När du tar emot förbeställningar eller tillverkning på beställning får varje order en väntetid mellan köp och leverans. Det som händer i det mellanrummet – en förbeställning som kommer in, ett leveransdatum som glider – kan förbli osynligt tills någon öppnar rätt vy.
Det tillförlitliga arbetssättet är att välja en händelse värd att meddela, bestämma vem som ska ta emot den och var, och bevisa vägen med ett litet test. SellRules exponerar fyra utlösare mot Shopify Flow – anmälan till väntelistan, förbeställnings-/beställningsorder mottagen, försäljningsstatus ändrad och leveransförsening upptäckt – och ett Flow-flöde kan förvandla dem till ett internt mejl eller ett Slack-meddelande till ditt team.
Den här artikeln går igenom valet av vad som ska meddelas, uppbyggnaden och testet av ett flöde, hanteringen av misslyckade körningar och den manuella kontroll som bör finnas kvar även efter automatiseringen.
Välj händelsen ditt team behöver höra om
Börja med att bestämma «vad som är värt ett meddelande». Meddelar du allt börjar själva meddelandena ignoreras. Välj händelsen där ett miss är dyrast.
| Händelse (SellRules-utlösare) | När det lönar sig att meddela |
|---|---|
| Förbeställnings-/beställningsorder mottagen | Den som tillverkar behöver en startsignal |
| Leveransförsening upptäckt | En order efter leveransdatum får inte ligga osynlig tills någon öppnar listan |
| Försäljningsstatus ändrad | Övergångar mellan annons, förköp och ordinarie försäljning bör synas för fler personer |
| Anmälan till väntelistan | Den som ansvarar för påfyllning eller lansering vill se efterfrågan växa |
En tillverkande verkstad märker «order mottagen» ändå i sin dagliga ordergenomgång, men «leveransdatum passerat» syns bara i planeringsvyn. Ju längre dina väntetider, desto mer förtjänar en förseningshändelse sitt meddelande.
Bestäm samtidigt «vem som ska ta emot det». Jobbar du ensam är det din egen adress; är tillverkningen delegerad är det kanalen den personen faktiskt håller ögonen på. Meddelandet behöver bara tillräckligt med detalj för att säga vem som ska kontrollera vad – mottagaren öppnar ordern för det riktiga omdömet.
Obs: här handlar det om meddelanden till personer i butiken. Att informera en kund om en försening har en annan mottagare och ett annat syfte. Kundriktade aviseringar sköter SellRules med sina notifikationsmejl och ligger utanför den här artikeln.
Kontrollera vilka integrationer som finns
Meddelandet till personalen kombinerar SellRules Shopify Flow-integration med Shopifys egen gratisapp Shopify Flow.
På SellRules-sidan: fyra utlösare och en åtgärd
Som beskrivs i avsnittet «Hur det hänger ihop med Shopify» i användarguiden tillhandahåller SellRules:
- Utlösare (meddelar en händelse till Flow): anmälan till väntelistan, förbeställnings-/beställningsorder mottagen, försäljningsstatus ändrad, leveransförsening upptäckt
- Åtgärd (Flow styr SellRules): byt försäljningsfas
För meddelanden till personal använder du utlösarna. Åtgärden används för att flytta en produkt mellan försäljningsfaser från Flow – till exempel tillbaka till ordinarie försäljning vid påfyllning – och behandlas inte här.
På Shopify-sidan: Flows tillgänglighet och leveranskanaler
Enligt Shopifys hjälpcenter är Shopify Flow en gratis app för butiker på planerna Basic, Grow, Advanced och Plus (Starter-planen omfattas inte). Installera Flow-appen från Shopify App Store för att använda den. Appens gränssnitt är på engelska.
Ett flöde byggs som «utlösare → villkor → åtgärd». Två åtgärder levererar till personalen:
| Mottagare | Passar när | Behövs först |
|---|---|---|
| Skicka internt e-postmeddelande (Send internal email) | Du själv eller en liten grupp ska nås tillförlitligt | Bara mottagaradressen; variabler sätter in ordernummer med mera i texten |
| Skicka Slack-meddelande | Dela med teamet i en kanal | Koppla Flow till Slack-kontot och lägg till FlowBot i varje målkanal |
På Grow och högre kan du även använda «Send HTTP request» för att nå externa tjänster direkt, men de två standardkanalerna täcker de flesta fall.
Förutsättningen är att SellRules och Shopify Flow båda är installerade i butiken. Utösare som tillhandahålls av appar finns bara när appen och Flow finns samtidigt.
Testa med en liten uppsättning
Här följer uppbyggnaden av ett flöde som meddelar «leveransförsening upptäckt» via internt mejl. Mekaniken är densamma för varje utlösare.
1. Skapa flödet
Öppna Shopify Flow och skapa ett nytt flöde. Välj «Shipping delay detected» från SellRules som utlösare. Om SellRules-utlösarna inte syns i listan, kontrollera att SellRules är installerat – integrationen finns bara när båda apparna finns.
2. Begränsa villkoret (bara om det behövs)
Ett villkor efter utlösaren begränsar vad som meddelas – till exempel bara beställningsordrar. Enklast är att börja utan villkor och filtrera först när volymen blir för högljudd.
3. Bestäm mottagare och text
Lägg till åtgärden «Skicka internt e-postmeddelande» och ange den ansvariga personens adress. Variabler sätter in ordernummer eller produktnamn i texten – skriv så att det direkt framgår vad som har försenats. För Slack väljer du i stället «Skicka Slack-meddelande», slutför kopplingen och tillägget av FlowBot och anger kanalen.
4. Utlös på riktigt och se meddelandet komma fram
Aktivera flödet, utlös utlösaren under testförhållanden och bekräfta att meddelandet anländer. För «leveransförsening upptäckt» skapar du tillståndet genom att ändra leveransdatumet på en testorder (guiden om orderstatus förklarar att ordrar med passerat eller framflyttat datum hamnar under «Försenade»).
Kontrollera att det mottagna meddelandet visar rätt orderuppgifter på rätt mottagare. Flöde sparat och meddelande mottaget är två olika saker – kommer inget fram, arbeta igenom nästa avsnitt.
Kontrollera dubbletter och misslyckanden
Bestäm efter automatiseringen var du kontrollerar att allt fortfarande fungerar.
- Shopify Flows körningslogg: varje flöde för en historik över körningar, misslyckanden inräknade. Shopifys hjälpsida om att övervaka körningar förklarar vyerna. En misslyckad körning kan försökas igen manuellt efter att orsaken åtgärdats
- De mottagna meddelandena själva: en gång i veckan, kontrollera att ämne och kanal ser ut som avsett
Den klassiska dubbletten är att meddela samma händelse från två flöden. Varje flöde har exakt en utlösare – den som bygger «försening via internt mejl» och «försening via Slack» som separata flöden får varje försening två gånger. För en andra mottagare, stapla hellre en andra åtgärd i samma flöde.
Och: blanda inte ihop förseningsbeskedet till kunden med meddelandet till personalen. Att kryssa i aviseringen vid «Ändra leveransdatum» i SellRules skickar kunden ett förseningsmejl. Flow-flödet är intern post – ingen kund ser det. Eftersom ett nytt försök återanvänder utlösardata från den ursprungliga körningen kan upprepade försök leverera samma meddelande flera gånger.
Känn till de vanliga leveransfelen i förväg. För Slack är det typiskt en FlowBot som tagits bort från kanalen eller en koppling som behöver godkännas på nytt. För internt mejl, misstänk först ett stavfel i adressen eller skräppostmappen.
Att stänga av är enkelt: inaktivera flödet i Flow så slutar meddelandena, utan att röra dina SellRules-inställningar eller kundmejlen.
Behåll en manuell kontroll i rutinen
Ett meddelande är en ingång till uppmärksamhet, inte själva hanteringen. Även efter automatisering ska ett steg finnas kvar där en människa tittar på de riktiga ordrarna. På planer utan Flow är den manuella loopen ändå huvudmekanismen.
Orderstatus i SellRules listar bara oskickade förbeställnings- och beställningsordrar under «Väntar», «I produktion» och «Försenade», med räknare högst upp. Gör «öppna den här vyn på morgonen eller före leveransarbetet» till en fast vana – då är du skyddad även när ett meddelande inte går iväg. Startvyn samlar dessutom produkter nära förköpsgränsen och kommande försäljningstillfällen, och utskicksloggen visar för varje kundmejl om det är Skickat, Misslyckat eller fortfarande Schemalagt.
Avsätt en tid i veckan för att bestämma nästa steg utifrån siffrorna, som i den veckovisa förbeställningsgenomgången – då fångar du även förändringar som inget meddelande rapporterar. För arbetet runt omkring – tillverka, flytta datum, informera kunderna – se artikeln om att hantera beställningsordrar fram till leverans.
Vanliga frågor
Kostar det extra att använda Shopify Flow?
Shopify Flow är en gratis app, men den är bara tillgänglig för butiker på planerna Basic, Grow, Advanced och Plus – Starter-planen omfattas inte. På SellRules-sidan ingår Flow-integrationen i Launch-planen (7,99 USD/månad) med alla funktioner, utan extra kostnad för integrationen.
Vad är skillnaden mellan ett meddelande till personalen och aviseringarna till kunderna?
De sju aviseringar som SellRules skickar (förseningsbesked, leveransbekräftelse och så vidare) går alla till dina kunder. Att nå personalen är en separat fråga som ett Shopify Flow-flöde hanterar med åtgärden «Skicka internt e-postmeddelande» eller ett Slack-meddelande. Mottagarna skiljer sig, så hantera de två kanalerna var för sig.
Kan ett flöde bevaka två olika händelser?
Nej. Varje flöde har exakt en utlösare. Vill du höra om både «leveransförsening upptäckt» och «anmälan till väntelistan» bygger du två flöden. Villkor och åtgärder kan däremot staplas obegränsat inom ett och samma flöde.
Vad kontrollerar jag när ett meddelande inte kommer fram?
Börja i Shopify Flows körningslogg (flödeskörningar) för att se om flödet startade alls och om det misslyckades. För Slack, kontrollera att FlowBot fortfarande är medlem i kanalen; för internt mejl, kontrollera mottagaradressen och skräppostmappen. Kördes inget, kontrollera utlösarvillkoren och att flödet är aktiverat.
När meddelandevägen är vald bär mekanismen och vanan resten
Det kompletta mönstret mot missade händelser har fyra steg: välj en händelse värd att meddela, testa litet i Flow, bekräfta beteendet i körningsloggen och behåll orderstatus-vanan. Du behöver inte automatisera allt på en gång – att ens en enda försening når någon krymper risken ordentligt.
SellRules har en enda plan: Launch för 7,99 USD per månad, med alla funktioner inklusive Flow-integrationen. En gratis provperiod på 10 dagar ingår, fakturerad via Shopify App Store. Även listningen i Shopify App Store bekräftar integrationen under «Works with Shopify Flow».
Har du inte satt upp den schemalagda försäljningsövergången ännu, börja med artikeln om att automatisera övergången vid lanseringstiden – då blir ordningen tydligare.
Funktioner och priser kontrollerade den 18 september 2026, baserat på listningen i Shopify App Store, användarguiden och Shopifys hjälpsida om Shopify Flow.
Relaterade artiklar: Bestämma för- och begränsade försäljningar som helhet / Hantera beställningsordrar fram till leverans / Granska förbeställningar varje vecka / Slippa vänta på lanseringstiden
