Wanneer mag u Click Post afgeven aan het loket? Uitzonderingsvoorwaarden en inwerpkeuzes vanaf oktober

Vanaf 1 oktober 2026 kan Click Post in principe alleen nog via inworp in de brievenbus worden verstuurd. Afgifte aan het loket is uitsluitend toegestaan wanneer uw zending valt onder een van de drie uitzonderingsvoorwaarden die Japan Post op 21 augustus heeft gepubliceerd én het pakket maximaal 3 cm dik is (gebaseerd op de officiële mededelingen zoals geverifieerd op 19 september 2026; de feitelijke ingangsdatum ligt nog in het verschiet).

De vertrouwde werkwijze ("past het niet in de bus, dan breng ik het naar het loket") is straks niet meer vanzelfsprekend. Welke stappen u kunt ondernemen hangt af van de exacte reden waarom inworp niet lukt. In dit artikel leg ik uit hoe u de situatie analyseert, aan welke voorwaarden een zending moet voldoen voor het loket en welke alternatieven u heeft als een pakket niet past.

Inworp in de brievenbus is de norm: het loket geldt alleen bij uitzonderingen

Vanaf oktober heeft u uitsluitend toegang tot het loket als aan beide voorwaarden tegelijk wordt voldaan: uw zending valt onder een officiële uitzondering én is maximaal 3 cm dik.

In de tariefherziening van Japan Post van 3 juli werd aangekondigd dat Click Post voortaan uitsluitend via inworp in de brievenbus verzonden mag worden. Uit die eerste publicatie leek het alsof de balie volledig zou verdwijnen, maar in het bericht over verzendmethoden van 21 augustus zijn alsnog uitzonderingen geformuleerd waaronder afgifte aan het loket mogelijk blijft.

Er zijn drie uitzonderingsvoorwaarden voor het loket bekendgemaakt:

1. Wanneer de openbare brievenbus niet bruikbaar is door een defect of omdat deze vol is
2. Wanneer het aantal te verzenden pakketten naar verwachting groter is dan wat in één keer in de brievenbus past
3. Wanneer een zending voldoet aan de norm (som van de 3 zijden maximaal 60 cm, langste zijde maximaal 34 cm), maar door de breedte van de inwerpgleuf fysiek niet naar binnen kan

Bovendien vermeldt het bericht uitdrukkelijk dat het loket uitsluitend zendingen van maximaal 3 cm dik aanneemt. Zelfs als uw situatie onder een uitzondering valt, wordt een pakket dat dikker is dan 3 cm niet geaccepteerd aan de balie.

Bij dezelfde herziening per 1 oktober stijgt het tarief van 185 yen naar 240 yen (inclusief btw). Daarnaast wijzigen de afmetingseisen naar een som van de 3 zijden van maximaal 60 cm, een langste zijde van maximaal 34 cm en de eis dat het pakket in een brievenbus moet passen, terwijl het maximale gewicht wordt verhoogd van 1 kg naar 2 kg. Een compleet overzicht van deze wijzigingen vindt u in het overzichtsartikel over de wijzigingen in oktober.

Tijdens mijn onderzoek waren er overigens geen officiële specificaties beschikbaar over de exacte afmetingen van inwerpgleuven of een lijst met geschikte brievenbustypes; we kunnen er dus niet van uitgaan dat elk pakket in iedere brievenbus past. In dit artikel doe ik dan ook geen stellige uitspraken over specifieke brievenbussen of gleufafmetingen, maar richt ik me puur op de officieel gepubliceerde voorwaarden en de stappen die u kunt zetten als een zending in de praktijk niet past.

De reden van een mislukte inworp analyseren

Wanneer u bij de brievenbus staat en het pakket past niet, hangt uw vervolgactie af van de oorzaak. Stel daarom eerst vast welke van de volgende drie situaties van toepassing is:

De brievenbus zelf is onbruikbaar door een defect of overlopen

Zit de inwerpgleuf klem, is de bus overvol omdat de lediging vertraagd is, of hangt er een mededeling dat de brievenbus buiten gebruik is? Dan valt uw situatie rechtstreeks onder de eerste uitzonderingsvoorwaarde.

De snelste oplossing is meestal een andere openbare brievenbus in de buurt opzoeken. Heeft u echter geen tijd om om te rijden of verkeren omliggende brievenbussen in dezelfde staat, dan kunt u afgifte aan het loket overwegen. Mits het pakket maximaal 3 cm dik is, staat de officiële richtlijn toe dat u het aan het loket overhandigt.

Een verzendvolume dat niet in één keer in de bus past

Wanneer u op drukke dagen tientallen bestellingen tegelijk verstuurt en het totale volume naar verwachting niet in één brievenbus past, is de tweede uitzondering van toepassing. Dit doet zich in de e-commerce vooral voor vlak na een kortingsactie of bij het wegwerken van weekendbestellingen.

U kunt er operationeel voor kiezen om de zendingen over meerdere brievenbussen te spreiden of over verschillende dagen te verdelen, maar volgens de officiële mededeling mag u in dit geval het loket inschakelen met als reden "een volume dat de capaciteit voor eenmalige inworp overschrijdt". Ook hier geldt echter onverminderd dat ieder afzonderlijk pakket maximaal 3 cm dik mag zijn.

Een exacte drempelwaarde voor wat geldt als "boven de capaciteit voor eenmalige inworp" (vanaf hoeveel stuks of pakketten) ontbreekt in de officiële stukken. In plaats van onaangekondigd met grote stapels bij het loket te verschijnen, raad ik aan om vooraf even contact op te nemen met uw postkantoor en het aantal pakketten door te geven.

Afmetingen en lengte binnen de norm, maar de inwerpgleuf is te smal

Onder de nieuwe voorwaarden vervalt de opzichzelfstaande diktelimiet van 3 cm voor Click Post in theorie; zolang de som van de 3 zijden maximaal 60 cm bedraagt en de langste zijde binnen 34 cm blijft, valt een pakket cijfermatig binnen de regels. Een zending van bijvoorbeeld 30 × 23 × 4 cm voldoet aan deze maten, maar past afhankelijk van het type brievenbus fysiek simpelweg niet door de inwerpgleuf. In die situatie geldt de derde uitzondering.

Let wel op: zelfs onder deze uitzondering accepteert het loket uitsluitend zendingen van maximaal 3 cm dik. Ook al voldoet uw pakket aan de totale afmetingen (L+B+H ≤ 60 cm), als het dikker is dan 3 cm wordt het niet aangenomen aan de balie.

Controleer de dikte vóór u naar het loket gaat

Of u terechtkunt bij het loket, hangt altijd af van de combinatie van een geldige uitzondering én een dikte van maximaal 3 cm. In de onderstaande tabel ziet u per situatie direct welke vervolgstap u moet nemen.

Zoals de tabel laat zien, kunt u niet bij het loket terecht zodra een pakket dikker is dan 3 cm, ongeacht de uitzonderingsgrond. Meet de dikte daarom altijd op basis van de buitenmaten van het pakket inclusief verpakking, en niet van het losse artikel. Hoe u na het verpakken nauwkeurig meet en hoe u de totale afmetingen berekent, leest u uitgebreid in Nieuwe afmetingseisen en controle van de verpakking.

Houd er rekening mee dat de uiteindelijke beslissing over acceptatie aan de balie altijd bij het desbetreffende postkantoor ligt. Dit artikel is een gestructureerde uiteenzetting van de officiële bekendmakingen, en geen verslag van praktijkgevallen waarin zendingen daadwerkelijk zijn geaccepteerd. Om verrassingen te voorkomen, raad ik aan om uw situatie vooraf voor te leggen aan het postkantoor dat u bezoekt.

Wat te doen als dikke pakketten niet in de brievenbus passen

Wanneer een pakket van meer dan 3 cm dik niet door de inwerpgleuf past, biedt "dan breng ik het wel naar het loket" geen uitkomst meer. Het loket accepteert immers uitsluitend zendingen tot en met 3 cm dikte. Doorloop in dat geval de volgende stappen:

1. Probeer de zending opnieuw in te pakken om de dikte te beperken. Door een ander type beschermingsmateriaal te kiezen of artikelen anders te rangschikken, blijft het pakket na het sluiten soms net wat platter. Forceer dit uiteraard niet als daardoor het risico op productschade toeneemt. Meer tips over het verschil in verpakkingsmaterialen en meetinstructies vindt u in het artikel over de nieuwe afmetingen.
2. Ga na of een andere brievenbus geschikt is. De vorm en afmeting van de inwerpgleuf kunnen per type brievenbus verschillen. Omdat er in de officiële stukken geen gedetailleerde specificaties per model te vinden zijn, kan ik niet garanderen dat een ander model wél past. U zult dit ter plekke moeten uitproberen.
3. Overweeg een overstap naar een andere verzenddienst. Biedt opnieuw inpakken of een andere inwerplocatie geen soelaas, dan is een andere verzendoptie de meest realistische keuze. Volgens de officiële informatie per 19 september 2026 hanteert Yu-Packet per 1 oktober een uniform basistarief van 360 yen (inclusief btw), kost Letter Pack Plus 600 yen zonder diktebeperking (zolang de speciale envelop dicht kan), en begint Yu-Pack bij 840 yen voor formaat 60 binnen dezelfde prefectuur.

Zelfs bij grote verzendvolumes of situaties die onder een uitzondering vallen, neemt het loket geen pakketten aan die dikker zijn dan 3 cm. De beslissing "het is een grote partij, dus ik ga naar het loket" moet dan ook altijd gepaard gaan met een controle van de dikte van ieder afzonderlijk pakket.

Verzendinstructies voor uw team opstellen

Wanneer meerdere medewerkers binnen uw webwinkel verantwoordelijk zijn voor de verzending, voorkomt een helder protocol dat iedereen op eigen gevoel afgaat. Het onderstaande overzicht is geen officieel voorschrift van Japan Post, maar een praktische richtlijn gebaseerd op de aangekondigde voorwaarden. Stem deze gerust af op de dagelijkse praktijk van uw eigen winkel.

1. Noteer de buitenmaten, het totaalgewicht en de dikte na het verpakken. Controleer of het pakket binnen de normen valt (som van de 3 zijden ≤ 60 cm, langste zijde ≤ 34 cm, totaalgewicht ≤ 2 kg) en leg specifiek de dikte vast voor een eventuele loketbeoordeling.
2. Wijs een vaste brievenbus aan en voer de inworp uit. Bepaal vooraf welke brievenbus standaard wordt gebruikt. Lukt inworp niet, noteer dan direct de reden: "vol/defect", "te groot volume" of "past niet door de gleuf".
3. Toets de situatie aan de uitzonderingen en de pakketdikte. Valt de oorzaak onder een van de drie uitzonderingen én is het pakket maximaal 3 cm dik, overweeg dan afgifte aan het loket. Zendingen die dikker zijn dan 3 cm gaan niet naar het loket, maar worden direct klaargezet om opnieuw te verpakken of via een andere verzenddienst te versturen.
4. Zorg voor een duidelijke toelichting bij baliebezoek. Zorg dat de medewerker die naar het loket gaat de situatie helder kan toelichten, bijvoorbeeld door foto's of aantekeningen van de brievenbus of een overzicht van de verzendaantallen paraat te hebben.
5. Deel een afrondingscontrole met het team. Deel het totale aantal verzonden orders en de lijst met trackingnummers binnen het team om te verifiëren dat er geen openstaande of geweigerde pakketten zijn achtergebleven.

Hoe u een compleet handboek voor uw orderverwerking opstelt, leest u in het verzendhandboek voor personeel. Houd uw interne werkinstructies up-to-date door regelmatig de officiële berichtgeving van Japan Post te raadplegen. Voor een soepele planning rondom de betalingsdeadlines en de systeemonderbreking tijdens de overgangsperiode kunt u de checklist voor verzendvoorbereiding van 30 september tot 1 oktober gebruiken.

Veelgestelde vragen

Q. Kan ik bij grote verzendvolumes ook pakketten dikker dan 3 cm afgeven bij het loket?

Nee, dat kan niet. Volgens de officiële richtlijnen mag u bij een volume dat de capaciteit voor eenmalige inworp overschrijdt weliswaar gebruikmaken van het loket, maar geldt daarvoor uitdrukkelijk de eis dat zendingen maximaal 3 cm dik zijn. Pakketten die dikker zijn dan 3 cm worden aan het loket geweigerd, ongeacht de hoeveelheid. Overweeg in dat geval om de artikelen opnieuw te verpakken of een andere verzendmethode te kiezen.

Q. Wordt de loketacceptatie voor Click Post vanaf oktober volledig afgeschaft?

Nee, er is geen sprake van een volledige afschaffing. In de aankondiging van juli werd gemeld dat verzending uitsluitend nog via de brievenbus zou verlopen, maar in augustus zijn drie uitzonderingen toegevoegd: wanneer de brievenbus vol of defect is, wanneer het volume te groot is voor eenmalige inworp, of wanneer een zending binnen de toegestane afmetingen valt maar niet door de breedte van de inwerpgleuf past. Voldoet uw zending aan een van deze voorwaarden én is het pakket maximaal 3 cm dik, dan kunt u het alsnog aan het loket aanbieden.

Q. Mag ik een zending in elke willekeurige brievenbus deponeren?

De voorwaarde luidt officieel dat de zending geschikt moet zijn voor inworp in een openbare brievenbus. Aangezien er tijdens mijn onderzoek geen officiële details over specifieke inwerpgleufmaten of brievenbustypes beschikbaar waren, past een zending mogelijk niet in elk model. Controleer dit bij de brievenbus die u gebruikt en raadpleeg bij twijfel de richtlijnen van Japan Post of informeer bij het loket.

Q. Wat heb ik nodig wanneer ik zendingen naar het loket breng?

Zorg dat het geprinte verzendlabel al op het pakket is bevestigd en dat u aan het loket kunt toelichten onder welke van de drie uitzonderingen uw situatie valt. Omdat de exacte acceptatieprocedure niet tot in detail is vastgelegd in de officiële stukken, is het raadzaam om vooraf even navraag te doen bij het postkantoor waar u naartoe gaat.

Q. Waar moet ik op letten bij verzendingen rond de overgang van 30 september naar 1 oktober?

Volgens de officiële mededeling geldt voor transacties waarvan de betaling uiterlijk 30 september om 23:30 uur (gepland) is afgerond nog het oude tarief van 185 yen. Tussen 23:30 uur op diezelfde dag en 1 oktober 06:00 uur is de dienst tijdelijk niet beschikbaar wegens systeemonderhoud. De exacte hervattingstijd kan enigszins afwijken, dus plan verzendingen vlak voor de deadline ruim van tevoren.

Conclusie

Vanaf oktober verandert Click Post in een verzenddienst waarbij inworp in de brievenbus het uitgangspunt is. Het loket blijft enkel als uitzondering beschikbaar voor situaties die aan een van de drie criteria voldoen én voor pakketten van maximaal 3 cm dik. Past een pakket niet in de brievenbus, achterhaal dan altijd eerst de precieze oorzaak. Is een zending dikker dan 3 cm, probeer deze dan niet aan het loket af te geven, maar los het op door opnieuw in te pakken, een andere brievenbus te zoeken of over te stappen op een andere verzenddienst.

Houd er rekening mee dat de officiële voorwaarden en richtlijnen tussentijds kunnen worden bijgewerkt. Raadpleeg daarom altijd de meest recente bekendmakingen van Japan Post voordat u besluit om naar de brievenbus of het loket te gaan.

• Japan Post: Over de verzendwijze van Click Post vanaf donderdag 1 oktober 2026
• Officiële website van Click Post

Peildatum tarieven en voorwaarden: 19 september 2026. De genoemde informatie betreft de aangekondigde wijzigingen per 1 oktober en wijkt af van de thans geldende voorwaarden.

Gerelateerde artikelen: Nieuwe afmetingseisen en controle van de verpakking voor Click Post, Verzendvoorbereiding rond de overgangsdatum, Verzendhandboek voor personeel, Shopify × Click Post verzendgids

Veel webwinkeliers geven aan dat op piekdagen niet alleen de rit naar het postkantoor veel tijd kost, maar vooral ook de administratieve nasleep, zoals het verwerken van CSV-bestanden en het handmatig invoeren van trackingnummers in de webshop. Vormt deze administratieve rompslomp bij grote volumes een knelpunt binnen uw proces? Bekijk dan ook eens de handleiding voor bulkaanvragen en hoe u trackingnummers automatisch kunt registreren.