Comment créer un manuel d'expédition pour le personnel ou un partenaire
À mesure que le volume de commandes augmente, il devient plus difficile de gérer seul l'expédition. Beaucoup de marchands aimeraient demander de l'aide à un membre de leur famille, à un partenaire ou à un assistant à temps partiel, mais hésitent parce qu'ils ne savent pas si quelqu'un d'autre pourra vraiment suivre le processus.
L'expédition est très procédurale, donc une fois que vous avez un manuel clair, même quelqu'un sans expérience préalable peut gérer la plupart des étapes. Dans cet article, j'explique comment construire ce manuel à partir de ma propre expérience, où j'ai transmis les tâches d'expédition à un partenaire tout en développant l'application que j'utilise au quotidien.
Pourquoi un manuel est important
Les explications verbales sont difficiles à reproduire
Quand vous demandez pour la première fois à quelqu'un d'autre d'aider à l'expédition, vous vous tenez souvent à côté de lui pour lui expliquer le processus à l'oral. Le problème, c'est que personne ne retient tout d'une explication orale. Si la personne doit s'arrêter pour demander C'était quoi, déjà, cette étape ?, la délégation ne devient jamais vraiment autonome.
Un manuel permet d'avancer sans poser de questions à chaque fois
Avec un manuel écrit, la personne qui fait le travail peut le consulter dès qu'elle hésite. Cela réduit les questions répétées et vous permet de rester concentré sur d'autres tâches.
| Méthode de transmission | Que se passe-t-il quand l'opérateur bloque ? | Votre charge de travail |
|---|---|---|
| Explication orale seulement | Il pose la question à chaque fois | Votre travail s'interrompt sans cesse |
| Manuel disponible | Il consulte le manuel | Moins d'interruptions |
Un manuel est un système de réduction des questions. Il prend du temps à créer une fois, mais vous pouvez ensuite le réutiliser sans cesse.
Ce qu'il faut mettre dans le manuel
Décrivez simplement les quatre étapes d'expédition
La structure du manuel peut suivre tout simplement votre flux d'expédition habituel.
- Export CSV : sélectionner les commandes non traitées dans l'application et exporter le CSV
- Paiement Click Post : téléverser le CSV dans l'application groupée et effectuer le paiement
- Emballage et pose des étiquettes : imprimer les étiquettes, emballer les produits et les coller
- Synchronisation des suivis : importer le fichier d'étiquettes d'expédition dans l'application et refléter les numéros de suivi en lot
Pour chaque étape, notez quoi cliquer et quoi vérifier à l'écran.
Ajoutez des captures d'écran
Un manuel uniquement textuel peut laisser les gens hésiter sur l'endroit où cliquer. Si vous prenez des captures d'écran des pages de l'application et de Click Post et que vous les ajoutez au manuel, les personnes qui utilisent le flux pour la première fois avancent généralement beaucoup plus facilement.
Les meilleurs endroits pour mettre des captures d'écran sont :
- L'écran d'export CSV, avec la sélection des commandes et le bouton d'export
- L'écran d'application groupée Click Post, avec le téléversement du CSV et le paiement
- L'écran de synchronisation des suivis, avec l'import des étiquettes et l'enregistrement groupé
Rendre les points de décision explicites
La partie la plus importante d'un manuel consiste à clarifier où l'opérateur peut décider seul et où une remontée est nécessaire. Séparez les cas que l'opérateur peut gérer de manière autonome et les situations qui doivent vous être signalées.
| Situation | Règle |
|---|---|
| Expédition normale, moins de 40 commandes | Suivre le manuel et continuer |
| Plus de 40 commandes | Scinder le CSV et suivre la même procédure |
| Une erreur apparaît pendant le téléversement du CSV | S'arrêter et signaler |
| Le client demande un changement d'adresse | Signaler et retirer la commande de l'expédition |
| Emballage incertain pour un produit | Demander avant d'emballer |
Le simple fait d'avoir une règle comme S'il y a une erreur, on s'arrête et on signale rend les gens beaucoup plus à l'aise pour travailler seuls.
Que déléguer exactement ?
Option 1 : ne déléguer que l'emballage
Le point de départ le plus simple consiste à déléguer uniquement l'emballage. Vous gardez pour vous l'export CSV, le paiement Click Post et la synchronisation des suivis, et vous demandez à l'autre personne de s'occuper seulement de l'emballage et de la pose des étiquettes après impression.
C'est la voie la plus rapide, car la personne n'a pas besoin d'apprendre l'application ni les opérations Click Post.
Option 2 : déléguer l'emballage plus l'impression des étiquettes
Dans cette configuration, vous gérez le paiement dans Click Post, et l'autre personne imprime les étiquettes, emballe les commandes et les colle. La seule opération informatique de son côté consiste à télécharger et imprimer le PDF des étiquettes, ce qui demande peu de jugement.
Option 3 : déléguer tout le flux
Il est possible de déléguer tout le processus, de l'export CSV au paiement Click Post, à l'emballage et à la synchronisation des suivis, à condition que le manuel soit suffisamment solide. La principale limite est la confiance, parce que le paiement Click Post implique que l'autre personne gère un flux de paiement.
| Mode de délégation | Ce qu'ils gèrent | Ce que vous devez préparer |
|---|---|---|
| Emballage seul | Emballage et pose des étiquettes | Règles d'emballage |
| Emballage + impression | Impression des étiquettes, emballage, pose | Ajouter les consignes d'impression |
| Flux complet | De l'export CSV à la synchronisation des suivis | Manuel complet et règles de partage de compte |
Modèle de manuel
Voici une structure simple pour un manuel qui couvre tout le processus. En pratique, vous l'accompagneriez de captures d'écran de chaque écran.
Manuel d'expédition (à exécuter tous les jours à 14 h)
[Préparation]
- Allumer le PC et se connecter à Shopify
- Ouvrir l'application Instant Shipping!
[Étape 1 : export CSV]
- Sélectionner toutes les commandes non traitées
- Cliquer sur CSV Export
- Vérifier que le fichier a bien été téléchargé
[Étape 2 : paiement Click Post]
- Se connecter à Click Post
- Ouvrir Bulk Application
- Choisir le fichier CSV de l'étape 1
- Vérifier le contenu et effectuer le paiement commande par commande
- Télécharger le PDF des étiquettes d'expédition
[Étape 3 : impression des étiquettes et emballage]
- Imprimer les étiquettes avec Batch Print
- Emballer les produits et coller les étiquettes
- Voir les règles d'emballage séparées si besoin
[Étape 4 : synchronisation des suivis]
- Ouvrir l'écran d'import des étiquettes dans l'application
- Importer le fichier d'étiquettes d'expédition de l'étape 2
- Vérifier le résultat et cliquer sur Bulk Register
[Fin]
- Déposer les colis à la poste ou dans la boîte aux lettres
- Signaler que le travail est terminé
[Cas problématiques]
- Erreur de téléversement CSV -> s'arrêter et signaler
- Demande de changement d'adresse -> signaler et ne pas expédier
- Incertitude sur l'emballage d'un article -> demander avant d'emballer
Questions fréquentes
Q. Rédiger un manuel n'est-il pas une perte de temps ?
Au départ, il faut souvent une ou deux heures pour le créer, mais ensuite il continue à faire gagner du temps. Si vous demandez de l'aide à l'expédition 10 fois par mois et que le manuel fait gagner seulement 5 minutes à chaque fois, cela représente déjà 10 heures économisées sur une année.
Q. Dois-je mettre le manuel à jour si l'écran de l'application change ?
Oui, mais en général seules les captures d'écran doivent être mises à jour. Le workflow global change rarement de manière radicale.
Q. Est-il sûr de partager un compte Click Post ?
Click Post utilise la connexion via Yahoo! JAPAN ID ou un compte Amazon. Si vous partagez le compte, vous partagez aussi l'accès au moyen de paiement lié. Si cela vous semble risqué, gardez pour vous l'étape de paiement et déléguez seulement les étapes autour.
Conclusion
L'expédition est l'une des opérations les plus faciles à déléguer parce que la séquence est fixe. Si vous préparez un manuel basé sur des captures d'écran et rendez les points de décision explicites, vous créez un système qui peut fonctionner avec beaucoup moins de questions.
Le plus simple pour commencer est de déléguer uniquement l'emballage, puis d'élargir le périmètre une fois le processus stabilisé.
Si vous voulez simplifier le processus d'expédition lui-même avant de le transmettre, essayez Instant Shipping! for Click Post. Plus le flux est simple, plus il est facile à déléguer.
