Datenschutzerklärung

Die App verlangt von Shopify ausschließlich die folgenden Berechtigungen.

Bestellungen lesen (read_orders): um Bestellnummer, Positionen, Beträge, Steuerbeträge und Daten für die Dokumente zu erhalten.

Kundendaten lesen (read_customers): um den Empfängernamen, die E-Mail-Adresse für den Versand sowie die auf Lieferscheinen ausgewiesene Lieferanschrift (Name, Anschrift, Telefonnummer) zu erhalten.

Bestellentwürfe lesen (read_draft_orders): um Angebote und Bestellformulare auszustellen.

Schreibrechte auf die Daten Ihres Shops verlangt die App nicht. Auf Zahlungsdaten oder Kreditkartennummern greift sie zu keinem Zeitpunkt zu.

Wir speichern Bestellinformationen, Steuerbeträge, Empfänger und Positionen im Zustand des Ausstellungszeitpunkts als Snapshot des ausgestellten Dokuments. Dazu gehören Name und E-Mail-Adresse der Käuferin bzw. des Käufers sowie, wenn ein Lieferschein ausgestellt wurde, die Lieferanschrift und die Telefonnummer.

Damit ändert sich ein bereits ausgestelltes Dokument nicht, wenn die Bestellung später bearbeitet wird. Zudem lassen sich die Daten leichter im Sinne des japanischen Gesetzes über die elektronische Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen (Electronic Books Preservation Act) führen. Der Zugriff auf Bestelldaten in Shopify ist auf 60 Tage begrenzt, während das Steuerrecht eine Aufbewahrung über sieben Jahre verlangt; deshalb halten wir den Inhalt zum Zeitpunkt der Ausstellung in einer eigenen Kopie fest.

Die erzeugte PDF-Datei selbst legen wir im Objektspeicher ab. In der Datenbank speichern wir den Ablageort, einen SHA-256-Hash zur Erkennung nachträglicher Änderungen, die Aufbewahrungsfrist, den Ausstellungszeitpunkt und die Bearbeitungshistorie.

Ebenfalls gespeichert werden die Shop-Einstellungen (Firmendaten, Registrierungsnummer, Steuereinstellungen, Bankverbindung und Bilanzmonat) sowie Ihre Dokumentvorlagen.

Aktivieren Sie die Mitarbeiterberechtigungen, speichern wir Name, E-Mail-Adresse und Berechtigungsstufe der Mitarbeitenden Ihres Shops. Stellen Sie einen API-Schlüssel für eine externe Anbindung aus, speichern wir den Schlüssel selbst nicht, sondern nur einen Hashwert und die führende Kennung.

Die erhobenen und gespeicherten Daten verwenden wir ausschließlich zum Ausstellen von Dokumenten, zu deren Zustellung an Käuferinnen, Käufer und Shop-Administratoren, zum erneuten Abruf und Sammelexport ausgestellter Dokumente, zur Ausgabe von Daten für Buchungssätze, Bücher und Prüfungen, zur Störungsanalyse und zur Beantwortung von Anfragen.

Wir nutzen die Daten nicht für Werbezwecke und verkaufen sie nicht an Dritte.

In dem für den Betrieb des Dienstes erforderlichen Umfang setzen wir die folgenden Anbieter ein.

Fly.io (Region Tokio) — Laufzeitumgebung für die Anwendung und die Datenbank.

Fly Tigris — Ablage der erzeugten PDF-Dateien.

Resend — Zustellung der Dokumente an Käuferinnen, Käufer und Shop-Administratoren sowie Versand der Benachrichtigungs-E-Mails. Übergeben werden die E-Mail-Adresse der Empfänger und der Nachrichtentext einschließlich des Download-Links zum Dokument.

Öffentliches Verzeichnis der qualifizierten Rechnungsaussteller der japanischen Steuerbehörde (National Tax Agency, das amtliche Register der japanischen Registrierungsnummern) — Abgleich der in den Shop-Einstellungen hinterlegten Registrierungsnummer. Übermittelt werden allein die Registrierungsnummer und eine Anwendungskennung, nie Firmenname oder Anschrift. Eine Rückwärtssuche über Name oder Anschrift führen wir nicht durch.

An diese Anbieter geben wir Daten nur in dem für den Betrieb erforderlichen Umfang weiter. An andere Dritte geben wir sie nicht weiter, außer wenn das Gesetz es verlangt. Externe Dienste für Reichweitenmessung oder Werbung setzen wir überhaupt nicht ein.

Ausgestellte Dokumente und die zugehörigen Daten bewahren wir bis zu einer Frist von fünf oder sieben Jahren auf, die sich aus der Art des Dokuments, der Rechtsform (Unternehmen oder Einzelunternehmen) und dem Bilanzmonat Ihres Shops ergibt. Die Auslegung orientiert sich an den steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Erhalten wir von Shopify eine Aufforderung zur Löschung von Kundendaten (customers/redact), lösen wir die Verknüpfung zwischen der betreffenden Kundin bzw. dem betreffenden Kunden und den ausgestellten Dokumenten. Die Dokumente selbst und ihre Snapshots löschen wir nicht. Dem liegt die Einordnung zugrunde, dass die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht dem Löschverlangen vorgeht; darauf weisen wir ausdrücklich hin.

Erhalten wir von Shopify eine Aufforderung zur Auskunft über Kundendaten (customers/data_request), senden wir eine Übersicht der Dokumente zu dieser Person an die in den Shop-Einstellungen hinterlegte E-Mail-Adresse.

Deinstallieren Sie die App, löschen wir zunächst die Authentifizierungssitzung und senden eine Ankündigung der bevorstehenden Löschung an die in den Shop-Einstellungen hinterlegte E-Mail-Adresse. Erhalten wir anschließend von Shopify eine Aufforderung zur Löschung des Shops (shop/redact), löschen wir die ausgestellten Dokumente, die Snapshots, die PDF-Dateien, das Prüfprotokoll, die Download-Links, die Shop-Einstellungen und die Vorlagen. Installieren Sie die App innerhalb der Frist erneut, findet keine Löschung statt.

Benötigen Sie die Dokumente selbst, führen Sie bitte vor der Deinstallation einen Sammelexport (ZIP, zusammengeführtes PDF oder CSV) durch.

Wünschen Sie die Löschung Ihrer Daten, wenden Sie sich bitte an die unten genannte Kontaktstelle.

Lädt eine Käuferin oder ein Käufer einen Beleg über das Kundenkonto oder die Bestellstatusseite herunter, prüfen wir zunächst die Identität und zeigen anschließend ausschließlich die Dokumente dieser Person an.

Die per E-Mail versandten Download-Links bestehen aus einer nicht erratbaren Zeichenfolge und verlieren 30 Tage nach der Ausstellung ihre Gültigkeit. Die Zeichenfolge selbst speichern wir nicht, sondern nur einen Hashwert.

Bittet eine Käuferin oder ein Käufer um eine Änderung des Empfängernamens, erscheint diese erst dann auf dem Dokument, wenn der Shop-Administrator sie freigegeben hat.

Anwendung und Datenbank laufen in der Region Tokio von Fly.io. Der E-Mail-Versand und der Abgleich der Registrierungsnummer können jedoch betriebsbedingt über Server außerhalb Japans laufen.

Die Übertragung ist mit SSL/TLS verschlüsselt. Jedes erzeugte PDF erhält einen SHA-256-Hash, sodass sich nachvollziehen lässt, dass der Inhalt nachträglich nicht verändert wurde.

Ändern wir diese Erklärung, veröffentlichen wir den geänderten Wortlaut und das Datum der letzten Änderung auf dieser Seite.

Bei Fragen zu dieser Erklärung erreichen Sie uns über die Kontaktseite von JizaiDev.