Wer Vorbestellungen annimmt, sammelt Zahlen: Bestellungen, Umsatz, Bestand. Trotzdem bleibt oft das Gefühl: „Ich sehe mir die Zahlen an, aber ich weiß nicht, was ich als Nächstes ändern soll."
Die wöchentliche Überprüfung selbst ist einfach. Zeitraum und Produkte festlegen, Umsatz und noch unbearbeitete Bestellungen prüfen, Bestand und Annahmegrenzen kontrollieren und genau eine Einstellung ändern. Wenn Sie in der Folgewoche unter denselben Bedingungen nachmessen, bleibt die Überprüfung nicht beim puren Zahlenanschauen.
Zeitraum und Produkte festlegen
Das Wichtigste bei der Wochenüberprüfung ist, jede Woche denselben Maßstab anzulegen. Wenn Zeitraum oder Umfang schwanken, lässt sich nicht unterscheiden, ob ein Zahlenunterschied eine echte Veränderung ist oder nur andere Bedingungen.
- Den Zeitraum auf „letzte 7 Tage“ festlegen. Auf dem SellRules-Startbildschirm lassen sich Umsatz und Bestellmenge für Vorverkauf und Fertigung auf Bestellung über 7 Tage, 30 Tage, 90 Tage, 1 Jahr oder den Gesamtzeitraum umschalten. Für die Wochenüberprüfung bleiben Sie bei 7 Tagen.
- Wochentag und Uhrzeit festlegen. Direkt nach einem Launch oder am Morgen nach einem Wochenend-Event sind die Zahlen verzerrt – der Prüfzeitpunkt sollte konstant bleiben.
- Den Umfang notieren. Legen Sie vorher fest, ob Sie diese Woche die Produkte im laufenden Vorverkauf oder die Bestellungen vor dem Versand betrachten.
- Beim Vergleichen die Bedingungen festhalten. Ob Stornierungen und Erstattungen einbezogen werden, verändert die Zahlen. In den Shopify-Umsatzberichten enthält der Bruttoumsatz ausstehende, stornierte und unbezahlte Bestellungen, während der Nettoumsatz dem Bruttoumsatz abzüglich Rabatten und Umsatzkorrekturen (Retouren, Stornos, Bestelländerungen u. ä.) entspricht – so definiert in der Shopify-Dokumentation zu Umsatzberichten.
Wer „Zeitraum, Umfang, was einbezogen wird“ jede Woche in dieselbe Notiz oder Tabelle schreibt, vergleicht nächste Woche unter identischen Bedingungen.
Umsatz und noch unbearbeitete Bestellungen prüfen
Mit festem Zeitraum sehen Sie zuerst Umsatz und Menge an, dann die Bestellungen, die noch auf Bearbeitung warten. Nicht bei „Umsatz gestiegen/gesunken“ stehen zu bleiben, ist der Kern dieser Überprüfung.
Auf dem SellRules-Startbildschirm stehen neben Umsatz und Menge des gewählten Zeitraums die nächsten Ankündigungs-, Vorverkaufs- und Verkaufsstarts mit den verbleibenden Tagen. Die Phasen aller Produkte sehen Sie außerdem monatsweise unter „Zeitpläne → Kalenderansicht“ (Gelb = Ankündigung, Blau = Vorverkauf, Violett = Fertigung, Grün = normaler Verkauf). Shop-weite Umsätze oder Aufschlüsselungen pro Produkt finden Sie in den Umsatz- und Bestellberichten unter „Analytics → Berichte“ im Shopify-Admin (Shopify-Berichtstypen).
Danach öffnen Sie den Bestellfortschritt. Dort stehen nur noch nicht versandte Vorverkaufs- und Fertigungsbestellungen, oben mit den Zählern für Wartend, In Fertigung und Verzögert.
| Status | Bedeutung | In der Wochenüberprüfung |
|---|---|---|
| Wartend | Bestellung eingegangen, Fertigung noch nicht begonnen | Auswählen und auf „Fertigung starten“ klicken |
| In Fertigung | Wird gerade gefertigt | Fertige Bestellungen in Shopify versenden |
| Verzögert | Versandtermin überschritten oder nach hinten verschoben | Versandtermin ändern, bei Bedarf Verzugsbenachrichtigung senden |
Verzögerte Bestellungen haben in der Wochenüberprüfung Vorrang. Ändern Sie den Versandtermin mit neuem Datum und Begründung (bis 500 Zeichen); mit dem Haken bei „Kundschaft über den Verzug informieren“ geht die Verzugsmail raus. Mehrere Bestellungen lassen sich gemeinsam ändern, und die Bestätigungsmeldung zeigt, wie viele Kund:innen benachrichtigt wurden. Ob die Benachrichtigung tatsächlich ankam, prüfen Sie im Versandprotokoll am Status „gesendet“.
Stornierte Bestellungen verschwinden aus der Liste. Notieren Sie für die Wochenzahlen „neu eingegangen“ und „storniert/erstattet“ getrennt, damit der Vergleich nächste Woche sauber bleibt. Wie die verbliebenen Bestellungen bis zum Versand betreut werden, beschreibt der Artikel zur Verwaltung von Fertigungs- und Vorbestellungen.
Bestand und Annahmegrenzen kontrollieren
Nach Umsatz und Bestellungen sind die Einstellungen dran, die die nächsten Bestellungen annehmen. Die Bestandswarnungen auf dem Startbildschirm zeigen Produkte bei achtzig Prozent oder mehr ihrer Vorverkaufsgrenze und Produkte mit wenig Bestand. Die Schwelle für wenig Bestand stellen Sie unter „Einstellungen → Bestandswarnungen“ zwischen 1 und 999 ein (Standard 10).
Drei Punkte sind zu prüfen:
- Nähert sich ein Produkt seiner Vorverkaufsgrenze? Die Vorverkaufsgrenze ist die Höchstmenge, die Sie annehmen; bei Erreichen stoppt die Annahme automatisch und das Produkt wechselt auf „ausverkauft“. Jede Woche entscheiden Sie, ob Sie die Grenze erhöhen oder schließen lassen.
- Gibt es ausverkaufte Produkte ohne jede Einstellung? Der Startbildschirm listet auch ausverkaufte Produkte ohne Konfiguration. Ob bei bekanntem Wiedereingang Vorbestellung oder bei offenem Termin Benachrichtigung bei Wiederverfügbarkeit besser passt, vergleicht der Artikel über ausverkaufte Produkte und die nächste Bestellung.
- Passen die Versandtermine noch zur Fertigung? Ein Produkt mit wachsender „In Fertigung“-Liste und nahem Versandtermin ist ein Kandidat für eine Termin-Korrektur, bevor Verzögerungen entstehen.
Genau eine Einstellung ändern
Ändern Sie nicht alles auf einmal, was Ihnen aufgefallen ist. Wer in derselben Woche mehrere Einstellungen ändert, kann nächste Woche nicht mehr sagen, was gewirkt hat. Für die kommende Woche wählen Sie genau eine Einstellung.
| Was die letzte Woche zeigte | Beispiel für die eine Einstellung |
|---|---|
| Annahme stoppte an der Grenze | Vorverkaufsgrenze erhöhen (soweit Fertigung und Versand mitkommen) |
| Wartende Bestellungen stauten sich | Zeitpunkt für den Fertigungsstart festlegen oder Annahmefenster kürzen |
| Verzögerungen häuften sich | Versandtermin-Einstellung an die reale Fertigungsdauer anpassen |
| Vorbestellungen ohne Wiedereingang in Sicht | Annahme stoppen und auf Benachrichtigung bei Wiederverfügbarkeit umstellen |
| Hamsterkäufe oder ungleiche Bestellmuster | Mengenbegrenzung pro Bestellung oder pro Kundschaft ergänzen |
Eine Änderung ist nicht das einzige Ergebnis. Auch der Beschluss „die Annahme dieses Produkts bleibt nächste Woche unverändert“ ist eine wöchentliche Entscheidung. Wenn Sie unsicher sind, gehen Sie die Punkte an, die bereits Kund:innen betreffen – Verzögerungen oder gestoppte Annahme.
Nehmen wir an, eine Wochenüberprüfung ergibt: „Ein Produkt mit Vorverkaufsgrenze 50 steht bei 42 und taucht in den Bestandswarnungen auf“, „eine verzögerte Bestellung“, „Umsatz ungefähr wie in der Vorwoche“ (Beispielwerte). Sie ändern sofort den Versandtermin der verzögerten Bestellung und senden die Benachrichtigung – und notieren als einzige Einstellung für nächste Woche „Vorverkaufsgrenze auf 60 erhöhen“. Wer Grenze und Annahmefenster in derselben Woche ändert, kann die Folgewoche nicht mehr zuordnen.
Nächste Woche unter denselben Bedingungen nachmessen
Eine geänderte Einstellung sehen Sie sich in der Folgewoche wieder an – gleicher Wochentag, gleicher Zeitraum, gleicher Umfang. Die Falle: die Bewegung einer einzigen Woche als „Wirkung der Einstellung“ zu lesen.
- Beim Vergleich die Bedingungen angleichen. Notieren Sie, was nur diese Woche passiert ist – eine Rabattaktion, ein Social-Media-Post.
- Stornierungen und Erstattungen getrennt halten. Mehr Bestellungen bei gleichzeitig mehr Stornos ist ein anderes Bild.
- Ursache ist nicht garantiert. Steigen die Umsätze in der Woche der Grenzerhöhung, können Saison, Werbung oder Bestand der Grund sein. „Geänderte Einstellung“ und „Zahlen der Woche“ als Paar notieren und einige Wochen beobachten, bevor der nächste Schritt folgt.
Annahmen und Grenzen beim Lesen der Zahlen
- Die sichtbaren Zahlen betreffen Vorverkauf und Fertigung auf Bestellung. Der Umsatz auf dem SellRules-Startbildschirm summiert die vom App verwalteten Vorverkaufs- und Fertigungsbestellungen. Shop-weite Umsätze und normale Verkäufe stehen in den Shopify-Berichten – vergleichen Sie nicht beides in einem Topf.
- Jede Kennzahl hat ihre eigene Definition. Selbst innerhalb der Shopify-Umsatzberichte behandeln Brutto- und Nettoumsatz Stornos und Erstattungen unterschiedlich. Notieren Sie, nach welcher Definition eine Zahl entstanden ist.
- Die Wochenüberprüfung ist eine Entscheidungsgewohnheit, keine Umsatzmaschine. Zahlen anzusehen und steigende Umsätze stehen in keinem ursächlichen Zusammenhang. Was sie leistet: weniger offene Arbeit und die nächste Einstellung mit Begründung ändern.
Wochen-Checkliste (direkt verwendbar)
In derselben Reihenfolge dauert ein Durchlauf etwa 15 Minuten. Zum Ausdrucken oder in Notizen übertragen.
| Nr. | Was prüfen | Wo | Entscheidung |
|---|---|---|---|
| 1 | Zeitraum und Umfang wie letzte Woche | Eigene Notiz | Gleiche Bedingungen wie letzte Woche? |
| 2 | Umsatz und Bestellmenge der 7 Tage | SellRules-Startbildschirm / Shopify-Berichte | Veränderung samt Bedingungen notieren |
| 3 | Zähler Wartend, In Fertigung, Verzögert | Bestellfortschritt | Verzögerungen sofort bearbeiten |
| 4 | Produkte bei achtzig Prozent der Vorverkaufsgrenze, wenig Bestand | Bestandswarnungen auf dem Startbildschirm | Grenzänderung entscheiden |
| 5 | Ausverkaufte Produkte ohne Einstellung | Startbildschirm | Vorbestellung oder Benachrichtigung wählen |
| 6 | Anstehende Termine der nächsten Woche | Startbildschirm | Launches und Annahmestarts vorbereiten |
| 7 | Die eine zu ändernde Einstellung | Eigene Notiz | Auch das Prüfdatum der Folgewoche notieren |
Häufige Fragen
Wie lange dauert die wöchentliche Überprüfung?
Nur die Zahlen anzusehen dauert wenige Minuten; inklusive der Bearbeitung wartender oder verzögerter Bestellungen sind es mit fester Reihenfolge etwa 15 Minuten. Zeit geht vor allem verloren, wenn man jedes Mal neu überlegt, wohin man schaut – deshalb zuerst die Reihenfolge festlegen.
Sollte ich bei einem Umsatzrückgang sofort eine Einstellung ändern?
Prüfen Sie zuerst die Unterschiede in den Bedingungen. Eine Aktion, ein Wareneingang, Stornierungen oder Erstattungen können denselben Rückgang erzeugen. Wer wegen einer einzigen Woche etwas ändert, kann die Ursache nicht mehr nachvollziehen – ändern Sie höchstens eine Sache und prüfen Sie nächste Woche.
Warum unterscheiden sich die Umsatzzahlen zwischen dem SellRules-Startbildschirm und den Shopify-Berichten?
Weil Abdeckung und Definitionen verschieden sind. Der Startbildschirm summiert die vom App verwalteten Vorverkaufs- und Fertigungsbestellungen; die Shopify-Umsatzberichte erfassen den ganzen Shop, und der Bruttoumsatz enthält auch ausstehende, stornierte und unbezahlte Bestellungen. Keiner der Werte ist falsch – sie messen nur verschiedene Bereiche.
Wo fange ich an, wenn ich nach dem Blick auf die Zahlen nicht weiß, was ich ändern soll?
Erledigen Sie zuerst die noch offenen Bestellungen: Wartende auf „In Fertigung“ setzen und bei Verzögerungen den Versandtermin ändern und benachrichtigen. Danach genau eine Einstellung ändern. Im Zweifel beginnen Sie damit zu prüfen, ob eine Bestellung verzögert ist.
Geht dieselbe Überprüfung auch ohne die App?
Ja. Mit den Umsatz- und Bestellberichten unter „Analytics → Berichte“ und der Bestellliste lässt sich dieselbe Wochenroutine im Standard-Admin abbilden. Die App reduziert nur die Zahl der Orte: Vorverkaufs- und Fertigungsumsätze sowie Bestandswarnungen liegen auf einem Startbildschirm.
Womit es weitergeht
Wenn die Wochenüberprüfung Verzögerungen oder offene Arbeit zeigt, beschreibt der Artikel zur Verwaltung von Fertigungs- und Vorbestellungen, wie einzelne Bestellungen bis zum Versand betreut werden. Um Verzugserkennung oder neue Vorbestellungen automatisch ans Team zu melden, hilft der Artikel zu SellRules mit Shopify Flow.
Funktionen und Preise geprüft am 18. September 2026 anhand des Eintrags im Shopify App Store und der offiziellen Anleitung.
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