlovade leveransdatum och inkomna ordrar på samma ställe, och att meddela kunden innan det utlovade datumet passerat när det blir försenat. Med SellRules bygger du in båda i Orderförlopp, som bara listar förbeställningar och beställningsordrar som ännu inte skickats.
Stäm av utlovade leveransdatum mot inkomna ordrar
Första steget är att ställa „vad, till när, åt vem” mot orderlistan.
När du skapar en beställningsorder i SellRules ställs leveransen in som ett antal dagar: «inom N dagar efter beställningen». Produktsidan visar «Skickas inom N dagar efter din beställning» — det är löftet till kunden (upplägget står i guiden under «Kom igång med beställningstillverkning»). Det antalet dagar är referensdatumet för all hantering som följer.
När en order kommer in visas den i Orderförlopp med fasen «Väntar» och kunden får en beställningsbekräftelse. Här finns bara förbeställningar och beställningsordrar som ännu inte skickats. Så fort du verkställer den i Shopify lämnar den listan — det som finns kvar är exakt de löften du ännu inte har infriat.
Beställningsordrar bär märket „_Made-To-Order: True” på raderna i Shopifys orderdetaljer (förbeställningar visar „_Pre-order” plus ett leveransdatum). Ordrar utan det märket dyker inte upp i Orderförlopp.
Inne i Orderförlopp går varje order genom tre tillstånd:
| Fas | Tillstånd | Vad du gör härnäst |
|---|---|---|
| Väntar | Ordern finns men du har inte börjat | Bestäm arbetsordning och klicka på «Starta tillverkning» |
| Under tillverkning | Du håller på med den | När den är klar: verkställ i Shopify |
| Försenad | Leveransdatumet har passerat, eller du har skjutit fram det | Sätt nytt datum och skicka förseningsavisering vid behov |
En sak att komma ihåg: dessa tillstånd är för din egen uppföljning — att sätta en order till «Under tillverkning» flyttar inte fram leveransen. Leveransen registreras genom verkställandet på Shopify-sidan. Behandla tillstånden som appen sköter och det manuella arbetet med att tillverka och skicka som två skilda saker.
Bestäm vad du tillverkar först i en snabb daglig genomgång
När listan «Väntar» växer blir det en börda att varje dag fundera på nytt „var börjar jag”. I Orderförlopp filtrerar du på fas, ordertyp (förbeställning eller tillverkning) och försening; högst upp står antalen väntar, under tillverkning och försenade.
För morgongenomgången fungerar den här ordningen bra:
- Filtrera på «Försenad». Allt som passerat det utlovade datumet har högsta prioritet.
- Jämför leveransdatumen bland Väntar. Varje beställningsorder har sitt eget datum — välj dagens arbete efter tidigaste datum, inte inkomstordning.
- Markera dagens arbete och klicka på «Starta tillverkning». Du kan sätta flera ordrar till Under tillverkning samtidigt.
- Ta med följesedlarna till arbetsbänken. Följesedlarna för de markerade ordrarna skriver du ut i ett svep. Logotypen i sidhuvudet byter du under «Inställningar → Logotyp på följesedeln» (PNG, JPEG, WebP eller SVG, upp till 300 KB).
Grundregeln är „tidigaste utlovade datum först”. Om du ändrar ordningen på grund av väntande material eller leverantörsplanering syns ordern fortfarande så länge den är «Väntar» och du tar upp den senare. Det omvända — arbete påbörjat men fortfarande «Väntar» — suddar gränsen mellan rester och pågående arbete.
Kan du bara tillverka ett begränsat antal varor, sätt en tillverkningsgräns i mottagandet. När den nås stoppas mottagandet av sig självt — ett skydd mot att lova mer än du kan göra.
Avsörj ordrar som får nytt datum med «Ändra leveransdatum»
Försenat material eller långsammare tillverkning kan göra att en order missar det utlovade datumet. Verktyget är «Ändra leveransdatum» i Orderförlopp.
Fyll i det nya datumet och en orsak (högst 500 tecken), kryssa i «Meddela kunden om förseningen» och kör — kunden får ett mejl med förseningsavisering. Du kan ändra flera ordrar samtidigt; meddelandet efter uppdateringen visar hur många aviseringar som gick ut.
Tre begränsningar att känna till:
- Datum i det förflutna avvisas. Du kan inte dra tillbaka löftet till „i går” — en ändring fastställer ett nytt löfte.
- Datum mer än två år framåt avvisas också.
- För ordrar som redan skickats eller annullerats går leveransdatumet inte att ändra.
Du kan också rätta datumet utan att meddela — kryssa ur rutan för det. Men den som skjuter datum i tysthet ger kunden en känsla av att löftet ändrades av sig självt. Säkrare är regeln: rör sig datumet, informera.
Vid försening: skriv innan det utlovade datumet passerat
I en förseningsavisering är timingen det som betyder mest. Ett meddelande efter det utlovade datumet är en ursäkt; skickat så fort du vet att du inte hinner, når det fram som en avisering om nytt datum. Idealet är att skriva innan kunden behöver fråga.
Texten till förseningsaviseringen förbereder du i förväg under «Inställningar → E-postmallar». Ett test skickat till din egen adress låter dig kontrollera texten innan en riktig kund ser den. Det finns 7 aviseringstyper totalt; förseningsaviseringen är en av dem.
Efter utskicket, bekräfta i utskicksloggen att den kom fram. Statusarna är Planerad, Bearbetas, Skickad, Misslyckad och Avbruten; misslyckade rader markerar du och lägger tillbaka i kön med «Skicka igen». Aviseringar som fortfarande är «Planerade» kan avbrytas — redan skickade mejl kan inte det.
För allt annat — en adressändring, en fråga om beställningen — skriver du från Shopify-sidan. På ordersidan öppnar du kundens mejladress i kontaktblocket, skriver meddelandet och skickar det (Shopifyhjälp: hantera orderdetaljer).
Säger kunden att ett meddelande aldrig kom fram, titta först på statusen i utskicksloggen. «Skickad» betyder att det lämnade din butik — be kunden kolla skräpposten. En gratis mejladress som avsändare (svarsadress) gör leveransen mindre tillförlitlig; en adress på din egen domän rekommenderas.
Verkställ i Shopify och stäm av mot vad som återstår
Själva verkställandet gör du i Shopify. «Verkställ i Shopify» i Orderförlopp tar dig till Shopifys verkställandeflöde; när verkställandet registrerats går fraktbekräftelsen ut till kunden och ordern lämnar listan.
På Shopify-sidan kan du lägga till ett spårningsnummer eller skicka bara en del av en orders varor. Ordrar följs som «ej verkställd», «delvis verkställd» och «verkställd», och en order är först klar när alla varor har skickats (Shopifyhjälp: verkställa ordrar, orderstatusar). För leverans- och kommunikationspolicyn när en beställningsvara och en vanlig vara hamnar i samma order, se vår artikel om kombinerade ordrar.
Distinktionen att behålla: en order lämnar Orderförlopp för att dess verkställande registrerats. Att sätta den till «Under tillverkning» i appen och att faktiskt skicka den är två olika handlingar — det sista ordet om „skickad eller inte” har orderstatusen i Shopify. Hur en delvis skickad order står kvar i Orderförlopp är värt att kontrollera på en riktig egen order.
Som avslutande kontroll lönar det sig att jämföra dessa två listor en gång i veckan:
- Ordrar med status «ej verkställd» i Shopifys orderlista
- Ordrar som fortfarande finns i SellRules Orderförlopp
Kontrollera att ingen beställningsorder står kvar som «ej verkställd» i Shopify och omvänt, att ingen order i förloppet redan har verkställandet registrerat. För äldre förbeställningar som inte dyker upp i en fraktapp, se vår artikel om att hitta äldre ordrar.
En annullering i Shopify skickar annulleringsmejlet och tar bort ordern från listan. Återbetalningar sköts också på Shopify-sidan.
Vad appen sköter och vad som förblir manuellt
En tydlig rollfördelning hjälper dig hitta tillbaka vid tvivel.
| Uppgift | Ansvarig |
|---|---|
| Tillstånd Väntar / Under tillverkning / Försenad och räknare | SellRules (Orderförlopp) |
| Mejl för beställningsbekräftelse, förseningsavisering, fraktbekräftelse och annullering | SellRules (utskick automatiskt, text redigerbar) |
| Ändra leveransdatum och trigga förseningsaviseringar | Du, via Orderförlopp |
| Tillverkning, paketering, fraktarrangemang, delleverans, återbetalningar | Du (Shopify-admin och fraktsätt) |
| Tillverkningstid och mottaglig volym | Du (angivelsen «inom N dagar» och tillverkningsgränsen i mottagandet) |
Det appen sköter slutar vid „vilken order som är i vilket tillstånd” och „meddela kunden”. Att tillverka, paketera och skicka är fortfarande ditt arbete. Å andra sidan: håller du tillstånden uppdaterade blir eftersläpande ordrar och glömda kundkontakter synliga på skärmen.
När något inte fungerar: kontrollera i den här ordningen
En order dyker inte upp i Orderförlopp
Orderförlopp listar bara oskickade förbeställningar och beställningsordrar. Kontrollera i Shopifys orderdetaljer att raderna bär „_Made-To-Order: True” eller „_Pre-order”; annars stod varan i vanlig försäljning vid köptillfället. Det händer också att filter sitter kvar — rensa dem och titta igen.
En förseningsavisering eller fraktbekräftelse kommer inte fram
Kontrollera statusen för den aviseringen i utskicksloggen. Vid «Misslyckad» öppnar du raden för att läsa felet, markerar den och klickar på «Skicka igen». Vid «Skickad» har meddelandet lämnat din butik — be kunden kolla skräpposten. Kontrollera också i «Inställningar → E-postmallar» att den aviseringen inte är markerad som stoppad.
Du kan inte ändra leveransdatumet
För ordrar som redan skickats eller annullerats går leveransdatumet inte att ändra — kontrollera orderstatusen i Shopify. Vill du bara rätta datumet utan att skicka avisering, kryssa ur rutan och ändra det.
Du skickade en avisering av misstag
Redan skickade mejl går inte att ta tillbaka. Bara rader som fortfarande är «Planerade» kan avbrytas i utskicksloggen. För en avisering som redan gått ut skickar du en rättelse från Shopify-ordersidan.
Vanliga frågor
Skickas ett meddelande till kunden när jag klickar på «Starta tillverkning»?
Nej. Kunden får bara fasta aviseringstyper som beställningsbekräftelse, förseningsavisering och fraktbekräftelse. «Starta tillverkning» är din egen uppföljning. Vill du berätta att du har börjat skriver du från Shopify-ordersidan.
Vad händer med en order vars leveransdatum har passerat?
Dess fas i Orderförlopp ändras till «Försenad», och du kan även filtrera på försening. Sätt ett nytt datum via «Ändra leveransdatum» och skicka vid behov en förseningsavisering till kunden.
Kan jag skicka bara en del av en order först?
Ja — delvis verkställande i Shopify låter dig välja vilka varor och antal som skickas. För ordrar som blandar beställningsvaror och vanliga varor förklarar vår artikel om kombinerade ordrar hur du bestämmer din leverans- och kommunikationspolicy.
Vad gör jag om jag skickar en förseningsavisering av misstag?
Redan skickade mejl går inte att ta tillbaka. Aviseringar som fortfarande är «Planerade» kan avbrytas i utskicksloggen. För dem som redan levererats skickar du en rättelse från Shopify-ordersidan.
Pris och vad vi kontrollerat för den här artikeln
SellRules har en enda Launch-plan för 7,99 amerikanska dollar i månaden, som inkluderar Orderförlopp och aviseringsmejlen. Det finns en gratis provperiod på 10 dagar, fakturerad i USD. För att prova flödet, skapa en testorder före de riktiga och för den en gång genom Väntar, Under tillverkning och leverans — det är det snabbaste sättet att se.
För steg-för-steg-anvisningar som att skapa mottagandet och redigera aviseringstexterna, se SellRules användarguide.
Funktioner och pris kontrollerade den 18 september 2026, utifrån Shopify App Store-listningen och den officiella guiden.
Relaterade artiklar: Avgöra förköp och begränsad försäljning / När en förbeställningsvara och en vanlig vara köps tillsammans / När en äldre förbeställning inte syns i fraktappen
