Integritetspolicy

Appen hämtar endast följande behörigheter från Shopify.

Läsning av ordrar (read_orders): för att hämta ordernummer, orderrader, belopp, skatt och datum som ska stå på dokumenten.

Läsning av kunduppgifter (read_customers): för att hämta dokumentets mottagare, e-postadressen som utskicket går till och den leveransadress som ska stå på följesedeln (namn, adress och telefonnummer).

Läsning av utkastordrar (read_draft_orders): för att utfärda offerter och beställningssedlar.

Vi hämtar inga behörigheter som ger rätt att ändra uppgifterna i butiken. Vi kommer aldrig åt betaluppgifter eller kortnummer.

Vi sparar orderuppgifter, skatt, mottagare och orderrader som de såg ut när dokumentet utfärdades, som en ögonblicksbild av det utfärdade dokumentet. Där ingår köparens namn och e-postadress samt, om en följesedel har utfärdats, leveransadress och telefonnummer.

Vi gör det för att innehållet i ett redan utfärdat dokument inte ska ändras om ordern redigeras i efterhand, och för att det ska bli enklare att uppfylla den elektroniska arkivering som den japanska lagen om elektronisk bokföringsarkivering (Denshi Chōbo Hozon Hō) kräver. Åtkomsten till Shopifys orderuppgifter är begränsad till 60 dagar, medan skattelagstiftningen kräver sju års arkivering – därför tar vi en kopia av innehållet vid utfärdandet och behåller den.

Själva PDF-filerna sparas i objektlagring. I databasen sparar vi var filen finns, en SHA-256-summa för att upptäcka manipulation, arkiveringstiden, tidpunkten för utfärdandet och historiken över åtgärder.

Vi sparar även butikens inställningar (företagsuppgifter, registreringsnummer, skatteinställningar, bankuppgifter och räkenskapsårets slutmånad) samt dokumentmallarna.

Aktiverar du funktionen för personalbehörigheter sparar vi butikspersonalens namn, e-postadresser och behörighetsnivå. Utfärdar du en API-nyckel för externa integrationer sparar vi inte själva nyckeln, utan endast ett hashat värde och de inledande tecken som identifierar den.

De uppgifter vi hämtar och sparar används enbart för att utfärda dokument, skicka dem till köparen och till butikens administratör, hämta utfärdade dokument på nytt och exportera dem i grupp, ta fram underlag för bokföring, huvudbok och revision, utreda driftstörningar samt besvara supportärenden.

Vi använder aldrig uppgifterna för annonsändamål och säljer dem aldrig till tredje part.

I den omfattning som krävs för att leverera tjänsten anlitar vi följande leverantörer.

Fly.io (Tokyo-regionen) – driftsmiljö för applikationen och databasen.

Fly Tigris – lagring av de PDF-filer som skapas.

Resend – utskick av dokument till köpare och butiksadministratörer samt övriga notismejl. Vi lämnar över mottagarens e-postadress och meddelandets innehåll, inklusive nedladdningslänken till dokumentet.

Den japanska skattemyndighetens (National Tax Agency) offentliga register över registrerade utfärdare av kvalificerade fakturor – kontroll av det registreringsnummer som angetts i butikens inställningar. Vi skickar endast registreringsnumret och appens identifierare, aldrig företagsnamn eller adress. Vi gör inga omvända sökningar utifrån namn eller adress.

Till dessa leverantörer lämnar vi bara ut uppgifter i den omfattning som krävs för att leverera tjänsten. I övrigt lämnar vi inte ut uppgifter till tredje part, annat än när lagen kräver det. Vi använder inga externa tjänster för trafikanalys eller annonsering.

Utfärdade dokument och tillhörande uppgifter behålls till den arkiveringstid – fem eller sju år – som räknas fram utifrån dokumenttyp, verksamhetsform (bolag eller enskild firma) och butikens räkenskapsårsslut. Konstruktionen utgår från de skatterättsliga arkiveringskraven.

Tar vi emot en begäran från Shopify om radering av kunduppgifter (customers/redact) kopplar vi bort kunden från de utfärdade dokumenten. Själva dokumentet och ögonblicksbilden raderas inte. Vi utgår från att den skatterättsliga arkiveringsskyldigheten går före begäran om radering, och vi vill vara tydliga med den bedömningen.

Tar vi emot en begäran från Shopify om utlämnande av kunduppgifter (customers/data_request) skickar vi en förteckning över kundens dokument till den e-postadress som anges i butikens inställningar.

Avinstalleras appen raderar vi först autentiseringssessionen och skickar ett meddelande om förestående radering till e-postadressen i butikens inställningar. När vi därefter tar emot Shopifys begäran om radering av butiken (shop/redact) raderar vi utfärdade dokument, ögonblicksbilder, PDF-filerna, revisionsloggarna, nedladdningslänkarna, butikens inställningar och mallarna. Installeras appen om inom fristen raderas ingenting.

Behöver du dokumenten i sig, gör en samlad export (ZIP, sammanslagen PDF och CSV) innan du avinstallerar.

Vill du att dina uppgifter raderas, kontakta oss via kontaktvägen nedan.

När en köpare laddar ned sitt kvitto från kundkontot eller från orderstatussidan kontrollerar vi först att det verkligen är köparen själv, och visar sedan bara den köparens dokument.

Nedladdningslänkarna vi skickar med e-post bygger på en teckensträng som inte går att gissa och slutar gälla 30 dagar efter utfärdandet. Vi sparar inte själva strängen, utan endast ett hashat värde.

Begär en köpare att dokumentets mottagaruppgift ändras slår ändringen igenom i dokumentet först när butikens administratör har godkänt den.

Applikationen och databasen körs i Fly.ios Tokyo-region. Utskick av e-post och kontroll av registreringsnummer kan dock, beroende på hur leverantörerna arbetar, passera servrar utanför Japan.

Kommunikationen är krypterad med SSL/TLS. Varje PDF som skapas förses med en SHA-256-summa, så att det går att kontrollera att innehållet inte har ändrats i efterhand.

Ändrar vi policyn publicerar vi den nya lydelsen och datumet för den senaste uppdateringen på den här sidan.

Har du frågor om policyn, kontakta oss via JizaiDevs kontaktsida.