Wer Vorverkauf oder Fertigung auf Bestellung anbietet, hat bei jeder Bestellung eine Wartezeit zwischen Kauf und Versand. Was in dieser Lücke passiert – eine Vorbestellung geht ein, ein Versandtermin verzögert sich – kann unbemerkt bleiben, bis jemand den richtigen Bildschirm öffnet.
Der verlässliche Einstieg: ein meldewürdiges Ereignis wählen, festlegen, wer es wo erhalten soll, und diesen Weg mit einem kleinen Test beweisen. SellRules stellt Shopify Flow vier Trigger bereit – Anmeldung zur Warteliste, Vorverkaufs-/Fertigungsbestellung erhalten, Vorverkaufsstatus geändert und Versandverzug erkannt – und ein Flow-Workflow kann daraus eine interne E-Mail oder eine Slack-Nachricht an Ihr Team machen.
Dieser Artikel führt durch die Auswahl dessen, was gemeldet wird, den Aufbau und Test eines Workflows, den Umgang mit Fehlern und die manuelle Kontrolle, die auch nach der Automatisierung bleiben sollte.
Das meldewürdige Ereignis auswählen
Zuerst entscheiden Sie, „was gemeldet werden soll“. Wer alles meldet, sorgt dafür, dass die Meldungen selbst übersehen werden. Wählen Sie das Ereignis, dessen Untergehen am meisten schadet.
| Ereignis (SellRules-Trigger) | Wann sich die Meldung lohnt |
|---|---|
| Vorverkaufs-/Fertigungsbestellung erhalten | Die fertigende Person braucht ein Startsignal |
| Versandverzug erkannt | Eine Bestellung nach dem Versandtermin darf nicht ungesehen liegen bleiben |
| Vorverkaufsstatus geändert | Übergänge zwischen Ankündigung, Vorverkauf und Normalverkauf sollen für mehrere Personen sichtbar sein |
| Anmeldung zur Warteliste | Wer für Nachschub oder den Launch zuständig ist, will die wachsende Nachfrage sehen |
Ein Fertigungsbetrieb bemerkt „Bestellung eingegangen“ ohnehin bei der täglichen Bestellkontrolle; „Versandtermin überschritten“ sieht dagegen nur, wer den Plan öffnet. Je länger Ihre Wartezeiten, desto eher verdient ein Verzugsereignis eine Meldung.
Legen Sie gleich fest, „wen es erreichen soll“. Wer allein arbeitet, wählt die eigene Adresse; wer die Fertigung delegiert hat, den Kanal, den diese Person wirklich beobachtet. Die Meldung braucht nur so viel Detail, dass klar ist, wer was prüfen soll – die eigentliche Entscheidung trifft die empfangende Person beim Öffnen der Bestellung.
Wichtig: Es geht hier um Meldungen an Personen im eigenen Betrieb. Ein Verzug gegenüber der Kundschaft zu kommunizieren hat eine andere Adresse und ein anderes Ziel. Kundenseitige Benachrichtigungen übernimmt SellRules mit seinen Benachrichtigungs-E-Mails und ist nicht Thema dieses Artikels.
Die verfügbaren Anbindungen prüfen
Die Meldung an Mitarbeitende kombiniert die Shopify-Flow-Anbindung von SellRules mit Shopifys eigener kostenloser App Shopify Flow.
Auf der SellRules-Seite: vier Trigger und eine Aktion
Wie im Abschnitt „Das Zusammenspiel mit Shopify“ des Benutzerhandbuchs beschrieben, stellt SellRules bereit:
- Trigger (melden Flow ein Ereignis): Anmeldung zur Warteliste, Vorverkaufs-/Fertigungsbestellung erhalten, Vorverkaufsstatus geändert, Versandverzug erkannt
- Aktion (Flow steuert SellRules): Verkaufsphase umschalten
Für Meldungen an Mitarbeitende nutzen Sie die Trigger-Seite. Die Aktion dient dazu, ein Produkt per Flow zwischen Verkaufsphasen zu bewegen – etwa bei Nachschub in den Normalverkauf zurückzuschalten – und ist hier nicht das Thema.
Auf der Shopify-Seite: Flow-Verfügbarkeit und Meldewege
Laut Shopify-Hilfebereich ist Shopify Flow eine kostenlose App für Stores auf den Plänen Basic, Grow, Advanced und Plus (der Starter-Plan ist ausgeschlossen). Zur Nutzung installieren Sie die Flow-App aus dem Shopify App Store. Die Oberfläche der App ist auf Englisch.
Ein Workflow wird als „Trigger → Bedingung → Aktion“ gebaut. Zwei Aktionen liefern an Mitarbeitende:
| Ziel | Am besten wenn | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Interne E-Mail senden (Send internal email) | Sie selbst oder ein kleiner Kreis sollen es zuverlässig bekommen | Nur die Zieladresse; Variablen fügen Bestellnummer und mehr in den Text ein |
| Slack-Nachricht senden | Ein Team soll es im Kanal sehen | Verbindung von Flow zum Slack-Konto und FlowBot in jedem Zielkanal |
Auf Grow und höher steht zusätzlich „Send HTTP request“ für externe Dienste bereit, aber die zwei Standardwege reichen für die meisten Fälle.
Voraussetzung ist, dass SellRules und Shopify Flow beide im Store installiert sind. Von Apps bereitgestellte Trigger existieren nur, wenn App und Flow gleichzeitig vorhanden sind.
Mit kleinem Rahmen testen
Am Beispiel eines Workflows, der „Versandverzug erkannt“ per interner E-Mail meldet, folgt hier die Reihenfolge des Aufbaus. Die Mechanik ist bei jedem Trigger dieselbe.
1. Workflow anlegen
Öffnen Sie Shopify Flow und erstellen Sie einen neuen Workflow. Als Trigger wählen Sie „Shipping delay detected“ von SellRules. Erscheinen die SellRules-Trigger nicht in der Liste, prüfen Sie, ob SellRules installiert ist – die Anbindung existiert nur, wenn beide Apps vorhanden sind.
2. Bedingung einschränken (nur falls nötig)
Eine Bedingung hinter dem Trigger begrenzt, was gemeldet wird – etwa nur Fertigungsbestellungen. Am einfachsten ist es, zunächst ohne Bedingung zu starten und erst zu filtern, wenn die Meldungen zu viel werden.
3. Ziel und Text festlegen
Fügen Sie die Aktion „Interne E-Mail senden“ hinzu und tragen Sie die Adresse der zuständigen Person ein. Variablen fügen Bestellnummer oder Produktname in den Text ein – formulieren Sie so, dass auf einen Blick klar ist, was sich verzögert hat. Für Slack wählen Sie stattdessen „Slack-Nachricht senden“, schließen Verbindung und FlowBot-Einrichtung ab und geben den Kanal an.
4. Wirklich auslösen und die Zustellung sehen
Aktivieren Sie den Workflow, lösen Sie den Trigger unter Testbedingungen aus und bestätigen Sie die Ankunft der Meldung. Für „Versandverzug erkannt“ erzeugen Sie den Zustand, indem Sie bei einer Testbestellung den Versandtermin ändern (im Handbuch zum Bestellfortschritt steht, dass Bestellungen nach überschrittenem oder verschobenem Termin unter „Verzögert“ landen).
Prüfen Sie, ob die empfangene Meldung die richtigen Bestelldaten am richtigen Ziel zeigt. Workflow gespeichert und Meldung angekommen sind zwei verschiedene Dinge – kommt nichts an, arbeiten Sie den nächsten Abschnitt durch.
Doppelungen und Fehler kontrollieren
Entscheiden Sie nach dem Automatisieren, wo Sie die Funktion im Blick behalten.
- Das Ausführungsprotokoll von Shopify Flow: Jeder Workflow führt ein Protokoll der Ausführungen, Fehler eingeschlossen. Die Shopify-Hilfe zum Überwachen von Ausführungen erklärt die Ansichten. Eine fehlgeschlagene Ausführung lässt sich nach der Fehlerbehebung manuell erneut starten
- Die angekommenen Meldungen selbst: Werfen Sie einmal pro Woche einen Blick auf Betreff oder Kanal, ob alles wie beabsichtigt aussieht
Die klassische Doppelung ist, dasselbe Ereignis aus zwei Workflows zu melden. Pro Workflow ist genau ein Trigger möglich – wer „Verzug per interner Mail“ und „Verzug per Slack“ als getrennte Workflows baut, bekommt jeden Verzug zweimal. Für ein zweites Ziel hängen Sie besser eine zweite Aktion in denselben Workflow.
Und: Verwechseln Sie die Verzugsmeldung an die Kundschaft nicht mit der Meldung an Mitarbeitende. Das Benachrichtigungskästchen bei „Versandtermin ändern“ in SellRules schickt dem Kunden oder der Kundin eine Verzugs-E-Mail. Der Flow-Workflow ist interne Post – kein Kunde sieht sie. Da ein Wiederholungsversuch die Trigger-Daten der ursprünglichen Ausführung nutzt, können mehrfache Wiederholungen dieselbe Meldung mehrfach zustellen.
Typische Zustellfehler sollten Sie vorweg kennen. Bei Slack sind es meist ein aus dem Kanal entfernter FlowBot oder eine nötige Neuautorisierung der Verbindung. Bei interner E-Mail verdächtigen Sie zuerst einen Tippfehler in der Adresse oder den Spam-Ordner.
Der Ausstieg ist simpel: Workflow in Flow deaktivieren, und die Meldungen stoppen – ohne die SellRules-Einstellungen oder die kundenseitigen E-Mails anzutasten.
Eine manuelle Kontrolle im Alltag behalten
Eine Meldung ist der Einstieg in die Aufmerksamkeit, nicht die Erledigung. Auch nach dem Automatisieren bleibt ein Schritt, in dem ein Mensch die echten Bestellungen ansieht. Auf Plänen ohne Flow ist dieser manuelle Kreislauf ohnehin der Hauptweg.
Der Bestellfortschritt von SellRules listet nur unverschickte Vorverkaufs- und Fertigungsbestellungen unter „Wartend“, „In Fertigung“ und „Verzögert“, mit Zählern im Kopf. „Diesen Bildschirm morgens oder vor der Versandarbeit öffnen“ als feste Gewohnheit schützt auch dann, wenn eine Meldung ausbleibt. Der Startbildschirm bündelt außerdem Produkte nahe der Vorverkaufsobergrenze und anstehende Verkaufstermine, und das Versandprotokoll zeigt je Kunden-E-Mail den Zustand Gesendet, Fehlgeschlagen oder noch Geplant.
Wöchentlich lohnt sich ein Termin, der aus den Zahlen die nächsten Schritte ableitet – wie im Artikel zum wöchentlichen Überprüfen des Vorverkaufs. Damit bemerken Sie auch Veränderungen, die keine Meldung auslöst. Für die umgebende Arbeit – fertigen, Termine verschieben, Kundschaft informieren – siehe den Artikel zum Verwalten von Fertigungsbestellungen bis zum Versand.
Häufige Fragen
Verursacht Shopify Flow zusätzliche Kosten?
Shopify Flow selbst ist eine kostenlose App, steht aber nur für Stores auf den Plänen Basic, Grow, Advanced und Plus zur Verfügung – nicht auf dem Starter-Plan. Auf der SellRules-Seite ist die Flow-Anbindung im Launch-Tarif (7,99 US-Dollar/Monat) mit allen Funktionen enthalten, ohne Aufpreis für die Integration.
Worin unterscheidet sich eine Meldung an Mitarbeitende von den Benachrichtigungs-E-Mails an Kundschaft?
Die sieben Benachrichtigungen, die SellRules versendet (Verzugsmeldung, Versandbestätigung und so weiter), gehen alle an Ihre Kundschaft. Für die Information von Mitarbeitenden ist ein Shopify-Flow-Workflow zuständig, der die Aktion „Interne E-Mail senden“ oder eine Slack-Nachricht nutzt. Die Empfänger sind verschieden, deshalb verwalten Sie beide Wege getrennt.
Kann ein Workflow zwei verschiedene Ereignisse überwachen?
Nein. Pro Workflow lässt sich genau ein Trigger einstellen. Wer sowohl „Versandverzug erkannt“ als auch „Anmeldung zur Warteliste“ melden will, baut zwei Workflows. Bedingungen und Aktionen lassen sich innerhalb eines Workflows dagegen beliebig viele anhängen.
Was prüfe ich, wenn eine Meldung nicht ankommt?
Zuerst im Ausführungsprotokoll von Shopify Flow (Workflow-Ausführungen) nachsehen, ob der Workflow überhaupt gestartet ist und ob er fehlgeschlagen ist. Bei Slack prüfen, ob FlowBot noch Mitglied des Kanals ist; bei interner E-Mail die Zieladresse und den Spam-Ordner kontrollieren. Lief gar nichts, Trigger-Bedingungen und den Aktivierungsstatus des Workflows erneut prüfen.
Ist der Meldeweg entschieden, tragen Mechanismus und Gewohnheit
Das ganze Muster gegen das Übersehen besteht aus vier Schritten: ein meldewürdiges Ereignis wählen, in Flow klein testen, das Verhalten im Ausführungsprotokoll bestätigen und die Bestellfortschritt-Gewohnheit behalten. Sie müssen nicht alles auf einmal automatisieren – schon wenn ein einziger Verzug jemanden erreicht, schrumpft das Risiko deutlich.
SellRules hat einen einzigen Tarif: Launch für 7,99 US-Dollar pro Monat (USD), mit allen Funktionen inklusive der Flow-Anbindung. 10 Tage kostenlose Testphase sind dabei, abgerechnet wird über den Shopify App Store. Auch der Eintrag im Shopify App Store bestätigt die Anbindung unter „Works with Shopify Flow“.
Wer die geplante Verkaufsumschaltung selbst noch nicht eingerichtet hat, beginnt am besten mit dem Artikel zum Automatisieren der Umschaltung zum Verkaufsstart – das macht die Reihenfolge klarer.
Stand der Funktions- und Preisprüfung: 18. September 2026, auf Grundlage des Shopify-App-Store-Eintrags, des Benutzerhandbuchs und der Shopify-Hilfe zu Shopify Flow.
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