Bei der Fertigung auf Bestellung ist der Verkauf der kurze Teil – die Fertigung und der Versand danach dauern viel länger. „Bis wann hatte ich diesen Versand zugesagt?“, „Das Material kommt später, schaffe ich diese Bestellung noch?“ Je mehr Bestellungen eingehen, desto weniger reicht ein Plan im Kopf.
Beim Verwalten von Bestellungen auf Bestellung kommt es auf zwei Punkte an: zugesagte Versandtermine und eingegangene Bestellungen an einer Stelle abgleichen – und Kundschaft informieren, bevor der zugesagte Termin verstreicht, wenn es später wird. Mit SellRules lässt sich beides in den Bestellfortschritt einbauen, der nur unversandte Vorverkaufs- und Fertigungsbestellungen auflistet.
Zugesagte Versandtermine mit den eingegangenen Bestellungen abgleichen
Der erste Schritt ist der Abgleich von „was, bis wann, an wen“ mit der Bestellliste.
Beim Anlegen einer Fertigung auf Bestellung in SellRules wird der Versand als Tagesangabe eingestellt: „N Tage nach Bestellung“. Auf der Produktseite erscheint „Versand innerhalb von N Tagen nach Ihrer Bestellung“ – das ist Ihr Versprechen an die Kundschaft (das Anlegen beschreibt der Leitfaden unter „Fertigung auf Bestellung starten“). Diese Tagesangabe ist das Referenzdatum für die gesamte weitere Verwaltung.
Geht eine Bestellung ein, erscheint sie im Bestellfortschritt mit der Phase „Wartend“, und die Kundschaft erhält eine Fertigungsbestätigung. Hier stehen nur Vorverkaufs- und Fertigungsbestellungen, die noch nicht versandt sind. Sobald Sie in Shopify das Fulfillment ausführen, verlässt die Bestellung die Liste – was übrig bleibt, sind genau die Versprechen, die Sie noch nicht eingelöst haben.
Fertigungsbestellungen tragen in den Shopify-Bestelldetails die Markierung „_Made-To-Order: True“ an den Positionen (Vorverkäufe zeigen „_Pre-order“ samt Versandtermin). Bestellungen ohne diese Markierung erscheinen nicht im Bestellfortschritt.
Im Bestellfortschritt durchläuft jede Bestellung drei Zustände:
| Phase | Zustand | Was als Nächstes |
|---|---|---|
| Wartend | Die Bestellung liegt vor, die Fertigung hat nicht begonnen | Reihenfolge festlegen und auf „Fertigung starten“ klicken |
| In Fertigung | Sie fertigen gerade | Wenn fertig, in Shopify das Fulfillment ausführen |
| Verzögert | Der Versandtermin ist verstrichen oder wurde verschoben | Neues Datum festlegen und bei Bedarf eine Verzugsmeldung senden |
Wichtig ist dabei: Diese Zustände dienen Ihrer Fortschrittsverwaltung – eine Bestellung auf „In Fertigung“ zu setzen bewegt den Versand selbst nicht voran. Der Versand wird durch das Fulfillment in Shopify erfasst. Behandeln Sie den vom Tool verwalteten Zustand und die handwerkliche Arbeit von Fertigung und Versand als zwei verschiedene Dinge.
In einer kurzen Tageskontrolle die Fertigungsreihenfolge festlegen
Wächst die Liste der Wartenden, wird das tägliche Neuentscheiden „womit fange ich an“ zur Last. Im Bestellfortschritt filtern Sie nach Phase, Bestellart (Vorverkauf oder Fertigung) und Verzug; oben stehen die Zähler für Wartend, In Fertigung und Verzögert.
Für die Morgenkontrolle hat sich diese Reihenfolge bewährt:
- Nach „Verzögert“ filtern. Bestellungen hinter dem zugesagten Termin haben oberste Priorität.
- Die Versandtermine der Wartenden vergleichen. Jede Fertigungsbestellung hat ihr eigenes Datum – wählen Sie die heutige Arbeit nach dem frühesten Termin, nicht nach dem Bestelleingang.
- Das Tagespensum markieren und auf „Fertigung starten“ klicken. Mehrere Bestellungen lassen sich gleichzeitig auf In Fertigung setzen.
- Lieferscheine mit an die Werkbank nehmen. Die Lieferscheine der markierten Bestellungen drucken Sie in einem Rutsch. Das Logo im Kopf tauschen Sie unter „Einstellungen → Logo für Lieferscheine“ (PNG, JPEG, WebP oder SVG, bis 300 KB).
Grundregel ist „frühester zugesagter Termin zuerst“. Wenn Sie wegen wartendem Material oder Lieferterminen umsortieren, bleibt die Bestellung als Wartend sichtbar und lässt sich später wieder aufnehmen. Das Gegenteil – schon in Arbeit, aber noch als Wartend geführt – verwischt die Grenze zwischen offenem und laufendem Auftrag.
Können Sie nur eine begrenzte Stückzahl fertigen, setzen Sie bei der Annahme eine Fertigungsgrenze. Ist sie erreicht, stoppt die Annahme von selbst – ein Schutz davor, mehr zu versprechen, als Sie herstellen können.
Bestellungen mit neuem Termin über „Versandtermin ändern“ abgrenzen
Späteres Material oder Fertigungsverzug führen manchmal dazu, dass eine Bestellung den zugesagten Termin verfehlt. Dafür gibt es im Bestellfortschritt „Versandtermin ändern“.
Tragen Sie das neue Datum und eine Begründung ein (bis 500 Zeichen) und setzen Sie den Haken bei „Kundschaft über den Verzug informieren“ – nach dem Ausführen geht eine Verzugsmail an die Kundschaft. Auch mehrere Bestellungen lassen sich gemeinsam ändern; wie viele Meldungen versendet wurden, zeigt die Meldung nach der Aktualisierung.
Drei Einschränkungen sollten Sie kennen:
- Daten in der Vergangenheit werden abgelehnt. Das Versprechen lässt sich nicht auf „gestern“ zurückdrehen – eine Änderung setzt ein neues Versprechen.
- Daten mehr als zwei Jahre voraus werden ebenfalls abgelehnt.
- Bei bereits versandten oder stornierten Bestellungen lässt sich der Versandtermin nicht mehr ändern.
Sie können das Datum auch ohne Benachrichtigung korrigieren – lassen Sie dafür den Haken weg. Wer Termine aber dauerhaft still verschiebt, erzeugt aus Sicht der Kundschaft den Eindruck, das Versprechen habe sich still geändert. Sicherer ist die Regel: Wenn sich das Datum bewegt, wird informiert.
Wenn es später wird: vor dem zugesagten Termin schreiben
Bei Verzugsmeldungen entscheidet das Timing. Eine Nachricht nach dem zugesagten Termin ist eine Entschuldigung; sobald Sie wissen, dass es nicht reicht, wird daraus eine neue Terminansage. Ideal ist, bevor die Kundschaft fragen muss.
Den Wortlaut der Verzugsmeldung bereiten Sie unter „Einstellungen → E-Mail-Vorlagen“ vor. Über eine Testmail an die eigene Adresse prüfen Sie den Text, bevor ihn echte Kundschaft sieht. Insgesamt gibt es 7 Benachrichtigungsarten, die Verzugsmeldung ist eine davon.
Nach dem Versand prüfen Sie im Versandprotokoll, ob sie ankam. Die Stati sind Geplant, In Bearbeitung, Gesendet, Fehlgeschlagen und Abgebrochen; fehlgeschlagene Zeilen markieren Sie und setzen sie mit „Erneut senden“ zurück in die Warteschlange. Noch geplante Meldungen lassen sich abbrechen – gesendete E-Mails nicht zurückholen.
Alles außer Verzug – eine Adressänderung, eine Frage zum Bestellten – schreiben Sie von der Shopify-Seite. Auf der Bestellseite öffnen Sie im Kontaktbereich die E-Mail-Adresse der Kundschaft, verfassen die Nachricht und senden sie (Shopify-Hilfe: Bestelldetails verwalten).
Sagt die Kundschaft, eine Nachricht sei nie angekommen, prüfen Sie zuerst den Status im Versandprotokoll. Bei „Gesendet“ hat sie den Shop verlassen – bitten Sie um einen Blick in den Spam-Ordner. Eine Freemail-Adresse als Absender (Antwortadresse) verschlechtert die Zustellung; eine Adresse der eigenen Domain ist empfehlenswert.
In Shopify versenden und mit dem Restbestand abgleichen
Das Fulfillment selbst läuft in Shopify. Über „In Shopify versenden“ im Bestellfortschritt gelangen Sie in den Fulfillment-Ablauf von Shopify; ist das Fulfillment erfasst, geht die Versandbestätigung an die Kundschaft und die Bestellung verlässt die Liste.
Auf der Shopify-Seite können Sie eine Trackingnummer hinterlegen oder nur einen Teil der Artikel einer Bestellung versenden. Bestellungen werden als „Nicht ausgeführt“, „Teilweise ausgeführt“ und „Ausgeführt“ geführt, und erst wenn alle Artikel versandt sind, gilt die Bestellung als abgeschlossen (Shopify-Hilfe: Bestellungen ausführen, Bestellstatus). Wie Sie Versand und Kommunikation regeln, wenn ein Fertigungsartikel und ein normaler Artikel in derselben Bestellung landen, beschreibt unser Artikel zu gemeinsamen Bestellungen.
Wichtig ist die Unterscheidung: Eine Bestellung verlässt den Bestellfortschritt, weil ihr Fulfillment erfasst wurde. Sie in der App auf „In Fertigung“ zu setzen und sie tatsächlich zu versenden sind zwei verschiedene Vorgänge – das letzte Wort über „versendet oder nicht“ hat der Bestellstatus in Shopify. Wie eine teilweise versandte Bestellung im Bestellfortschritt verbleibt, prüfen Sie am besten an einer eigenen echten Bestellung.
Als Abschlusskontrolle empfiehlt sich ein wöchentlicher Abgleich dieser beiden Listen:
- Bestellungen mit dem Status „Nicht ausgeführt“ in der Shopify-Bestellliste
- Bestellungen, die noch im SellRules-Bestellfortschritt stehen
Prüfen Sie, ob eine Fertigungsbestellung in Shopify noch „Nicht ausgeführt“ ist und umgekehrt, ob eine Bestellung im Fortschritt verblieb, deren Fulfillment bereits erfasst ist. Eine Checkliste für ältere Vorbestellungen, die in einer Versand-App nicht auftauchen, beschreibt unser Artikel zum Auffinden älterer Bestellungen.
Eine Stornierung in Shopify sendet die Stornierungsmail und entfernt die Bestellung aus der Liste. Auch Erstattungen laufen auf der Shopify-Seite.
Was das Tool verwaltet und was manuell bleibt
Eine klare Rollenteilung erleichtert es, bei Unklarheit den Überblick wiederzufinden.
| Aufgabe | Zuständig |
|---|---|
| Zustände Wartend / In Fertigung / Verzögert und Zähler | SellRules (Bestellfortschritt) |
| Fertigungsbestätigung, Verzugsmeldung, Versandbestätigung und Stornierungsmail | SellRules (Versand automatisch, Wortlaut editierbar) |
| Versandtermin ändern und Verzugsmeldungen auslösen | Sie, im Bestellfortschritt |
| Fertigung, Verpackung, Versandabwicklung, Teilversand, Erstattungen | Sie (Shopify-Admin und Versandweg) |
| Fertigungsdauer und annehmbare Menge | Sie (die Angabe „N Tage“ und die Fertigungsgrenze bei der Annahme) |
Das Tool verwaltet „welche Bestellung in welchem Zustand ist“ und „die Kundschaft benachrichtigen“. Fertigen, Verpacken und Versenden bleiben Ihre Arbeit. Umgekehrt gilt: Wenn Sie die Zustände sauber weiterführen, werden liegen gebliebene Bestellungen und vergessene Kundenkontakte auf dem Bildschirm sichtbar.
Wenn etwas nicht klappt: in dieser Reihenfolge prüfen
Eine Bestellung erscheint nicht im Bestellfortschritt
Der Bestellfortschritt listet nur unversandte Vorverkaufs- und Fertigungsbestellungen. Prüfen Sie in den Shopify-Bestelldetails, ob die Positionen „_Made-To-Order: True“ oder „_Pre-order“ tragen; wenn nicht, war der Artikel zum Kaufzeitpunkt im regulären Verkauf. Auch hängen gebliebene Filter kommen vor – löschen Sie sie und sehen Sie erneut nach.
Eine Verzugsmeldung oder Versandbestätigung kommt nicht an
Prüfen Sie den Status dieser Benachrichtigung im Versandprotokoll. Bei „Fehlgeschlagen“ öffnen Sie die Zeile, lesen den Fehler, markieren sie und klicken auf „Erneut senden“. Bei „Gesendet“ hat die Nachricht den Shop verlassen – bitten Sie die Kundschaft um einen Blick in den Spam-Ordner. Prüfen Sie außerdem unter „Einstellungen → E-Mail-Vorlagen“, ob diese Benachrichtigung als gestoppt markiert ist.
Der Versandtermin lässt sich nicht ändern
Bei bereits versandten oder stornierten Bestellungen lässt sich der Versandtermin nicht ändern – prüfen Sie den Status in Shopify. Möchten Sie nur das Datum korrigieren, ohne eine Meldung zu senden, lassen Sie den Haken weg und ändern es.
Sie haben eine Meldung versehentlich gesendet
Gesendete E-Mails lassen sich nicht zurückholen. Nur noch geplante Zeilen können Sie im Versandprotokoll abbrechen. Bei einer bereits zugestellten Meldung schreiben Sie eine Korrektur über die Shopify-Bestellseite.
Häufige Fragen
Wird die Kundschaft benachrichtigt, wenn ich auf „Fertigung starten“ klicke?
Nein. Kundschaft erhält nur festgelegte Benachrichtigungen wie die Fertigungsbestätigung, die Verzugsmeldung und die Versandbestätigung. „Fertigung starten“ ist Ihre interne Fortschrittsverwaltung. Wenn Sie mitteilen möchten, dass Sie begonnen haben, schreiben Sie über die Shopify-Bestellseite.
Was passiert mit einer Bestellung, deren Versandtermin verstrichen ist?
Ihre Phase im Bestellfortschritt wechselt zu „Verzögert“, und Sie können auch nach Verzug filtern. Legen Sie über „Versandtermin ändern“ ein neues Datum fest und senden Sie bei Bedarf eine Verzugsmeldung an die Kundschaft.
Kann ich nur einen Teil einer Bestellung zuerst versenden?
Ja – beim Fulfillment in Shopify wählen Sie Artikel und Mengen für einen Teilversand aus. Wie Sie mit Bestellungen umgehen, in denen sich Fertigungs- und normale Artikel mischen, erklärt unser Artikel zu gemeinsamen Bestellungen.
Was, wenn ich eine Verzugsmeldung versehentlich sende?
Gesendete E-Mails lassen sich nicht zurückholen. Noch geplante Meldungen können Sie im Versandprotokoll abbrechen. Bei bereits zugestellten Meldungen schreiben Sie eine Korrektur über die Shopify-Bestellseite.
Preis und was wir für diesen Artikel geprüft haben
SellRules hat einen einzigen Launch-Plan für 7,99 US-Dollar im Monat, der Bestellfortschritt und die Benachrichtigungsmails umfasst. Es gibt eine 10-tägige kostenlose Testphase, abgerechnet wird in USD. Um den Ablauf zu testen, legen Sie vor den ersten echten Bestellungen eine Testbestellung an und führen sie einmal durch Wartend, In Fertigung und Versand – so sehen Sie es am schnellsten.
Bildschirmweise Schritte wie das Anlegen der Annahme und das Bearbeiten der Benachrichtigungstexte beschreibt der SellRules-Leitfaden.
Stand der Funktions- und Preisprüfung: 18. September 2026, auf Basis des Shopify-App-Store-Eintrags und des offiziellen Leitfadens.
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