Come creare un manuale di spedizione per collaboratori e partner
Con l'aumento del volume degli ordini, diventa sempre più difficile gestire le spedizioni da soli. Molti venditori vorrebbero l'aiuto di un familiare, un partner o un assistente part-time, ma esitano perché non sono sicuri che qualcun altro possa davvero seguire il processo.
Il lavoro di spedizione è altamente procedurale, quindi una volta che hai un manuale chiaro, anche qualcuno senza esperienza precedente può gestire la maggior parte delle operazioni. In questo articolo spiego come costruire quel manuale basandomi sulla mia esperienza di delega delle operazioni di spedizione a un collaboratore, mentre sviluppavo anche l'app che uso nelle operazioni quotidiane.
Perché un manuale è importante
Le spiegazioni verbali sono difficili da riprodurre
Quando chiedi per la prima volta a qualcun altro di aiutare con le spedizioni, spesso ti metti accanto a loro e spieghi il processo a voce. Il problema è che nessuno ricorda tutto da una singola spiegazione orale. Se devono fermarsi e chiedere, Come era quel passaggio?, il passaggio di consegne non diventa mai veramente indipendente.
Un manuale permette alle persone di procedere senza chiedere ogni volta
Con un manuale scritto, la persona che svolge il lavoro può consultarlo ogni volta che è incerta. Questo riduce le domande ripetute e ti permette di restare concentrato su altri lavori.
| Metodo di passaggio consegne | Cosa succede quando l'operatore è in difficoltà | Il tuo carico di lavoro |
|---|---|---|
| Solo spiegazione verbale | Chiedono ogni volta | Il tuo lavoro si interrompe continuamente |
| Manuale disponibile | Consultano il manuale | Meno interruzioni |
Un manuale è un sistema per ridurre le domande. Richiede tempo per essere creato una volta, ma poi continui a riutilizzarlo.
Cosa includere nel manuale
Scrivi i quattro passaggi della spedizione così come sono
La struttura del manuale può semplicemente seguire il tuo normale flusso di spedizione.
- Esportazione CSV: selezionare gli ordini non evasi nell'app ed esportare il CSV
- Pagamento Click Post: caricare il CSV nella richiesta collettiva e completare il pagamento
- Imballaggio e applicazione etichette: stampare le etichette, imballare i prodotti e applicare le etichette
- Sincronizzazione tracking: importare il file delle etichette nell'app e registrare i numeri di tracking in blocco
Per ogni passaggio, scrivi su cosa cliccare e cosa verificare su quella schermata.
Aggiungi screenshot
Un manuale solo testuale può lasciare le persone a chiedersi dove cliccare sullo schermo. Se catturi screenshot dell'app e delle pagine Click Post e li inserisci nel manuale, gli operatori alle prime armi di solito riescono a procedere molto più agevolmente.
I punti più utili per gli screenshot sono:
- La schermata di esportazione CSV, che mostra la selezione degli ordini e il pulsante di esportazione
- La schermata della richiesta collettiva di Click Post, che mostra il caricamento CSV e il pagamento
- La schermata di sincronizzazione tracking, che mostra l'importazione etichette e la registrazione in blocco
Rendi espliciti i punti decisionali
La parte più importante di un manuale è chiarire dove sono consentite decisioni autonome e dove è necessario segnalare. Separa le aree che l'operatore può gestire indipendentemente dalle situazioni che dovrebbero essere comunicate a te.
| Situazione | Regola |
|---|---|
| Spedizione normale, entro 40 ordini | Seguire il manuale e procedere |
| Più di 40 ordini | Dividere il CSV e seguire lo stesso processo |
| Appare un errore durante il caricamento CSV | Fermarsi e segnalare |
| Il cliente ha richiesto un cambio di indirizzo | Segnalare e rimuovere l'ordine dalla spedizione |
| Imballaggio incerto per un prodotto | Chiedere prima di imballare |
Avere semplicemente una regola come Se c'è un errore, fermarsi e segnalare rende le persone molto più tranquille nel lavorare autonomamente.
Quanto dovresti delegare?
Opzione 1: Delegare solo l'imballaggio
Il punto di partenza più facile è delegare solo il lavoro di imballaggio. Tu mantieni esportazione CSV, pagamento Click Post e sincronizzazione tracking, e chiedi all'altra persona di gestire solo imballaggio e applicazione etichette dopo la stampa.
Questo è il percorso più rapido perché non devono imparare l'app o le operazioni Click Post.
Opzione 2: Delegare imballaggio più stampa etichette
In questa configurazione, tu gestisci il pagamento su Click Post e l'altra persona stampa le etichette, imballa gli ordini e applica le etichette. L'unica operazione al computer da parte loro è scaricare e stampare il PDF delle etichette, che richiede poco giudizio.
Opzione 3: Delegare l'intero flusso
È possibile delegare tutto dall'esportazione CSV al pagamento Click Post, imballaggio e sincronizzazione tracking, purché il manuale sia sufficientemente solido. La limitazione principale è la fiducia, perché il pagamento Click Post significa che l'altra persona gestisce un flusso di pagamento.
| Schema di delega | Cosa gestiscono loro | Cosa devi preparare |
|---|---|---|
| Solo imballaggio | Imballaggio e applicazione etichette | Regole di imballaggio |
| Imballaggio più stampa | Stampa etichette, imballaggio, applicazione | Aggiungere istruzioni di stampa |
| Intero flusso | Dall'esportazione CSV alla sincronizzazione tracking | Manuale completo e regole di condivisione account |
Modello di manuale di esempio
Ecco una struttura semplice per un manuale che copre l'intero processo. In pratica, lo abbineresti a screenshot di ogni schermata.
Manuale di spedizione (eseguire ogni giorno alle 14:00)
[Preparazione]
- Accendere il PC e accedere a Shopify
- Aprire l'app Instant Shipping!
[Passaggio 1: Esportazione CSV]
- Selezionare tutti gli ordini non evasi
- Cliccare Esporta CSV
- Confermare che il file è stato scaricato
[Passaggio 2: Pagamento Click Post]
- Accedere a Click Post
- Aprire Richiesta collettiva
- Scegliere il file CSV dal passaggio 1
- Verificare i contenuti e completare il pagamento uno per uno
- Scaricare il PDF delle etichette di spedizione
[Passaggio 3: Stampa etichette e imballaggio]
- Stampare le etichette con Stampa in blocco
- Imballare i prodotti e applicare le etichette
- Consultare le regole di imballaggio separate se necessario
[Passaggio 4: Sincronizzazione tracking]
- Aprire la schermata di importazione etichette nell'app
- Importare il file delle etichette dal passaggio 2
- Verificare il risultato e cliccare Registrazione in blocco
[Completamento]
- Portare i pacchi all'ufficio postale o alla cassetta
- Comunicare che il lavoro è completato
[Casi problematici]
- Errore nel caricamento CSV -> fermarsi e segnalare
- Richiesta di cambio indirizzo -> segnalare e non spedire
- Incerto su come imballare un articolo -> chiedere prima di imballare
Domande frequenti
D. Creare un manuale non è una perdita di tempo?
Di solito richiede una o due ore la prima volta, ma dopo continua a far risparmiare tempo. Se chiedi aiuto per le spedizioni 10 volte al mese e il manuale fa risparmiare solo 5 minuti ogni volta, sono già 10 ore risparmiate in un anno.
D. Devo aggiornare il manuale se la schermata dell'app cambia?
Sì, ma di solito solo gli screenshot devono essere aggiornati. Il flusso complessivo raramente cambia drasticamente.
D. È sicuro condividere un account Click Post?
Click Post utilizza l'accesso tramite Yahoo! JAPAN ID o account Amazon. Se condividi l'account, stai condividendo anche l'accesso al metodo di pagamento collegato. Se questo ti sembra rischioso, tieni il passaggio di pagamento per te e delega solo i passaggi circostanti.
Conclusione
La spedizione è una delle operazioni del negozio più facili da delegare perché la sequenza è fissa. Se prepari un manuale basato su screenshot e rendi espliciti i punti decisionali, crei un sistema che può funzionare con molte meno domande.
Il modo più facile per iniziare è delegare solo l'imballaggio, poi ampliare il raggio d'azione una volta che il processo si è stabilizzato.
Se vuoi semplificare il processo di spedizione stesso prima di delegarlo, prova Instant Shipping! for Click Post. Più il flusso è semplice, più è facile delegarlo a qualcun altro.
